De juiste JD Edwards-partner selecteren voor een internationale roll-out (1 van 2)

De economie globaliseert in een steeds rapper tempo. Om groei te kunnen waarborgen is voor veel bedrijven internationale expansie onvermijdelijk. Deze bedrijven stichten of kopen fabrieken en kantoren in landen die ze niet kennen en waar ze de taal niet spreken. Dat brengt niet alleen commerciële uitdagingen met zich mee, ook op het gebied van IT moeten er enkele hordes worden genomen. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste keuzes maakt en dat de implementatie van JD Edwards ERP in die landen soepel verloopt? Waar moet je op letten? Hoe selecteer je de juiste partner, wat komt er allemaal bij kijken en welke vragen moet je jezelf stellen?

Deel 1 – Ga je het zelf doen of uitbesteden?

Eén van de eerste beslissingen die genomen moet worden bij het internationaal uitrollen van JD Edwards is of je het zelf gaat doen, of gaat uitbesteden. Ga je dit doen met een intern team en schakel je daarnaast een aantal lokale resources in of besteed je het volledig uit? En besteed je het dan uit aan een lokaal bedrijf of aan een internationale partner? Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

1. Zelf implementeren

Een bedrijf kan ervoor kiezen om zelf de implementatie van een JD Edwards systeem te doen in een onbekend land. Voor een JD Edwards implementatie is veel specifieke kennis vereist, dus de eerste vraag is of deze kennis binnen de organisatie aanwezig is en of de mensen met deze kennis hun bestaande werk in de steek kunnen laten voor deze implementatie(s). Met name als het gaat om meerdere sites – ik sprak laatst met een klant die naar tientallen landen wilde uitrollen – moet je nagaan of je deze mensen zo lang kunt inzetten. Voordelen zijn dat eigen medewerkers het systeem al kennen en dat ze de organisatie als geen ander kennen. Een ander voordeel is dat de kennis die bij het implementeren wordt opgedaan binnen de organisatie blijft.

Maar er zijn ook nadelen. Het zelf implementeren van JD Edwards kost erg veel tijd, en eigen mensen over de wereld laten reizen is duur. Door taal- en cultuurverschillen is de communicatie met eindgebruikers in vreemde landen ook niet altijd optimaal. Om toch een succesvol project te kunnen realiseren is het betrekken van eindgebruikers bij de implementatie van cruciaal belang. Tot slot kan zelf implementeren uitdagend zijn omdat een internationaal team geen kennis heeft van lokale vereisten op het gebied van wetgeving. Lokale overheden stellen specifieke eisen aan bedrijfsrapportages en om daaraan te kunnen voldoen is kennis van zogeheten JD Edwards lokalisaties vereist. Dit is niet altijd aanwezig bij de eigen teams.

2. Implementatie door initiële partner

Een andere mogelijkheid is de JD Edwards partner die de initiële implementatie verzorgd heeft te vragen om ook de uitrol in de andere landen uit te voeren. De voordelen zijn dat de partner bekend is met het bedrijf, de processen en de werkwijze. Echter, wanneer de partner alleen een vestiging heeft in het thuisland, wordt het ook voor deze partner lastig om lokaal in een ander land uit te rollen. De bekendheid met de wet- en regelgeving is beperkt en de communicatie met eindgebruikers en het lokale IT-team roept ook problemen op.

3. Volledig outsourcen aan lokale partner

Een derde optie is het volledig outsourcen aan een lokale partner. Je gebruikt de eigen resources en die van de oorspronkelijke implementatiepartner niet en laat de gehele uitrol over aan een lokaal bedrijf. De grote voordelen zijn dat lokale partijen de wet- en regelgeving kennen en ook de taal van de eindgebruiker spreken. Daarnaast kunnen, afhankelijk van het betreffende land, de tarieven gunstiger zijn en hoef je geen reis- en verblijfskosten te betalen voor consultants die vanuit andere landen overvliegen. Het klinkt als een futiliteit, maar dat kan best in de papieren lopen. Het grote nadeel is natuurlijk de minimale kennis van de organisatie en de eerdere uitrol.

4. Volledig outsourcen aan internationale partner

Bedrijven kunnen de uitrol van JD Edwards over verschillende sites ook uitbesteden aan een internationale partner. Dergelijke partners hebben vestigingen in meerdere landen. De voordelen zijn dat deze organisaties hun kennis intern delen, waardoor de ervaring met de eerste uitrol en de kennis over het bedrijf worden meegenomen in de volgende uitrollen. Verder hebben de lokale consultants, die bij de internationale partner werken, kennis van de lokale wet- en regelgeving en spreken ze de taal van de eindgebruikers. Ook worden er minder reis- en verblijfskosten gemaakt.

5. Hybride model

Tot slot kan men gebruikmaken van het eigen team en dit aanvullen met een paar lokale experts. Een voorbeeld: De oorspronkelijke implementatieconsultants uit de Verenigde Staten vliegen naar een ander land, om met hun kennis en ervaring de uitrol te doen. Ze schakelen dan een of meerdere lokale consultants in, die kunnen helpen met lokale vereisten. De kennis die opgebouwd is bij het uitrollen van het zogeheten “core-model” in de Verenigde Staten wordt direct meegenomen. Het grote nadeel is dat de meeste consultants alsnog de taal niet spreken en de cultuur niet kennen. En dat is wel handig als je met eindgebruikers om de tafel gaat om te begrijpen wat de software voor ze doet en hoe het ze kan helpen.

Voors en tegens van de verschillende JD Edwards partner opties

Meerdere landen uitrollen?

Welke keuze je maakt is voor een groot deel afhankelijk van het aantal sites dat uitgerold moet worden. Wil je de uitrol maar in één land doen, dan kan bijvoorbeeld het hybride model een goede oplossing zijn. Je werkt dan bijvoorbeeld met een compleet intern team en één lokale resource. Gaat het om meerdere landen, dan is het raadzaam om te kiezen voor één partner die actief is in al deze landen. Als je namelijk kiest voor meerdere lokale partners, moet je steeds opnieuw op zoek gaan naar een partner in het betreffende land en diverse contracten afsluiten. Deze partners moeten Engels kunnen spreken en kunnen anticiperen op de lokale cultuur. Een partij die enerzijds lokaal actief is, en anderzijds een internationaal bereik heeft, is ideaal bij een uitrol over verschillende landen. Bij het inschakelen van zo’n internationale partner zijn over het algemeen ook de snelheid en kwaliteit beter.

Projectmethodologie

Een groot voordeel van werken met één internationale partner die in meerdere landen implementeert is de consistentie in projectmethodologie. Doordat lokale teams internationaal samenwerken volgens gestandaardiseerde processen en met behulp van dezelfde tools, zullen zij tijdens elke fase van een project eenvoudig informatie kunnen vinden, begrijpen en uitwisselen. Miscommunicatie wordt zo tot een minimum beperkt. Doordat efficiënter gewerkt wordt loopt de totale urenbesteding, en daarmee de kosten van de projecten, terug.

In een volgend blog behandel ik het selecteren van de juiste partner voor een JD Edwards-project. Waar moet op gelet worden om een partner te kunnen vinden die u helpt het project succesvol uit te voeren?

Auteur: Bart Dix, Key Account Director at Redfaire International