Artikel BI Van klein naar groot

BI- Van klein naar groot

Oracle BI – Overpeinzingen (8) – Cadran publiceert een reeks artikelen over het gedachtegoed rondom Oracle Business Intelligence in combinatie met Oracle JD Edwards. In deze artikelen komen diverse overwegingen en overpeinzingen aan bod, die behulpzaam kunnen zijn in het maken van de juiste beslissingen bij de implementatie en toepassing van beide systemen. In het vorige artikel is ingegaan op de ontwikkelingscyclus en volwassenheidsstappen. In dit artikel wordt dit toegepast door alle de rapportagemogelijkheden in de ruimste zin van het woord voor Oracle JD Edwards te bekijken. Van klein naar groot, van plat naar multi-dimensioneel, van historisch naar voorspellend en van operationeel naar strategisch. Afhankelijk van de volwassenheid van organisatie, ICT en data zijn de mogelijkheden in meer of mindere mate toepasbaar.

Business Intelligence Continuüm

In organisaties bestaat rapportage- en informatiebehoefte op alle niveaus en manieren. Het kwadrant in de afbeelding plaatst deze niveaus van links onderin als gebaseerd op historische operationele informatiebehoefte naar rechts bovenin als gebaseerd op dynamisch toekomstgericht. In dat kwadrant komt de glazen bol om de hoek kijken in de vorm van What-If-analyses. Oracle JD Edwards is als het backoffice ERP-systeem een belangrijke bron van data op vele functionele gebieden in de organisatie. Leggen we Oracle JD Edwards en Oracle Business Intelligence in de ruimste zin van het woord naast elkaar dan kunnen we de standaard rapportage mogelijkheden van JD Edwards links onderin plaatsen, Oracle BI in het midden en Oracle BI EssBase rechtsboven. Oracle JD Edwards biedt zelf de nodige rapportagemogelijkheden, maar hoger op de ladder is zwaarder geschut nodig. Ad-hocvraagstukken zullen altijd spelen op alle niveaus. Op klein operationeel niveau kan de vraag luiden: “Wat is er vorige week met deze verkooporderregel gebeurd?”. Op hoog strategisch voorspellend niveau kan de vraag luiden: “Wat zou er over vijf jaar met de marge gebeuren als het assortiment wordt uitgebreid met een nieuw te lanceren productlijn?”. Van klein tot groot gonst hier de sleutel van definities in door. Hoeveel waarheden had u gehad willen hebben? In de ad-hocvraag schuilt altijd het gevaar van nieuwe waarheid en een nieuwe definitie.

Oracle JD Edwards

Analyses van de data van JD Edwards spelen door de hele linie in de organisatie. Van een simpel onderzoekje naar wat er met een orderregel is gebeurd tot aan een geconsolideerde verlies & winstrekening. In de onderstaande paragrafen komen alle aspecten aan bod. Universal Table Browser Een systeembeheerder probeert te achterhalen wat er met een bepaalde verkooporderregel is gebeurd. Op de JD Edwards Fat Client start hij de Universal Table Browser (UTB), opent de tabel F42199 (Sales Order Ledger) en geeft het te onderzoeken ordernummer op. Het geeft hem de gewenste informatie, maar hij zal terdege moeten weten waar hij naar op zoek is en hoe hij de technische informatie moet interpreteren. Meer dan kijken naar de data kan hij niet en exportmogelijkheden naar Excel zijn er ook niet. Data Browser Wordt dezelfde vraag aan een applicatiebeheerder gevraagd, dan zal deze mogelijk de informatie opzoeken, gebruik makend van de Data Browser. De getoonde data is hetzelfde, maar de velden zijn hier duidelijk functioneel herkenbaar en eenduidiger te interpreteren. Daarnaast biedt het tool een veelvoud aan zoek- en filtermogelijkheden. Het grid is aan te passen naar de sortering en het al dan niet tonen van kolommen. Verder krijgt de gebruiker de mogelijkheid deze data naar Excel te exporteren en een zogenaamde Saved Query aan te leggen. Verderop in dit artikel wordt hier dieper op ingegaan. Standaardschermen JD Edwards biedt aan veelvoud aan standaardapplicaties, welke normaal gesproken met een opvraagscherm beginnen. De gewenste data wordt opgezocht en kan bekeken en bewerkt worden. Voor de vraag van dit onderzoek naar deze bepaalde verkooporderregel zou de applicatiebeheerder ook het hiervoor bedoelde raadpleegprogramma kunnen opstarten. Dit wordt duidelijk dat er meer informatie voorhanden is. Zo toont dit scherm naast het adresboeknummer van de klant ook de naam. Ook hier is de gebruiker in staat de getoonde informatie zelf te kiezen en te ordenen en ook hier is export naar Excel mogelijk voor verdere analyse en is de Saved Query functionaliteit voorhanden. Daarnaast zal een standaardscherm in JD Edwards uitstapjes aanbieden naar logischerwijs gerelateerde informatie, zoals in dit voorbeeld naar de Customer Service Inquiry om inzicht te krijgen in de openstaande debiteurenposten van deze klant. Saved Queries Saved Queries is een krachtig middel dat de mogelijkheid biedt om regelmatig terugkerende vragen te standaardiseren en formaliseren voor hergebruik. Deze toepassing is voorhanden in de Data Browser en in vrijwel alle programma’s in zoek- en selectieschermen. Hierdoor kan men bepaalde vraagstukken definiëren, vastleggen en zelfs delen met andere gebruikers. De hoeveelheid filter- en conditiemogelijkheden neemt nog een heel stuk verder toe. Een voorbeeld hiervan is een verkoopmedewerker, die regelmatig kijkt welke verkooporders er in backorder staan. Hierdoor kunnen diverse operationele vraagstukken worden gedefinieerd en vastgelegd en hergebruikt. De informatiebehoefte schuift van volledig ad hoc naar iets meer gestructureerd. OneViewReporting In combinatie met OneViewReporting kunnen de resultaten van Saved Queries in interactieve applicaties in JD Edwards evolueren tot overzichtelijke interactieve rapportages, die de opgevraagde data op een inzichtelijke manier ontsluiten. De tool biedt de middelen om deze overzichten te vervaardigen, maar Oracle levert voor de verschillende modules van JD Edwards al een groot set aan voorgedefinieerde rapporten, die uit vele schermen van JD Edwards aan te spreken zijn. Het voorbeeld hier naast toont één van de mogelijkheden, die vanuit Customer Ledger Inquiry (ofwel het raadpleegscherm met openstaande debiteurenposten) kunnen worden aangeboden. De definitie zit niet zozeer in wat er getoond wordt, als wel met welke criteria (de saved query) die informatie is opgevraagd. Standaardrapportages JD Edwards kent naast allerlei standaardopvraagschermen ook een veelvoud aan allerlei standaardrapportages, die zich begeven in het bereik van dagelijkse integriteitsrapportages tot periodieke geconsolideerde overzichten. Het voorbeeld rechts toont de rapportages, die in de standaard software voorhanden zijn in het menu van General Accounting – Periodic Processing – Integrity Reports. Het voordeel van de ingebouwde rapportages in JD Edwards is dat ze rekening houden met de standaard logica van de software en met de vraagstukken, die bij de setup en implementatie van het operationele proces hebben gespeeld. Denk hierbij aan de structuur van het rekeningschema, de fiscale periodes en de financiële rapportagestructuur. Daarmee is een deel van de zorg en wildgroei van definities weggenomen. ERW of RDA en FRW Enterprise Report Writer (ERW) of Report Design Aid (RDA) is de toolset, die in de casetool van JD Edwards voorhanden is om rapportages, die niet in de standaardsoftware voorhanden zijn, te ontwikkelen. Dit levert zogenoemde batches of UBE’s op, die met Processing Options te sturen zijn en met Data Selection allerlei condities en criteria op de passerende data kunnen toepassen. Financial Report Writer (FRW) is hierbinnen een verfijning waarmee het mogelijk is financiële consolidatierapporten te maken op met name de balans en het journaal, waarbij allerlei drill-down-, zoom-in- en roll-upmogelijkheden worden geboden. Voor beide middelen geldt dat het prima de juiste data kan presenteren, maar dat de vorm en distributiemogelijkheden te wensen over kunnen laten, tenzij ze gecombineerd worden met de mogelijkheden van Report Definitions (BI Publisher embedded in JD Edwards UBE’s). Maar omdat binnen de JD Edwards-software wordt geopereerd, is de applicatie logica en setup volledig voorhanden. Manager Dashboards Het is nooit echt breed gemeten onder de aandacht geweest, maar in de voordagen van datawarehousing, datamining en andere analysemogelijkheden is binnen Oracle JD Edwards een tweetal voorgedefinieerde dashboards ontwikkeld:
  • Financial Manager Dashboard (P80D350 ZJDE0001)
  • Plant Manager Dashboard (P80D350 ZJDE0002)
In de database van JD Edwards is hiertoe een aantal aggregatietabellen gedefinieerd (eenvoudige kubussen). Een aantal batchjobs is ontwikkeld om deze kubussen vanuit de transactionele data te voeden. De dashboards maken gebruik van de setup, zoals organisatiestructuur en van de inrichting en kunnen met diverse insteken data presenteren en analyseren. De definitie is duidelijk, maar ingesloten in de vaste mogelijkheden die deze schermen bieden. Er wordt in beide dashboards geïntegreerd data ontsloten uit:
  • Accounts Payable
  • Accounts Receivable
  • Advanced Cost Accounting.
  • General Accounting
  • Sales Order Management
  • Purchase Order Management
  • Inventory Management
  • Work Order Management (Manufacturing)
Dit wordt wel eens het best bewaarde geheim van JD Edwards genoemd. Het is echter de vraag in hoeverre hier nog toepassing in gezocht wordt, gezien de hedendaagse ontwikkelingen.

Externe query-tools

De database van JD Edwards is via ODBC of JDBC te ontsluiten aan de buitenwereld en daarmee aan een scala aan querytools, die uiteenlopen van MS Acces en MS Excel External Query tot en met allerlei eenvoudige, gebruiksvriendelijke en laagdrempelige middelen, zoals Brio en QlikView en uiteraard tientallen SQL-gebaseerde oplossingen. Ze zijn tegenwoordig meer en meer voorzien van allerlei wizards en kennen steeds uitgebreidere layout-mogelijkheden, waardoor snel de meest mooie resultaten te presenteren zijn. Het ontsluiten van de database van JD Edwards op deze manier is eindeloos in flexibiliteit en toepassing, zolang:
  • Bewaking van definities geborgd is.
  • Wildgroei wordt voorkomen
  • JD Edwards begrepen wordt: – Datamodel – Database – Setup – Configuratie – Business Logic
  •  Capaciteit en resources voorhanden is om de datastroom aan te kunnen.
  •  Securityvraagstukken op een andere manier worden bediend.
Queries rechtstreeks op een operationele transactionele database afschieten kan echter de nodige implicaties en consequenties hebben voor JD Edwards wanneer de hoeveelheid data groter wordt, er mogelijk locks gaan ontstaan en er niet voldoende kennis van tool en databron aanwezig is.

Oracle BI

Publisher Oracle BI Publisher Enterprise Edition kan op zich een querytool zijn, zoals hierboven bedoeld. De JD Edwards database is er mee te ontsluiten en alle mogelijk denkbare queries zijn er op los te laten. Dit verfijnt aanzienlijk wanneer dit gebruikt wordt in combinatie met de JD Edwards Data Access Driver voor Oracle BI Publisher. Deze driver ontsluit de data van JD Edwards via het securitymodel van JD Edwards en werkt via de JD Edwards Data Dictionary. Hierdoor worden onder meer UDC’s van de juiste omschrijvingen voorzien en worden datums en getallen in de juiste formattering opgemaakt. Idealiter gebruikt BI Publisher het Oracle BI Enterprise Edition model als databron, waardoor dezelfde definities als op interactieve dashboards worden toegepast. Wanneer Oracle JD Edwards gebruikt wordt, beschikt men veelal over de Technical Foundation. Deze licentie geeft recht op het gebruik van Oracle BI Publisher Enterprise Edition, mits uitsluitend de database van JD Edwards als databron wordt gebruikt. Dit maakt het instappen op dit platform zeer laagdrempelig. Enterprise Edition Wanneer de bedrijfsdefinities dusdanig zijn vastgelegd dat ze aan de metadata in een Common Enterprise Information Model toe te vertrouwen zijn, kan Oracle Business Intelligence in de bredere zin van het woord een rol gaan spelen. Daarnaast biedt deze software de mogelijkheid om data uit meerdere bronnen te combineren. Een klassiek voorbeeld hiervan is het begrip Klant, dat enerzijds uit de JD Edwards Debiteurenadministratie komt en daarnaast wordt gecombineerd met Prospects uit een CRM-systeem. Het BI Informatiemodel vormt de metadata waarmee de data en de dimensies onder dezelfde definities worden gevangen en ontsloten. One Version of the Truth is daar. De tools van de software zijn uiteraard in staat om meetwaarden en feiten te tonen. Maar wanneer hieraan targets, budgetten, forecasts, trends en beoordeling wordt gekoppeld, komt het begrip Key Performance Indicator opzetten. Het niveau van data wordt ontstegen en stuurinformatie wordt geboren. Er ontstaat sterke sturingsinformatie, die helpt aan te geven waar mogelijke knelpunten in capaciteit en gewenste resultaten zitten. Door er een waardeoordeel aan toe te kennen wat goed, slecht, teveel of te weinig is, kunnen analyses verder evolueren en management by exception gaan ondersteunen. Wanneer meerdere KPI’s van meerdere processen en afdelingen in de organisatie worden gecombineerd kan dit opklimmen tot strategische sturing op doelen in de vorm van KPI-watchlists en strategic scorecards. Applications Oracle BI Applications in combinatie met de JD Edwards Adapter biedt een kant en klare ontsluiting van de JD Edwards data via voorgedefinieerde ETL naar een voorgedefinieerd datawarehouse en presenteert deze in een grote set van dashboards, analyses en rapportages. Wanneer van de lijn van deze best-of-breeds-ontwikkelingen op de standaard software gebruik kan worden gemaakt, is dit een volgende tree in de ladder van BI mogelijkheden. Naar mate we echter hoger op deze ladder komen, neemt het belang en de accuraatheid en gedetailleerdheid van de definities van alle begrippen toe. Pas dan kan de informatie toegevoegde waarde in de procesverbetering van de organisatie vormen. In dit artikel hebben we alle mogelijke ontsluitingsmogelijkheden voor Oracle JD Edwards de revue laten passeren, die in mate van detail, operatie, en organisatieniveau variëren. Ze gaan hand en hand met de ontwikkelingsstadia die een organisatie en de informatiebehoeftes doorlopen. We kunnen nog twee niveaus verder dan in dit artikel is beschreven. In het volgende artikel in deze reeks pakken we de glazen bol en gaan we kijken naar de mogelijkheden die de tools leveren om te helpen met voorspellen en voorkomen. Meer informatie? Neem contact op

Advies op maat over onze oplossingen?

Rick Brobbel, BI Consultant bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.