BI – The answer to the question about life, the universe and everything is 42

Oracle BI – Overpeinzingen (1) – Cadran publiceert een reeks artikelen over het gedachtegoed rondom Oracle Business Intelligence in combinatie met Oracle JD Edwards. In deze artikelen komen diverse overwegingen en overpeinzingen aan bod, die behulpzaam kunnen zijn in het maken van de juiste beslissingen bij de implementatie en toepassing van beide systemen. In dit eerste artikel wordt ingegaan op definities en wordt een begripsplatform aangereikt. In het komische science fiction boek “The Ultimate Hitchhiker’s Guide to the Galaxy” van Douglas Adams wordt op enig moment een supercomputer gebouwd waaraan de ultieme vraag te stellen is: De vraag over het leven, het universum en alles. Na jaren rekenen komt de supercomputer met het antwoord: 42. Omdat men beseft dat men daar niet veel aan heeft, is men nu een computer aan het bouwen, die de juiste vraag kan stellen. Binnen elk bedrijf bestaat informatiebehoefte. Ongeacht gekozen systemen, die ‘slechts’ hulpmiddelen zijn, heeft een bedrijf inzicht nodig in reilen en zeilen. Dit kan zo simpel zijn als constateren dat het banksaldo positief is en dat er dus meer geld binnenkomt, dan dat er uitgaat, maar doorgaans wensen besluitnemers, fiscus en accountant iets meer informatie. Er dient verantwoording te worden afgelegd. Daarnaast geeft bedrijfsinformatie gereedschap om te sturen op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Binnen alle lagen van de organisatie bestaat daarom informatiebehoefte die varieert in detaillering.

Van data naar informatie

Enerzijds zorgt een bedrijfsadministratie voor de vastlegging van alle relevante brongegevens. Laten we voor het gemak even aannemen dat Oracle JD Edwards het ERP-systeem is, waaraan de backoffice-administratie wordt toevertrouwd. Daarnaast zal nog tal van andere bronnen informatie van en over de organisatie bevatten, zoals HR-systemen voor de personeels- en loonadministratie, productiesystemen voor het fabricageproces, en laboratoriumsystemen voor het testen en kwalificeren van grondstoffen en/of eindproducten. Vervolgens zal er door elke organisatie een onmetelijke hoeveelheid kennis zijn opgeslagen in talloze documenten, notities, e-mails, regels en (niet in de minste plaats) de hoofden van mensen. Dit alles bij elkaar opgeteld vormt een oceaan van gegevens waaruit getapt kan worden. Door de juiste hengels op het juiste moment op de juiste plaats uit te gooien, is het mogelijk op het juiste moment de juiste informatie uit deze gegevens aan de juiste mensen te overhandigen. Gegevens zijn immers zijn slechts statische feiten. Gegevens gaan over in informatie zodra hier waarde uit ontleend kan worden.

Meten is weten

Om een organisatie in goede banen te leiden zorgen statuten, bedrijfsplannen, bedrijfsregels, werkinstructies en taak- en functieomschrijvingen, maar ook wetgeving ervoor dat een ieder doet wat hij of zij moet doen en dat de processen in de organisatie op een efficiënte en correcte manier worden uitgevoerd. Om hier inzicht in te krijgen en op te kunnen sturen, is informatie nodig. Veel informatie. In elke niveau van de organisatie intern speelt informatiebehoefte. Daarnaast zal een organisatie extern op allerlei niveaus verantwoording moeten afleggen. Denk hierbij aan overheid en geldschieters, zoals banken, aandeelhouders, investeerders, maar uiteraard ook naar klanten en leveranciers. Wetgeving verzwaart dit nog verder door het opleggen van eisen ten aanzien van jaarverslaggeving en belastingaangiftes. Met toenemende eisen ten aanzien van milieu en traceerbaarheid explodeert de noodzaak tot het registreren van de kleinste details nog verder. Tot slot eisen consumenten steeds meer inzicht in de kleinste details van producten en hun herkomst. Om die informatie door de hele keten heen te kunnen verstrekken is data nodig. Veel data.

Schaalgrootte is alles

Vergelijk het driewielertje in de achtertuin van een vierjarige met een jumbojet bestuurd door zes mensen met meer dan 500 passagiers aan boord. Beiden bedienen een vervoersbehoefte, doch op een iets andere schaal met iets andere vereisten. Een boerderij met drie kippen en twee appelbomen is waarschijnlijk wel in staat om zonder administratie inzicht te hebben en te houden in het presteren van het bedrijf. De boer zal uit het hoofd redelijk tot goed weten hoeveel eieren en appels er op jaarbasis worden geproduceerd en wat de verkoopprijs van beiden zou moeten zijn. Neemt de omvang van het bedrijf toe, dan wordt dit al snel lastig, zeker wanneer er meerdere mensen bij betrokken zijn, die verschillende functies en rollen vervullen. Een bedrijf dat op mondiaal niveau opereert en duizenden producten verhandeld en duizenden mensen in dienst heeft, dwingt de hulp van systemen af om het totaalbeeld goed voor ogen te hebben. Telkens zorgt schaal en omvang voor het passeren van kantelpunten die de grootte, zwaarte en omvang van dergelijke systemen dicteert.

Definitie, definitie en nog eens definitie

Gegevens verworden tot informatie op het moment dat ze zinvolle betekenis en inhoud geven en een informatiebehoefte invullen. Dit kan echter niet zonder betekenis en context. Geen enkel gegeven kan waarde bieden zonder de randvoorwaarden en semantiek van deze twee aspecten. Het getal 42 zegt op zichzelf niets. Het gegeven 42 kan informatie worden door de volgende elementen toe te voegen:
  •     een eenheid (bv 42%);
  •     een feit (bv 42% Marge);
  •     een dimensie (bv van de belangrijkste productgroep in september dit jaar);
  •     een vergelijking (bv 10% meer dan september vorig jaar);
  •     een norm (bv 5% onder het doel);
Met elke zin krijgt het getal 42 meer waarde, meer betekenis, meer informatie en meer sturingsmogelijkheden. Met elke zin werpt het getal ook steeds meer vragen op, waarvan de antwoorden bekend moeten zijn om blind op dit getal te kunnen varen:

Procent?

  •         Ten opzichte van wat?
  •         Welke formule zit hier achter?
  •         Welke componenten zitten in die formule?
  •         Hoe zijn die componenten tot stand gekomen?

Marge?

  •         Wat is marge?
  •         Welke omzet en welke kosten bepalen deze marge?

Productgroep? September?

  •         Wat is eigenlijk de belangrijkste productgroep?
  •         Wie bepaalt dat?
  •         Wat is september dit jaar? Is dat fiscale periode of kalendermaand?
  •         Welke datum ligt hier aan ten grondslag? Is dat factuurdatum of verschepingsdatum
En zo kan er nog wel een tijdje worden doorgevraagd. Vervelende, lastige, moeilijke en minutieuze vragen. Toch zal niemand het getal 42 kunnen gebruiken, interpreteren en vertrouwen zonder impliciet of expliciet antwoord op al deze vragen te hebben. Het feit moet voorzien worden van semantiek en regels.

CogNIAM

De wetenschap houdt zich bezig met dergelijke vraagstukken en levert modellen en methodes om feiten te vangen in regels en te voorzien van deze semantiek. Met CogNIAM kan door structurering van de kennis en informatie sneller worden overgegaan tot het toepassen en benutten van de kennis en het oplossen van problemen. Tevens is het met behulp van CogNIAM mogelijk kennis effectiever toe te passen, nauwkeurigheid en zorgvuldigheid te verbeteren en beter te communiceren. De methode die gebruikt wordt is helder en bestaat uit vaardigheden en voorschriften die door iedereen aan te leren en te gebruiken zijn. Door de universele benadering is CogNIAM toepasbaar op alle vakgebieden waar sprake is van kennis en informatie. CogNIAM wordt ook wel een informatieanalysemethode, een kennisstructureringsmethode, een leerversneller en een communicatieverbeteraar genoemd. Kennis Gebaseerd Werken en CogNIAM zijn gebaseerd op de in opkomst zijnde standaarden voor het modeleren van data en processen en maken gebruiken van onder meer Unified Modeling Language (UML), Business Process Management (BPMN) en SBVR (Semantics of Business Vocabulary & Business Rules). De overeenkomsten tussen deze methode en de drielagigheid van het informatiemodel van Oracle BI zijn opvallend. In Oracle BI worden de drie lagen Fysieke Laag, Logische Laag en Presentatielaag onderscheiden. De pyramide van CogNIAM heeft het over een onderlaag met feiten, een middellaag met domeinspecifieke regelgeving en een semantische laag met generieke regelgeving. In een volgend artikel wordt dieper op deze lagen ingegaan.

Ralph Kimball

En wanneer de wetenschap erbij gehaald wordt, kan Ralph Kimball niet onvermeld blijven. Zijn theorieën en wetenschappelijke verhandelingen over dimensioneel modelleren dateren al van ver voor de tijd van business intelligence softwareoplossingen. Deze filosofie is echter wel de heel grondig en diepgaand in Oracle Business Intelligence doorgevoerd en alle aspecten van zijn gedachtengoed komen in de software en oplossingen terug. Dit is zeker niet van elke business intelligence oplossing te zeggen. Het verdient aanbeveling om kennis te nemen van zijn werk. Hoofdstuk 6 uit zijn boek Datawarehouse Life Cycle Tool Kit is een goede start en beschrijft de grondvesten van dit dimensioneel modelleren. Droge kost, maar essentieel voor een goed begrip van de materie.

Woordenboek

Om de bovenstaande verhandelingen toe te passen in de praktijk is een bedrijfswoordenboek een uitkomst. Bedrijfsanalisten zijn in staat een dergelijke begrippenlijst samen te stellen en binnen de organisatie af te stemmen en er consensus over te vinden. Dit is geen eenvoudige opgave, maar een essentieel uitgangspunt voor de toegevoegde waarde die Oracle Business Intelligence kan bieden. Zo veranderen stoffige, statische en nietszeggende getallen en cijfers in levende, kleurrijke en waardevolle inzichten en sturingsmogelijkheden. Daarnaast is het de basis om wildgroei aan losstaande rapportages, eindeloze Excel-sheets, maar ook grotere risico’s te voorkomen. Bij dat laatste valt te denken aan:
  •     Grote kans op misinterpretatie van en dus verkeerde beslissingen door (onjuiste) gegevens.
  •     Grote kans op inefficiëntie van arbeidsproductiviteit binnen ICT en afdelingen die rapportages vervaardigen.
  •     Grote kans dat geboden oplossingen niet worden gebruikt. Wanneer mensen de data niet begrijpen of niet kunnen lezen zullen ze terugvallen op andere middelen of zelf nieuwe  overzichten gaan vervaardigen.
  •     Grote kans op desinvesteringen en/of te lange en te kostbare implementatietrajecten van software.
  •     Grote kans op inefficiëntie in de organisatie door veel en herhaalde discussies en uitleg over gebruikte begrippen, kengetallen en rapportages.

Analyse

Om de beschrijving van een bedrijfsbegrip compleet en dekkend te krijgen, kan een volgende checklist worden afgegaan:
  •     Bedrijfsdefinitie (wat verstaat het bedrijf onder omzet)
  •     Gegevensdefinitie (wat is de inhoud en formule van omzet en welke basisfeiten liggen er aan ten grondslag)
  •     Feitendefinitie (wat zijn de basisfeiten en hoe zijn deze te definiëren)
  •     Functionele definitie (hoe is dit feit in Oracle Business Intelligence te realiseren)
  •     Logische definitie (hoe is deze meetwaarde geaggregeerd en tegen welke dimensies moet deze worden ontsloten)
  •     Tijdsdefinitie (indien deze meetwaarde door de tijd heen moet worden ontsloten met welke datum gebeurt dat dan)
  •     Selectiecriteria (welke selectiecriteria en filters liggen er aan ten grondslag)
  •     Implementatiecriteria (hoe is dit functioneel/ logisch in de databron (JD Edwards) terug te vinden)
  •     Technische definitie (welke velden in welke tabellen kunnen deze informatie leveren)
  •     Security (wie mag wat met deze informatie)
Op hoger niveau zullen de onderwerpsgebieden en gegevensgroepen moeten worden gedefinieerd en beschreven. Deze worden in eerste instantie gestuurd door de informatiebehoefte die Oracle Business Intelligence moet kunnen bedienen. De volgende vraagstukken kunnen hierbij helpen:
  •     Welke huidige rapportages bestaan er en welke informatiebehoefte voorzien deze?
  •     Welke KPI’s en meetwaardes worden gebruikt en zijn kritisch voor het bewaken en sturen van de bedrijfsprocessen?
  •     Welke informatie wordt momenteel verzameld en bewerkt in Excel?
  •     Welke rapportagegebieden kunnen worden onderkent?
  •     Welke dimensies spelen een rol?
  •     Welke zoom-in of drill-down behoeften bestaan er?
  •     Welke publicatiebehoeften bestaan er voor rapportages?
  •     Welke frequentie of accuraatheid van onderliggende gegevens is noodzakelijk?
  •     Welke gebruikers, rollen en autorisatiestructuur is van toepassing?
In de volgende artikelen zal dieper ingegaan worden op essentiële elementen als dimensioneel modelleren en de feiten, dimensies en sterschema’s die hierbij spelen. De implementatie van een BI-oplossing is meer dan de implementatie van een softwareoplossing. De visie van Cadran is gericht op het bepalen van de juiste informatie, die op het juiste moment bij de juiste mensen in uw organisatie beschikbaar is. Daarbij is een gedegen projectaanpak zeer belangrijk om de valkuilen van een dergelijke implementatie te voorkomen. BI gaat namelijk niet over het ontwikkelen van rapporten of het creëren van mooie dashboards. BI gaat over het managen van uw organisatie en Cadran is uw partner als het gaat om Business Intelligence en JD Edwards. Wilt u meer weten? Neem contact op
Auteur:  Rick Brobbel, BI Consultant bij Cadran Consultancy

Advies op maat over onze oplossingen?

Rick Brobbel, BI Consultant bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.