BI – Word nou toch eens eindelijk een keer volwassen

Oracle BI – Overpeinzingen (7) – Cadran publiceert een reeks artikelen over het gedachtegoed rondom Oracle Business Intelligence in combinatie met Oracle JD Edwards. In deze artikelen komen diverse overwegingen en overpeinzingen aan bod, die behulpzaam kunnen zijn in het maken van de juiste beslissingen bij de implementatie en toepassing van beide systemen. In de voorgaande artikelen is ingegaan op het sterschema, feiten, dimensies en het samenspel tussen deze twee. In dit artikel wordt ingegaan op de ontwikkelcyclus.

Volwassenheid van de organisatie

Ondernemingen gaan, ongeacht hun grootte, een groeipad door dat te vergelijken is met opgroeien. Vanaf geboorte tot en met senioriteit wordt een aantal stadia doorlopen. Dit gebeurt uiteraard met de operatie van de bedrijfsprocessen en met de besturing van de onderneming. Automatisering is met name voor kleinere onderneming niet altijd een doel, maar wel een heel belangrijk hulpmiddel. Processen worden in procedures gevat en automatisering kan in hoge mate bijdragen in de efficiëntie en effectiviteit ervan. Kijkend naar Oracle Business Intelligence kunnen we constateren dat hieruit toegevoegde waarde te halen valt als het gaat om proactieve sturing en signalering in de vorm van management by exception. Maar Rome is ook niet in één dag gebouwd. Het is een illusie om Oracle Business Intelligence in een korte tijd te implementeren en te gebruiken als een krachtig alomvattend middel in de volle breedte van de onderneming. Hiervoor is simpelweg tijd nodig. Een organisatie zal zich deze tijd moeten gunnen. De implementatie en acceptatie van dit middel vergt op zich ook weer tijd. Tijd, die schaars is in de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast gaat een dergelijke oplossing in eerste instantie werk en tijd vergen in plaats van verminderen. Dat komt omdat de inzet van een goede oplossing onherroepelijk pijnpunten aan het licht gaat brengen, die betrekking hebben op de kwaliteit van data en de optimalisatie van processen. Hier zal op ingespeeld moeten worden en dat is op zich ook weer een inspanning, die tijd vergt.

Kleine cirkels/ Babystapjes

Oracle Business Intelligence is in staat om over de gehele breedte en diepte de organisatie van sturende informatie te voorzien op operationeel, tactisch en strategisch vlak. Indien dit als een big-bang in de organisatie wordt aangeboden, dan bestaat het gevaar van kortsluiting. Er is sprake van een overschot aan sturingsinformatie, waarvoor organisatorisch en bestuursmatig draagvlak moet bestaan om hierop in te kunnen spelen. Het sleutelwoord in deze is kleine ontwikkelcirkels.

Dit staat los van de gekozen oplossingen. Het kan zijn dat Oracle Business Intelligence Applications voor JD Edwards Finance is aangeschaft en wordt geïmplementeerd. Dit lijkt direct in tegenspraak met het bovenstaande, omdat er een mammoettanker met een vracht aan informatie beschikbaar komt. Echter ook hierin kan klein worden begonnen, door de focus te richten op een klein deelgebied en daarbinnen een klein deelonderwerp.

Ter illustratie hiervan zou binnen Finance ingezoomd kunnen worden op Accounts Receivables en daarbinnen op analyses die inzicht geven in Days Outstanding. Door uitsluitend dit stuk informatie in de organisatie te gaan gebruiken, wordt de toepassing in de organisatie kleinschalig geïntroduceerd. De acceptatie ervan ligt hierdoor laag en kan een begin zijn van een langzaam uitbreidend geheel.

Een Proof of Concept is ook een goed begin, wanneer deze niet al te breed wordt opgezet. Een sprekend voorbeeld hiervan is een inzicht, dat tot de directe verbeelding spreekt, te weten margerapportage. Hier binnen kan klein begonnen worden met een analyse die inzicht geeft in de omzet en winst per periode per bedrijfsonderdeel.

Het geheim zit in kleine ontwikkelcirkels. Een eenvoudig deelgebied, zoals hierboven wordt voorgesteld, dient in zo klein mogelijke omvang geaccepteerd en in productie genomen te worden. Het gaat dan op werkelijke productiedata inzicht geven en toegevoegde waarde bieden. Zodra dit in de operatie een functionele rol speelt, kan dit met een kleine uitbreiding steeds opnieuw deze cyclus ondergaan. Van daaruit kunnen de rapportages, analyses en dashboards verbreden en verdiepen en kan de hoeveelheid onderwerpgebieden langzaam toenemen. Telkens geldt weer dat dit in kleine cirkeltjes dient te gebeuren. Het toevoegen van een onderwerpgebied, zoals Inkoop, kan beginnen met een eenvoudige rapportage van bijvoorbeeld Openstaande Inkooporders per Status. Zodra dit ‘rapportje’ er is, kan het in productie worden genomen. Van daaruit kan verdieping en verbreding van dit rapportagegebied plaatsvinden. Op deze manier worden snel resultaten zichtbaar en kan acceptatie in de organisatie snel worden bereikt. Daarnaast gaat het product hierdoor snel leven en gaat het de toegevoegde waarde in de organisatie bewijzen. Bijkomend voordeel is dat wanneer gebruikers het nut en het gemak ervan in zien, zij sneller geneigd zullen zijn meer en meer met de toepassing van Oracle BI te willen doen, waardoor het product sneller in volwassenheid toeneemt.

De afbeelding hierboven laat zien hoe binnen Business Intelligence vervolgens volwassenheidsstages worden doorlopen. Waar de applicatie in eerste instantie veelal gebruikt wordt ter vervanging van bestaande historische operationele rapportages, groeit het langzaam uit tot een steeds meer tactisch en strategisch hulpmiddel met voorspellende en voorkomende kwaliteiten.

Volwassenheid van de ICT

De implementatie van Oracle JD Edwards als ERP-systeem is een uitdaging op zich. Er zijn onderzoeken gedaan, waaruit blijkt dat een ERP-systeem in een organisatie rond de drie jaar nodig heeft (na go-live) om tot een volwassen hulpmiddel in de organisatie uit te groeien. De inzet van een Business Intelligence-oplossing kent veelal een gelijksoortige ontwikkeltijd.

Wanneer een organisatie al langer met Oracle JD Edwards werkt, zijn veel kinderziektes, beveiligingsvraagstukken en stamdataproblemen al aan het licht gekomen en het hoofd geboden. Dit is een zeer grote voorsprong wanneer Oracle Business Intelligence geïmplementeerd wordt. Hierbij maakt het niet veel uit of daarbij sprake is van Oracle Business Intelligence Applications of van Oracle Business Intelligence Enterprise Edition (zijnde de foundation en toolset voor een green-field-aanpak of een accelerate-oplossing).

Steeds vaker vinden implementaties van Oracle Business Intelligence en Oracle JD Edwards parallel aan elkaar plaats. Dit is een uitdaging, maar geen onmogelijkheid, zolang zeer nauwe afstemming tussen beide projecten plaats vindt. De definities in Oracle BI zijn immers zeer afhankelijk van de implementatievraagstukken, die binnen Oracle JD Edwards worden beantwoord. De uitdagende elementen zijn verder:

  • De complexiteit van het bouwen van een brug tussen twee in beweging zijnde oevers
  • Het ontbreken van representatieve data
  • Het ontbreken van historische gegevens
  • Het ontbreken van alle denkbare situaties, feiten en dimensies
  • Het niet goed kunnen testen en dus accepteren van de Business Intelligence-oplossing

Het verdient dus aanbeveling om een Oracle BI-oplossing pas te gaan implementeren wanneer er data is. Deze data ontstaat pas wanneer Oracle JD Edwards (langere tijd) in productie is.

Bij een go-live van Oracle JD Edwards wordt data veelal geconverteerd uit de oudere systemen en databronnen. Dit geldt voor stamdata en lopende transacties en posten, maar veelal wordt ervoor gekozen geen historische data te converteren. In combinatie met een implementatie van Oracle BI zou dit mogelijk in een ander daglicht kunnen komen te staan, daar men direct historisch vergelijkingsmogelijkheden wenst. Gebeurt dit niet, dan zal men moeten accepteren dat dergelijke inzicht in tijdsverloop en trends pas met de loop van de tijd toegevoegde waarde gaan bieden. Ook hierop is het mogelijk de cirkel klein te beginnen en langzaam te laten groeien. Is men een aantal dagen live dan zou vergelijking met voorgaande dagen al snel mogelijk kunnen worden. Na een kwartaal gaat vergelijking op maandniveau een rol spelen. En zo is ook dit langzaam uit te bouwen.

Testen en accepteren – Een eeuwige cyclus

Naar mate Oracle BI op een representatieve set bedrijfsgegevens opereert, gaat het product sneller leven. Neveneffect is dat het informatie zal gaan opleveren over de kwaliteit van de data. Zowel de kwaliteit van de stamgegevens, als die van de transactionele gegevens, als de integriteit en consistentie van de data onderling, komt snel en onmiskenbaar aan het licht. Oracle BI zal daardoor niet alleen de bedrijfsprocessen, maar ook de administratieve processen gaan verbeteren. Ook dit is een oneindige cyclus, waar scherp op gebleven moet worden. In de automatisering wordt wel geopperd dat een Oracle BI-oplossing minimaal eens per jaar aan een volledige user-acceptance-test onderworpen dient te worden, om dataproblemen aan het licht te brengen.

Bij het testen en accepteren van Oracle BI zal altijd naar de volgende situaties moeten worden gekeken:

  • Is elk feit goed wanneer het ongelimiteerd en ongefilterd en zonder dimensies wordt opgevraagd?
  • Is elke dimensie/ attribuut goed wanneer deze ongelimiteerd en ongefilterd en zonder feiten wordt opgevraagd?
  • Is elk feit goed wanneer het tegen alle mogelijk bruikbare dimensies en attributen wordt opgevraagd?

Onder het begrip ‘goed’ kan worden verstaan:

  • Betrouwbaar
  • Juist
  • Volledig
  • Consistent
  • Integer
  • Accuraat
  • Compleet

Het verdient aanbeveling altijd kritisch op de cijfers te blijven. Een geaccepteerde en goed werkende analyse op een dashboard kan immers op enig moment onjuiste cijfers gaan vertonen, wanneer ergens in de operatie of registratie iets mis gaat met stam- of transactiedata. Wanneer deze cijfers worden gebruikt voor het nemen van beslissingen is het evident dat deze ‘goed’ zijn.

In het volgende artikel wordt de vertaling van het bovenstaande gedaan en toegepast op alle rapportagemogelijkheden binnen Oracle JD Edwards in lijn met het Oracle BI Continuüm. Van klein naar groot, van plat naar multidimensioneel, van historisch naar voorspellend en van operationeel naar strategisch.

Meer infomatie?

Neem contact op

Advies op maat over onze oplossingen?

Rick Brobbel, BI Consultant bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.