Van weerstand naar acceptatie: 4 tips voor een succesvol ERP project

Cruciaal in elk veranderingsproces is het op de juiste manier betrekken van de eindgebruikers. Regelmatig bezwijken eindgebruikers onder de druk in een poging hun dagelijkse en project activiteiten te managen. Meestal hebben gebruikers geen of weinig projectervaring waardoor ze onvoldoende bekend zijn met de projectterminologie en niet beschikken over de juiste vaardigheden. Daarnaast zijn de gebruikers vaak onvoldoende op de hoogte van de commerciële afspraken wat leidt tot uiteenlopende verwachtingen en veel frustratie. De oplossing? Zorg voor een goede voorbereiding, dat is in dit geval meer dan het halve werk.

1. Stem de projectmethodiek af

Om miscommunicatie te voorkomen is het raadzaam om vooraf overeenstemming te bereiken over de te gebruiken projectmethodiek (bijvoorbeeld Prince2). Train vervolgens de deelnemers in de basisbeginselen van deze methodiek. Iedereen spreekt dan dezelfde taal. Hetzelfde geldt voor de tooling die tijdens het project wordt gebruikt. Door trainingen te geven in de methodiek en de tooling faciliteer je een zo efficiënt mogelijke communicatie.

2. Zorg voor voldoende gebruikerscapaciteit

Om de druk op gebruikers niet te veel te laten oplopen is het belangrijk om vooraf een duidelijke inschatting te maken van de benodigde expertises en vaardigheden. Vervolgens wordt dit gematcht aan de beschikbaarheid van de personen die over deze expertises en vaardigheden beschikken. Mochten deze personen onvoldoende beschikbaar zijn dan kan het tekort aan gebruikerscapaciteit worden gecompenseerd door tijdelijk extra capaciteit in te huren. Tevens is het raadzaam om afdelingsmanagers van de betrokken gebruikers zelf ook actief te laten deelnemen in het project (bijvoorbeeld in de stuurgroep). Dit zorgt ervoor dat gebruikers zich zekerder voelen binnen het project omdat ze het gevoel hebben dat er een zekere mate van “rugdekking” is. Het is wenselijk dat alle gebruikers gedurende de gehele looptijd van het project beschikbaar zijn zodat er voldoende draagvlak ontstaat voor de oplossing die het project oplevert.

3. Manage de verwachtingen van de gebruikers

Het is van belang dat de verwachtingen van de gebruikers adequaat worden gemanaged. Daarom moet voorafgaand aan het project in de documentatie duidelijk worden vastgelegd wat er wel en ook wat er vooral niet wordt gedaan tijdens het project. Deze informatie dient vervolgens duidelijk gecommuniceerd te worden met de projectleden. Dit zorgt voor duidelijke verwachtingen omtrent de op te leveren oplossing en zorgt ook voor een adequate borging van de commercieel overeengekomen kwaliteit.

4. Projectmanagement

De basis voor een succesvol project wordt gelegd door een competent projectteam samen te stellen, duidelijke communicatiestructuren aan te brengen en de scope van het project duidelijk vooraf af te kaderen. Hiermee voorkom je dat de werkdruk van gebruikers te ver oploopt, gebruikers onrealistische verwachtingen krijgen en dat kwaliteit een ondergeschoven kindje wordt. Door aan deze voorwaarden te voldoen vergroot je de kans op een succesvol project.

Al vergeet je alles wat er in deze blog voorbij is gekomen, onthoud één ding, een project is een gezamenlijke onderneming en dient om succesvol te zijn altijd met die gedachte benaderd te worden.