Bedrijfsovername: Wat is de impact op het ERP-systeem? Deel 2 – Aankoop

Het komt heel vaak voor in de huidige tijd: bedrijfsovernames. Maar wat houdt dit nu in voor de IT-systemen en dan in het bijzonder het ERP-systeem?

Een bedrijfsovername betekent niet alleen samenvoegen van systemen, ook het afsplitsen van systemen is hier aan de orde. In de verkoopdeal wordt bijvoorbeeld bepaald dat men een jaar lang op het bestaande ERP-systeem blijft werken. Daarna moet het afgesplitste bedrijf op zijn eigen benen gaan staan. Maar… heb je in dat jaar voldoende tijd om alle bedrijfsprocessen te integreren in het bestaande ERP? Of zijn er strategische keuzes om 2 ERP-systemen naast elkaar te draaien?

Het zijn vragen die we bij Cadran Consultancy tegenwoordig vaak horen. Maar waar moet je dan allemaal aan denken? Waar loop je tegenaan? En, hoe pak je dat aan? Wij delen graag onze visie op beide situaties: Overname vs overgenomen worden. In mijn eerste blog belichtte ik de Verkoop van een bedrijf en in deze blog de situatie bij een aankoop.

Aankoop van een bedrijf

Bij een aankoop van een bedrijf hebben we met een hele andere situatie te maken. Allereerst moet worden bepaald of er verder gegaan wordt met 1 of 2 ERP-systemen. Meestal is er de keuze voor 1 ERP-systeem, die van het bedrijf dat de overname doet. Voor onze klanten betekent dat er een nieuw bedrijf (company) en ‘nieuwe’ bedrijfsprocessen aan het bestaande JD Edwards model moeten worden toegevoegd.
Hierbij maakt het een verschil of het overgenomen bedrijf op JD Edwards ERP draait of op een andere ERP-applicatie.

Situatie 1: Het overgenomen bedrijf gebruikt geen JD Edwards ERP en verlaat het oude ERP-systeem

Als het overgenomen bedrijf een ‘niet’ JD Edwards gebruiker is, dan hebben we eigenlijk te maken met een ‘normale’ JD Edwards implementatie. Dit dan wel met inachtneming van de bestaande inrichting en processen en procedures bij het moederbedrijf dat al JD Edwards gebruikt. Een analyse is nodig om de bedrijfsprocessen van het aangekochte bedrijf in kaart te brengen. Sluiten deze processen aan op de bestaande processen in JD Edwards of zijn deze anders? Meestal sluiten deze niet aan, zelfs al is de business bij het aangekochte bedrijf hetzelfde als bij het nieuwe moederbedrijf. Elke fabriek of distributeur heeft toch vaak zijn eigen procedures of soms (land specifieke) eigenschappen. Hierbij spelen vaak eisen van de overheid ook een rol.
Zaak is om dit zo snel mogelijk in kaart te brengen en te spiegelen t.o.v. de bestaande processen (en documentatie). Verandermanagement of beslissingen op het juiste niveau zijn hier key-elementen om de minste weerstand bij de samenvoeging te laten ontstaan. Uitgangspunt is een integratie van systemen i.p.v. een volledige nieuwe 2e implementatie. Tegelijkertijd is het van belang de identiteit en de zelfstandigheid van het aangekochte bedrijf in acht te nemen.
Wat ook een grote rol speelt is data conversie. Een niet te onderschatten activiteit waarbij data van o.a. klanten, leveranciers, prijzen, artikeldata, openstaande facturen worden verzameld, opgeschoond, afgestoten of afgesloten. Tenslotte wordt deze omgevormd tot een data set om te importeren in JD Edwards ERP. Wellicht is er nog sprake van ontdubbeling van artikelen als beide bedrijven identieke artikelen voeren.
Ook de documenten die in gebruik zijn (facturen, pakbonnen, inkooporders, betalingsherinneringen etc.) zijn een punt van aandacht. Voldoen alle documenten aan de overheidsregels of zijn er specifieke redenen om bepaalde data af te drukken? Grote valkuil in dit proces is de “We doen het al jaren zo, dus waarom wijzigen?” opmerking.
We zijn er natuurlijk niet op uit om alle bedrijfsprocessen volledig ondersteboven te keren. Ons advies is om met gezond verstand te kijken naar redenen waarom bepaalde zaken gaan zoals ze gaan of wat het doel is om bedrijfsprocessen op die manier uit te voeren en in te richten.

Situatie 2: Beide bedrijven hebben JD Edwards als ERP systeem

Dan is het simpel zou je zeggen toch? Misschien moeten we dat toch nog even nader bekijken. De data conversie zal wellicht eenvoudiger zijn, omdat de tabelstructuren gelijk zijn. Maar de set-up kan natuurlijk volledig anders zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van category codes op artikelen of klanten. Er zal dus wel degelijk een gedegen dataconversie-analyse en omvorming van data moeten gaan plaatsvinden. Daarbij geldt ook hier: opschonen van oude data, ontdubbelen van identieke data etc.
Vaak hebben we ook te maken met 2 verschillende systeem versies, bijvoorbeeld JD Edwards EnterpriseOne E9.0 en E9.1. Wat is dan de beste strategie?

• Gaan we het ene bedrijf upgraden of het andere downgraden?
• Welk maatwerk nemen we over van welk systeem of combineren we maatwerk?
• Gaan we samen over naar een nieuwere versie zoals E9.2?

In deze ‘eenvoudiger lijkende’ situatie komen we eigenlijk exact dezelfde problematiek tegen als bij de integratie van een ander ERP-systeem. Dat betekent dus uitvoerig aandacht voor procesanalyses, documenten opmaak, overheidsregels, BTW regels, data conversie, maatwerk analyse, security, menu’s etc.

Tot slot

Is dit alles waar rekening mee gehouden moet worden? Nee, dit is slechts het topje van de ijsberg. In deze 2 blogs beschrijven we in het kort de activiteiten van ERP-ontvlechting of ERP-integratie, maar hebben we geen aandacht besteed aan consolidatie van hardware of netwerken of aspecten als email-integratie. Veelal zaken waar je als JD Edwards ERP-consultant niet mee te maken hebt, maar wat binnen deze trajecten wel een grote rol speelt. De infrastructuur, office software en de integratie of juist het opdelen daarvan vormen minstens zo grote aandachtspunten die ieder voor zich weer ingrijpen op de ERP-projecten.

Meer weten over onze expertise met ontvlechting of integratie van ERP-systemen?

Mail ons

Bel ons: +31 (0)33 2471599

Auteur: Patrick Brouwer
Project Manager & Senior JD Edwards Logistic & Distribution Consultant