Pand Interfood

Change management helpt Interfood bij ERP-implementatie

In 5 stappen een succesvol implementatietraject

Overweegt uw organisatie een nieuw ERP-systeem te implementeren? Denk dan, voor u begint, goed na over het implementatietraject. Dit kan namelijk een flinke impact hebben op de medewerkers. In deze blog leest u hoe Cadran succesvol JD Edwards ERP implementeerde bij Interfood. Interfood is een toonaangevende multinational, met zestien kantoren verspreid over de hele wereld, die handelt in zuivelproducten. Al deze kantoren werken met verschillende ERP-systemen. Om de werkwijzen wereldwijd op elkaar af te stemmen en competitief in de markt te kunnen zijn, heeft Interfood gekozen voor de implementatie van een gezamenlijk ERP-systeem. Hierbij is de keuze gevallen op JD Edwards van Oracle. Voor de implementatie heeft Interfood gekozen voor Cadran, aangezien wij een specifieke module hebben ontwikkeld voor commodity traders. Het eerste kantoor dat overstapt naar dit nieuwe systeem is het kantoor in Nederland.
Sanne van Hoeij, Change Facilitator en HR Advisor bij Interfood, deelt het stappenplan dat heeft geleid tot een succesvolle implementatie.

Stap 1: Samenstellen van een projectteam

De eerste stap bij de implementatie van een nieuw systeem is het samenstellen van een projectteam. Dit team bestaat uit Global en Local Key Users vanuit de verschillende hoofddisciplines (Trade, Logistics & Finance) die begeleid worden door Global Business Process Owners. Ook zijn er Key Users betrokken vanuit IT, Data en Reporting. Vanuit HR is Sanne betrokken bij dit project, die verantwoordelijk is voor change binnen Interfood. Deze personen werken allemaal nauw samen met de consultants van Cadran. Het project heet ‘Project Unite’, omdat het alle kantoren helpt samen te brengen en op dezelfde manier te laten werken.

Stap 2: Communicatie naar alle vestigingen

Om het proces zo goed mogelijk te laten verlopen is het belangrijk iedereen binnen de organisatie goed op de hoogte te houden. Dit doet Interfood door bijvoorbeeld presentaties te geven over de status van het project. Daarnaast worden er demo’s gegeven van het nieuwe systeem en worden er vlogs gedeeld over de ervaringen met het systeem.

Stap 3: Testen nieuwe systeem

Voordat je een nieuw systeem in gebruik neemt, is het belangrijk dat je het uitgebreid test. Tijdens deze test doorlopen een aantal collega’s die nog niet eerder betrokken waren bij het project de verschillende business flows. In deze fase worden alle collega’s steeds nieuwsgieriger naar het nieuwe ERP en nemen zij vaker een kijkje in het systeem.

Stap 4: Trainen van medewerkers

Na het testen is het belangrijk om alle medewerkers te trainen. Hiervoor zijn tachtig trainingsmodules ontwikkeld en is er op aanraden van Cadran gebruik gemaakt van een tool waarbij een camera de handelingen in het systeem filmt waar je vervolgens teksten aan kan toevoegen.
De trainingen zijn grotendeels gebaseerd op zelfstudie en bestaan onder andere uit e-learnings met filmpjes en procesbeschrijvingen. Ook geven Key Users en testers trainingen. In drie weken tijd worden alle 150 medewerkers klaargestoomd om het systeem te gebruiken.

Stap 5: Volledige overgang naar het nieuwe systeem

Na de trainingen begint er een overgangsperiode. Hierin worden alle partners van Interfood op de hoogte gebracht van het nieuwe systeem en wat de mogelijke impact voor hen is.
Het systeem voor Nederland wordt in een weekend overgezet. Dit begint op vrijdag met een afscheidsborrel van het oude systeem en eindigt op dinsdag met een toast op het nieuwe systeem. Hierbij zijn zaterdag en zondag alle medewerkers aanwezig op kantoor, zodat op maandag het JD Edwards-systeem meteen gebruikt kan worden.
De komende tijd helpen Cadran en Redfaire International met de optimalisatie van het systeem. De volgende stap? Het systeem wereldwijd inzetten, te beginnen in Polen!

 

Change Management helpt Interfood bij ERP-implementatie

Download de complete Interfood case study 

Cadran - Jan Stalman

Advies op maat over onze oplossingen?

Jan Stalman, Sales Manager bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.