NetSuite Continuous accounting

Continuous accounting: einde aan de chaos van periode-afsluiting?

Door David Hope, Client Success Specialist NetSuite, EMEA Voor veel financiële professionals staat de boekhoudkundige afsluiting aan het einde van een boekingsperiode gelijk aan lange dagen en avonden lang journaalposten doorspitten. Het is waarschijnlijk een van de minst aantrekkelijke kanten van het werk, waarbij verveling en stress op een onaangename manier samenkomen. Men heeft te maken met een vaste verwerkingsstroom van routinetaken die zich aan het einde van de maand of het kwartaal opstapelen, en die voor een strikte deadline én buitengewoon nauwkeurig moeten worden uitgevoerd.

Periode-afsluiting kost te veel tijd

Laten we eerlijk zijn: maar weinig mensen worden accountant om al hun tijd en aandacht te wijden aan een periodeafsluiting. De meesten zijn meer geïnteresseerd in het werk dat erna komt – resultaten analyseren, trends signaleren, plannen maken en de organisatie adviseren hoe zij het beste haar ambities voor snelle groei kan verwezenlijken. Voor veel financiële teams ligt het accent bij een periodeafsluiting dan ook puur en alleen op snelheid. Sneller afsluiten betekent voor financiële teams meer tijd voor waardevoller werk dat meer voldoening geeft. En het betekent dat managers elders in de organisatie sneller toegang krijgen tot de nieuwste financiële informatie, wat de responsiviteit op marktomstandigheden vergroot.

‘Continuous Accounting’ biedt snelheid en real-time verslaglegging

Tegelijkertijd mag snelheid echter niet ten koste gaan van nauwkeurigheid. Daarom zien slimme financiële teams ‘continuous accounting’ als de best practice. Bij continuous accounting wordt ernaar gestreefd om de werkbelasting van het financiële team gelijkmatig te verdelen over een verslagperiode. De gedachte hierachter is dat, als taken die normaal gesproken worden geassocieerd met periodeafsluitingen – zoals aansluitingen – worden geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden gedurende de maand of het kwartaal, er geen piek is in de klussen die er nog liggen als het einde van de periode in zicht komt. Zo hoeft de boekhoudkundige afsluiting niet zo lang te duren. Als continuous accounting goed wordt geïmplementeerd, kan dit ook leiden tot realtime verslaglegging en een financiële functie die in de pas loopt met de bredere organisatie, en die alle mee- en tegenvallers volgt. In een snel groeiende organisatie is dat een aantrekkelijk voorstel omdat de link tussen kansen en uitdagingen en de financiële impact daarvan meteen voor iedereen beter zichtbaar is. En daar kan dan sneller, op een passende en weloverwogen manier, op worden gereageerd.

Cloud als de enabler voor continuous accounting

Een belangrijke factor bij het bereiken van dit doel van continuous accounting is een modern financieel systeem in de cloud. Allereerst kunnen financiële teams dankzij de cloud taken aan het einde van een periode met een vaste regelmaat uitvoeren, ongeacht het tijdstip, de tijdzone of hun fysieke locatie, en hoeven zij alleen maar een apparaat erbij te pakken om via een webbrowser in te loggen. Maar belangrijker nog is dat, met een modern financieel systeem in de cloud dat realtime werkt en onderdeel is van een reeks van applicaties binnen de organisatie, de organisatie veel routinematige taken, die anders tijd vergen van ervaren, getalenteerde financiële professionals, kan automatiseren. Dit zijn bijvoorbeeld boekingen, aansluitingen van rekeningen, variantieanalyse en transacties binnen het bedrijf die automatisch in de loop van de maand in de cloud worden uitgevoerd. Tot slot, wanneer er wel menselijke tussenkomst nodig is, kan een financieel systeem in de cloud niet alleen zo worden geconfigureerd dat taken die samenhangen met het einde van een periode in de loop van de maand op vaste tijden worden toegewezen aan de meest geschikte teamleden, maar ook managers een dashboardweergave geven van hoe het werk vordert en wat er nog moet gebeuren als het einde van een periode in zicht komt. Op deze manier betekent continuous accounting minder stress voor het hele team, terwijl er tegelijkertijd een hogere mate van efficiency en nauwkeurigheid wordt bereikt met duidelijkere financiële overzichten die een snel groeiende organisatie nodig heeft om in de lift te blijven. Ontdek meer over NetSuite’s financial management. Gepost op woensdag 8 augustus 2018 door NetSuite.

Download whitepaper: the case for a continuous close

Cadran - Marcel van Es

Advies op maat over onze oplossingen?

Marcel van Es, Sales Manager Oracle NetSuite bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.