SAAS of Hybrid ERP: welk type ERP past bij uw doelstelling?

Veel bedrijven staan aan de vooravond van een digitale transformatie en zijn op zoek naar nieuwe ERP-oplossingen. De afgelopen jaren is het SAAS-model (Software as a Service) voor ERP-oplossingen populairder geworden, en willen veel bedrijven een SAAS oplossing. Ze betalen dan een maandelijks bedrag voor hun ERP-licenties en de leverancier zorgt voor de upgrades en ondersteuning. Andere bedrijven besluiten om een Hybrid ERP te implementeren. In een Hybrid ERP model, kopen bedrijven hun ERP-licenties en hebben ze de keuze om de software op hun eigen servers, of op een Infrastructure as a Service (IAAS) te laten draaien. Vaak in combinatie met Managed Services, Upgrade diensten en ondersteuning met een Service Level Agreement. Zowel SAAS als Hybrid ERP-modellen hebben hun voor- en nadelen. Afhankelijk van uw specifieke behoeften zouden ze allebei de juiste keuze voor u kunnen zijn.

Voor softwareleveranciers is SAAS een geweldig business model, omdat het een terugkerende en voorspelbare cashflow genereert. Het creëert ook een grote vendor lock-in voor de ERP-software, diensten, support en infrastructuur. Dit is de voornaamste reden waarom softwareleveranciers SAAS-oplossingen zo actief proberen te vermarkten. Dit dat heeft tot gevolg dat in de meeste publicaties, de voor- en nadelen van SAAS software enigszins gekleurd wordt weergegeven.

In dit artikel willen wij een objectief perspectief voor beide modellen, SAAS en Hybrid, schetsen. We behandelen de zes belangrijkste evaluatiepunten die u moet overwegen wanneer u beide opties met elkaar vergelijkt. Dit zal u helpen om een ERP-systeem te kiezen dat helemaal bij uw bedrijf en doelstellingen past. Welk ERP-model en welke ERP-oplossing het beste bij uw bedrijf past, hangt namelijk volledig af van uw bedrijfsbehoeften en hoe die zich verhouden tot de mogelijkheden die SAAS en Hybrid ERP bieden.

1. Schaalbaarheid en prestaties van de infrastructuur:

Een Hybrid ERP oplossing kan op verschillende manieren gehost worden:

• Gehost op een Infrastructure as a Service (IAAS): u heeft in dit model meer controle over de systeemprestaties dan in een SAAS-model, omdat u zelf bepaalt welke IAAS-capaciteit en prestaties u nodig heeft. Met het IAAS model maakt u gebruik van alle beveiliging, datatoegankelijkheid en diensten van de IAAS-provider.
• Een On Premise installatie op uw lokale servers of in een datacenter is nog altijd een goed optie. U houdt dan namelijk de volledige controle over de prestaties, beveiliging en toegankelijkheid van uw systemen. Een on-premise systeem levert bovendien betere prestaties bij de dagelijkse verwerking van grote hoeveelheden gegevens en transacties. Omdat u uw technische infrastructuur helemaal zelf beheert, bent u bovendien niet afhankelijk van een internetverbinding. Dit is bij SAAS of IAAS wel het geval.

In een SAAS ERP-model heeft u beperkte flexibiliteit in de implementatie. Sommige leveranciers bieden de mogelijkheid om de onderliggende infrastructuur op te schalen tegen een hogere prijs. Maar over het algemeen gebruikt u een SAAS-dienst in een multi-tenant omgeving, waar alle klanten min of meer hetzelfde niveau van dienstverlening zullen hebben. Het SAAS-model biedt volledige beveiliging en toegankelijkheid van de gegevens door de leverancier.

2. Schaalbaarheid van het licentiemodel

In een Hybrid ERP-model koopt u de licenties die u nodig heeft. Indien nodig, kunt u extra licenties kopen bij de leverancier. Opschalen is dus relatief eenvoudig. Afschalen is niet mogelijk, behalve door het onderhoudscontract van de gebruikers die u niet meer nodig heeft op te zeggen.

In een SAAS-model kunt u formeel op- en afschalen wanneer u meer of minder gebruikers nodig heeft. In de praktijk zitten hier vaak een aantal beperkingen aan. Veel bedrijven besluiten namelijk om een groot aantal licenties voor een langere contractperiode af te nemen waardoor ze hogere kortingen krijgen. In dat geval kunt u pas afschalen wanneer het contract is afgelopen. In veel gevallen vermindert dit de mogelijkheid om af te schalen. Opschalen is nooit een probleem.

3. Support

Een SAAS ERP systeem wordt geleverd met volledige support voor de standaard applicatie inclusief regelmatige upgrades, issue en bug fixing en een helpdesk voor het loggen van tickets. Meestal biedt het SAAS-model een beperkte flexibiliteit qua support waardoor u mogelijk niet alle ondersteuning die u nodig heeft krijgt. Support voor maatwerk, integraties en andere applicaties zijn meestal geen onderdeel van het SAAS-serviceaanbod. In de meeste gevallen wordt dit gedaan door een service- of implementatiepartner tegen extra kosten.

U kunt een Hybrid ERP uitbreiden met extra toepassingen en technische supportdiensten. Hierdoor is de service vergelijkbaar met de service van een SAAS ERP model, maar omvat dit ook support op maatwerk, integraties en software van derden. In een Hybrid ERP heeft u ook meer flexibiliteit in het niveau van support. Niet elk bedrijf heeft 24/7 ondersteuning nodig. Voor sommige bedrijven moeten tickets binnen vier uur opgelost zijn, terwijl het voor andere bedrijven belangrijk is dat er een 100% uptime gegarandeerd kan worden. In een hybride model kiest u zelf een serviceniveau dat bij uw bedrijfsbehoeften en kostenbegroting past.

4. Controle over uw upgrades

Met een Hybrid ERP heeft, in tegenstelling tot SAAS ERP, de volledige controle over systeemupgrades. SAAS ERP-systemen worden regelmatig gedwongen geüpgrade. Gedwongen upgrades kunnen het bedrijf ontregelen, omdat na iedere upgrade het systeem intensief getest, en maatwerk aangepast moet worden.

In het Hybrid ERP-model, kunt u zelf bepalen wanneer u uw software upgrade. U moet uw systeem uiteraard ook goed testen en maatwerk moet opnieuw geconfigureerd worden, maar u bepaald zelf wanneer en hoe vaak deze upgrades plaatsvinden. Hierdoor is het upgraden van software veel minder disruptief voor uw business. Een Hybrid ERP-model dwingt u bovendien nooit om te upgraden.

5. Aanpassingen

Een Hybrid ERP systeem geeft bedrijven een hogere mate van controle over de software. Hierdoor is het eenvoudiger om aanpassingen, integraties en uitbreidingen te realiseren. In organisaties met een complex multi-application omgeving is dit een groot voordeel, omdat hier vaak customizations en integraties nodig zijn.

SAAS is een ‘gesloten’ softwaremodel waar de leverancier de volledige controle heeft over het product (software). De leverancier bepaalt op welke wijze maatwerk gedaan kan worden. In veel gevallen moeten maatwerk aanpassingen buiten de standaard ERP applicatie gedaan worden, wat het project complexer maakt.

6. Total Cost of Ownership (TCO) van uw ERP-software

Het hybride model betekent dat u uw software licenties koopt. Dit is vaak behoorlijke investering. Maar de meeste leveranciers bieden financieringsconstructies aan om de software bijvoorbeeld per maand te betalen over een bepaalde periode. SAAS is een abonnementsmodel waarin u per maand of per kwartaal betaalt. Dit betekent dat uw bedrijf geen zware investeringen in softwarelicenties hoeft te doen, de periodieke SAAS-kosten maken deel uit van de algemene bedrijfskosten.

Bij het berekenen van de kosten van een Hybrid ERP-model over een periode van 5 tot 10 jaar, kan de total cost of ownership (TCO) aanzienlijk lager zijn dan die van een SAAS-oplossing. De reden hiervoor is: in een hybride model betaalt u eenmalige licentiekosten voor de software en vervolgens een jaarlijks onderhoud (20-22%). Daarnaast betaalt u een vaste vergoeding voor de IAAS-diensten en een vaste vergoeding voor de Managed Services en upgradeservices aan uw support- of implementatiepartner. Dit leidt tot een totale kostprijs, die u kunt uitsmeren over een periode van 5 tot 10 jaar.

Het SAAS-model is in de basis veel eenvoudiger. U betaalt een vaste prijs per gebruiker per maand en u betaalt deze prijs voor elke gebruiker gedurende de volledige periode van de dienstverlening. In deze prijs zijn de ERP licenties, de software onderhoudskosten, de basis helpdesk ondersteuning voor de standaard software, standaard upgrade diensten en infrastructuur inbegrepen. Niet inbegrepen zijn de kosten voor support op maatwerk en integraties. Deze kosten moeten door een implementatie- of supportpartner worden berekend. Al deze kosten samen leiden tot een totale prijs voor de SAAS-oplossing.

Aangezien de totale SAAS kosten over een langere looptijd (5-10 jaar) over het algemeen hoger zijn in vergelijking met Hybrid ERP, is het zinvol om de Total Cost of Ownership voor beide modellen te berekenen en ze te vergelijken. U zult verbaasd kunnen zijn over de uitkomst van uw berekeningen.

Welk type ERP past bij uw bedrijf?

De onderstaande grafiek illustreert wanneer welk type ERP het beste past bij uw bedrijf past. De grafiek kijkt naar ‘Flexibiliteit & Controle’ en ‘Complexiteit’. Flexibiliteit en controle worden bepaald door de implementatie en infrastructuur mogelijkheden, prestaties en de controle van upgrades (adoptie tempo). Complexiteit betekent de behoefte aan aanpassingen en de complexiteit van het IT-landschap (interfaces met applicaties van derden).

Wilt u meer weten?

U hebt geleerd dat zowel SAAS als Hybrid ERP-modellen hun voor- en nadelen hebben. Gebruik de evaluatiepunten in dit artikel als basis voor een grondige vergelijking. Indien u vragen heeft over dit artikel, aarzel dan niet om met mij, Frederik Haaxman, contact op te nemen via fha@cadran.nl of gebruik deze button.

Contact opnemen