Tapijttegelbestellingen op orde dankzij Oracle JD Edwards Order to Cash

Een verouderd systeem heeft vele risico’s. Dit geldt overal, maar des te sterker in een productieomgeving en al helemaal als de applicatie niet meer aansluit op de nieuwe productieprocessen. Wanneer belangrijke nieuwe add ons ook nog eens niet passen op het oude systeem en de kennis van de software langzaam uit het bedrijf verdwijnt, is het tijd voor nieuwe software. Maar dat is niet eenvoudig! Niet alleen moet het nieuwe systeem passen op alle schakels en deelprocessen die blijven, ook is het van groot belang dat bij de implementatie de productie niet stil komt te liggen. Hoe pak je dit aan? Hoe krijg je de medewerkers mee die al 20 jaar met hetzelfde systeem werken en hoe zorg je voor een vlekkeloze Go Live? Cadran en Interface doorliepen dit traject met de implementatie van het Order to Cash (O2C) systeem van Oracle JD Edwards. We sommen hier een aantal succesfactoren op, de gehele case is hier te lezen.

1. Discussie over inrichting processen

Het is belangrijk dat de bestaande bedrijfsprocessen door alle besluitvormers en adviseurs bij de implementatie van A tot Z begrepen worden. Het bestaande systeem dient namelijk niet op een op een gekopieerd te worden naar het nieuwe systeem, nee, er moet flink gediscussieerd worden over het inrichten van de processen en dit is precies wat er tijdens dit traject gebeurde.

2. Een goede voorbereiding van de Go Live is het halve werk

Eerst vond er een upgrade van het WMS plaats, dat gekoppeld is aan een geautomatiseerd magazijn. Vervolgens moest het nieuwe ERP-systeem daar aan gekoppeld worden, met alle uitdagingen van dien, want even stoppen met de bedrijfsvoering is geen optie. Maandenlang is deze overgang voorbereid, waardoor in één weekend alle systemen overgezet konden worden. Hierdoor heeft Interface slechts drie dagen een administratieve stop gehad. In Azië en de Verenigde Staten, waar andere delen van Interface een soortgelijkproject uitvoerden met andere partners, is men zo’n zes weken uit de lucht geweest.

3. Nauwe samenwerking

De zeven maanden tussen de upgrade naar het nieuwe WMS en de Go Live van het O2C-systeem waren intensief. Er werden twaalf interfaces bijgebouwd en er was een flinke serie sub-projecten die tegelijkertijd tot een goed einde werd gebracht. Door die enorme druk en de bijbehorende complexiteit waren er zeer ervaren consultants nodig, zodat de mensen van Interface steeds snel antwoord kregen op hun vragen en het proces geen moment stil kwam te liggen. Vier consultants van Cadran zaten zo goed als fulltime bij Interface om de transitie in goede banen te leiden en zijn er gedurende het hele project bij betrokken geweest

4. Training en opleiding

Veel medewerkers van Interface werken er al 15 tot 30 jaar en waren erg gewend aan het oude systeem. Na de Go Live werken er meer dan 500 medewerkers met het nieuwe systeem. Er is daarom veel tijd en aandacht geïnvesteerd aan het begeleiden van deze mensen. Zo werden er key user trainingen georganiseerd, werd het testen begeleid en werden er end users opgeleid. Ter ondersteuning van het opleiden van de gebruikers is er een e-learning pakket met instructies, een toets en certificering (User Productivity Kit) gebruikt. Verder lezen? Lees het hele verhaal hier.