Van focus op business naar focus op de medewerker

Een tijdje geleden gingen we naar een conferentie in Dublin en hadden we snel een vliegticket nodig. We zagen dat we dit nu ook via een chatbot konden boeken. We startten de chat en we gaven antwoord op de nodige vragen, zoals waar we heen wilden en in welke klasse we wilden reizen. Binnen 10 minuten hadden we onze vlucht geboekt, zonder onnodige vragen of nutteloze informatie door te hoeven werken. Zou het niet mooi zijn als we op dezelfde manier kunnen omgaan met bedrijfsapplicaties? Uw medewerkers ervaren dit gemak al dagelijks in hun eigen digitale wereld, dus waarom nog niet in uw bedrijf? Zorg dat uw medewerkers een melding krijgen wanneer ze iets moeten goedkeuren, en geef ze daarbij direct alle context die ze nodig hebben om een beslissing te nemen. Het is vervelend als u iemand die een handtekening moet zetten niet kunt vinden, of als hij of zij niet erg betrokken is bij het goedkeuringsproces. Maar waarschijnlijk vindt niemand het erg om snel een berichtje te beantwoorden terwijl hij in de rij staat op het vliegveld. De bedrijfsresultaten liegen er niet om: mensen reageren sneller, hoeven niet lang te zoeken naar e-mails en gebruiken alleen relevante informatie.

Dit zijn nog maar twee gebruikssituaties: het boeken van een vliegticket en het goedkeuren van een verkooporder. Er zijn nog vele andere voorbeelden van applicaties die ondersteuning bieden in specifieke gebruikssituaties. Het allerbelangrijkst is dat u deze gebruikssituaties gemakkelijk zelf moet kunnen definiëren. Zoals beschreven in “De noodzaak van een open ERP-systeem”, wordt het steeds belangrijker dat uw bedrijf zich op relevante gebieden afwijkend kan ontwikkelen.

De afgelopen jaren hebben we bij verschillende klanten gezien dat hun focus en prioriteiten verschuiven. De focus ligt niet meer alleen op het bedrijfsproces, maar er wordt ook steeds beter geluisterd naar de medewerkers. Als uw gebruikers het systeem beter kunnen gebruiken, krijgt u een hogere datakwaliteit en doen de gebruikers meer met uw systeem. Op het werk verwachten medewerkers dezelfde gebruikerservaring als ze op andere plekken online hebben. Denk bijvoorbeeld aan overal kunnen bankieren met alleen een vingerafdruk, of online shoppen vanaf de bank. Omdat gekwalificeerd personeel steeds schaarser wordt, behoudt u werknemers of trekt u zelfs nieuwe medewerkers aan met een gebruikersvriendelijke IT-omgeving. Bovendien worden medewerkers productiever als er naar ze wordt geluisterd, omdat ze actiever aan de slag gaan met bedrijfsprocessen en ze niet proberen te vermijden.

Uw ERP-systeem integreren in uw uniforme werkomgeving

Medewerkers willen efficiënt kunnen werken. Daarom willen ze zo weinig mogelijk applicaties op hun telefoons en andere apparaten en werken ze graag in een uniform systeem. Als ze voor alle werkzaamheden verschillende applicaties nodig hebben, is dit niet alleen vervelend maar ondermijnt dit ook het doel: dat alle activiteiten in één geïntegreerde omgeving worden uitgevoerd. Zou het niet handig zijn als u op al uw apparaten via één enkel platform met collega’s communiceert, deals goedkeurt, statussen opvraagt en op de hoogte blijft van acties? Dit kunt u doen met tools zoals Slack en Microsoft Teams.

De laatste jaren wordt Slack steeds populairder als tool om samen te werken binnen bedrijven. Slack heeft als doel om e-mail te vervangen binnen een organisatie. Wij zien de integratie als het grootste voordeel. April Underwood, de Chief Product Officer van Slack, zei tegen Recode Decode (op 5 september 2018) dat Slack als doel heeft om geïntegreerd te kunnen worden in alle communicatie tussen medewerkers. Toen we het intern gingen gebruiken in ons eigen bedrijf, merkten we dat een formele aankondiging niet eens nodig was. Binnen een paar weken begonnen mensen al uit zichzelf te vragen of ze het ook konden gebruiken. Omdat we Slack met JIRA hebben geïntegreerd, zijn we voortdurend op de hoogte van openstaande taken zonder veel e-mails te hoeven verwerken. We gebruiken het overal in ons bedrijf. Andere bedrijven gebruiken Microsoft Teams of andere applicaties. De business case voor onze klanten is vaak nog groter. Bij veel klanten zien we dat processen vertraging oplopen omdat ze wachten op goedkeuringen. Daarnaast zien we dat veel klanten moe worden van e-mails, meestal omdat ze iets moeten goedkeuren of meldingen krijgen van updates. Hierdoor is het vaak moeilijk om mensen snel te informeren over urgente zaken. In het geval van grondstoffenhandelaren heeft dit vaak direct invloed op de financiële resultaten. Dat komt met name doordat handelaren een goed werkend systeem willen zonder administratieve rompslomp.

Integratie Slack en JD Edwards ERP

Cadran heeft nu een integratie tussen Slack en JD Edwards gebouwd en is in staat om elke workflow te integreren, zelfs met een chatbot functionaliteit. In het scenario dat we hebben gekozen en dat beschikbaar is voor een live demo, staat een sales contract in de “waiting for approval” status. Slack zal de gebruiker een samenvatting van het contract laten zien op basis van voorgedefinieerde velden, wat de gebruiker in staat stelt om snel te zien wat er goedgekeurd moet worden. Klaar om goed te keuren? Slack zal de goedkeuring naar JD Edwards sturen en de gebruiker krijgt een melding met de nieuwe status van het contract. In de toekomst zullen we meer mogelijkheden toevoegen zoals het opvragen van een PDF van het gehele contract om zo meer informatie te krijgen. Aangezien Slack benaderd kan worden vanaf elk platform, kan de eindgebruiker deze acties uitvoeren vanaf elke plek, in dezelfde app die hij of zij al gebruikt om met zijn collega’s te communiceren. Of je hier nu Slack of Microsoft Teams voor wil gebruiken, Cadran is in staat om Edwards te integreren in de eindgebruikers ervaring.

 

In slechts een paar dagen kunnen we het platform voor uw organisatie implementeren en gebruiksklaar hebben. De vraag is: welke workflow of gebruikssituatie wilt u ondersteunen? We doen graag workshops met u zodat we deze situaties in kaart kunnen brengen.

Nieuwsgierig? Neem contact op met Mark Kamphuis voor meer informatie

Auteurs:

Mark Kamphuis, Account Manager Cadran Consultancy

Alaric Schraven, Senior Technical Consultant Cadran Consultancy

Cadran - Alaric Schraven

 

Cadran - Jan Stalman

Advies op maat over onze oplossingen?

Jan Stalman, Sales Manager bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.