ERP Project Management

Van ontwerp naar realisatie: 4 tips voor een succesvolle start van uw ERP project

De ontwerp fase is de eerste fase in elke ERP implementatie. In deze fase probeert de consultant een zo duidelijk mogelijk beeld te krijgen van de bedrijfsprocessen van de klant. In de praktijk betekent dit dat de consultant de sleutelgebruiker uitvraagt over zijn processen. Elke consultant doet dit voor zijn functionele deelgebied. Afhankelijk van de klant zijn dit bijvoorbeeld: inkoop, verkoop, planning, magazijn en transport. Vervolgens delen de consultants onderling hun bevindingen om te komen tot een initieel integraal ontwerp. In het opstellen van dit initiële ontwerp zullen zij pogen zoveel mogelijk processen met standaard ERP te ondersteunen. Nadat dit initiële ontwerp is besproken met de sleutelgebruikers wordt er een definitief ontwerp gemaakt en op basis daarvan gaat het project de bouw fase in.

1. Betrek de ontwikkelaar in het definitieve ontwerp

Vaak is het niet mogelijk en/of wenselijk om alle bedrijfsprocessen met standaard ERP te ondersteunen. In dit geval zal er maatwerk moeten worden gemaakt om de beoogde proces efficiëntie te bereiken. Zodra na het bespreken van het initiële ontwerp de maatwerk componenten duidelijk zijn is het verstandig om een ontwikkelaar te betrekken bij het definitieve ontwerp. De ontwikkelaar kan namelijk het beste aangeven welke technische oplossing het meest wensbaar is voor het functionele probleem. Daarnaast is het belangrijk om een tijdsinschatting te hebben van het programmeer werk zodat er een realistische planning gemaakt kan worden (tip 3). Soms is het ook wenselijk om een integratie consultant te betrekken bij het definitieve ontwerp zodat de componenten goed op elkaar worden afgestemd.

2. Maak het visueel

“Een foto zegt meer dan 1000 woorden”. Het is dan ook raadzaam om een visuele weergave te maken van het nieuwe bedrijfsproces en systeem structuur. Door het definitieve ontwerp grafisch te maken krijgen mensen een beter beeld van het toekomstige proces. Hiermee voorkom je onnodige proces discussies later in het project. Het is raadzaam om de “process flow” op te hangen in de projectruimte zodat hier in discussies aan gerefereerd kan worden. Aan de hand van dit toekomstige proces kan de gebruikersorganisatie test scripts gaan ontwikkelen waarmee zij kunnen toetsen of het systeem het nieuwe bedrijfsproces voldoende ondersteunt.

3. Kader de scope duidelijk af en bewaak deze

Aanvullend op het ontwerp is het belangrijk om de specificaties van de “to-be” configuratie en RICEF (reports, interfaces, enhancements en forms) zaken duidelijk vast te leggen. Zodra het ontwerp en de specificaties voor iedereen duidelijk zijn, is het raadzaam om deze te laten ondertekenen door de gebruikersorganisatie. Door dit te doen is het voor iedereen duidelijk wat er opgeleverd gaat worden. Dit voorkomt een hoop discussie naderhand over wat er initieel wel en niet in scope was. Vervolgens is het de taak van het project management om deze scope actief te bewaken en veranderingsverzoeken kritisch te toetsen.

4. Maak een realistische planning

Zodra het definitieve ontwerp en specificaties zijn ondertekend door alle betrokken partijen is het van belang om een realistische planning te maken. Belangrijk is dat er in het definitief ontwerp ook een tijdsinschatting wordt opgenomen voor de uit te voeren taken. Op basis van deze tijdsinschattingen kan er vervolgens een planning worden gemaakt voor de bouw fase. Belangrijk is dat deze planning niet té optimistisch of pessimistisch is. Maak deze reëel op basis van de inschattingen welke zijn afgegeven en de ervaring welke in de loop der jaren is opgebouwd.

Neem de tijd om een gedegen ontwerp uit te werken en betrek alle partijen. Dit voorkomt een hoop onduidelijkheid en discussie later in het project. En onthoud: “Good design is good business”.

Cadran - Jordy Huisman

Advies op maat over onze oplossingen?

Jordy Huisman, Projectmanager Office bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.