Voorkom 4 fouten bij een NetSuite ERP-implementatie

In dit artikel worden de vier meest voorkomende fouten besproken bij de implementatie van een ERP-systeem. Specifiek staan we stil bij de implementatie van het ERP-systeem NetSuite. Hoe kunt u nou het beste samenwerken met uw NetSuite implementatie partner? We lichten het hier uit. 

Fout #1 – Het ontbreken van een all-in-budget
Fout #2 – Het vermijden van veranderingen
Fout #3 – Alles direct migreren & integreren
Fout #4 – Onderschat de waarden van mensen

Fout #1: Het ontbreken van een ‘all-in’-budget bij een NetSuite ERP implementatie

Een veelvoorkomende fout bij het implementeren van een ERP-systeem zoals NetSuite is het ontbreken van een volledig budget dat alle benodigde kosten dekt voor een succesvolle implementatie. Vaak hebben organisaties een ‘Get it done NOW!’ mentaliteit waardoor ze overhaast te werk gaan en onrealistische verwachtingen ontstaan.

Het is belangrijk om de totale impact van het project te bekijken en rekening te houden met de kosten en tijd die iedereen moet investeren. Wees realistisch over de beschikbare tijd en middelen van jouw team. Als je bijvoorbeeld verwacht dat jouw team 50% van hun tijd kan besteden aan het project, maar in werkelijkheid slechts 25% beschikbaar heeft, dan loopt het project daar natuurlijk een behoorlijke vertraging door op.

Om deze fout te voorkomen is het belangrijk om eerlijk te zijn over de middelen, kennis, vaardigheden en het budget dat beschikbaar is binnen jouw bedrijf. In het begin van het project besteden wij daarom veel aandacht aan het stellen van vragen, zodat je een goed beeld krijgt van wat er nodig is en wat haalbaar is binnen jouw bedrijf. We helpen bij het opstellen van een ‘all-in’ budget dat alle kosten dekt voor de implementatie, en realistisch is voor het gebruik en onderhoud van de technologie na de go-live.

Fout #2: Het vermijden van veranderingen tijdens de implementatie

Bedrijven zijn vaak niet zo happig om veranderingen door te voeren bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem, zoals NetSuite. Een veelvoorkomende fout is om veel maatwerk te willen zodat de organisatie zo min mogelijk hoeft te veranderen. Dit zorgt er dan voor dat er onnodige aanpassingen in het nieuwe product worden gedaan. In de loop der tijd hebben bedrijven zich aangepast aan de beperkingen van hun oude systemen, maar het nieuwe ERP-systeem biedt juist meer mogelijkheden. Verandering is dan niet alleen onvermijdelijk, maar ook vaak juist heel goed. Het is belangrijk om jouw team hierin te begeleiden en informeren, zodat zij zich kunnen aanpassen en zoveel mogelijk gebruik kunnen maken van de nieuwe technologie.

Het vermijden van verandering leidt ook vaak tot hogere kosten naarmate het project vordert. Als er een verandering in het project nodig is, vermijd deze dan niet. Er kunnen nog steeds kosten aan verbonden zijn, maar deze zullen lager zijn dan wanneer je langer wacht met het doorvoeren van de verandering. 

Hoe pakken we bij Cadran de implementatie van NetSuite aan? Lees het hier

Fout #3: Alles migreren en integreren tijdens een NetSuite ERP-implementatie

Wees realistisch en eerlijk over welke data u nodig heeft en integreer alleen wat nodig is voor de nabije toekomst. Vermijd het verspillen van tijd en geld aan het integreren van een tool die snel zal worden vervangen. Dit zorgt niet alleen voor betrouwbare data, maar bespaart ook veel tijd.

Wanneer u nadenkt over integraties, let dan op wat u nu nodig heeft en wat u in de nabije toekomst nodig zult hebben. Plan goed vooruit en voorkom onnodig werk. Onthoud dat soms alleen toegang tot oudere tools voldoende kan zijn en integratie overbodig maakt.

Fout #4: Onderschat de waarde van mensen

En niet alleen van uw eigen mensen, maar ook het team van uw implementatiepartner. Bij de keuze voor een partner is het van belang om niet alleen te kijken naar hun technische vaardigheden, maar ook naar hun cultuur. Cultuurverschillen kunnen namelijk voor meer conflicten zorgen dan je je misschien realiseert. Daarnaast is het belangrijk dat de sales- en consultants van de partner op één lijn zitten. Als zij niet op één lijn zitten, kan dat problemen opleveren. Maar als de partner zich presenteerd als een consistente partij met één duidelijk doel, dan zal dat een positieve invloed op het project hebben.

Je moet ook je eindgebruikers niet pas op het laatste moment bij het project betrekken. Ook de rol van bijvoorbeeld servicemedewerkers en winkelpersoneel is cruciaal bij de implementatie van een ERP-systeem. Door deze teams al in een vroeg stadium te betrekken, krijgen zij inzicht in de processen en veranderingen en begrijpen zij waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Op deze manier voorkom je dat er iets wordt opgeleverd dat niet blijkt te werken of waar gebruikers de toegevoegde waarde niet van inzien.

Cadran biedt hiervoor uitgebreide trainingen. We hanteren een bewezen aanpak waarmee we jouw team opleiden voordat het project start. Zo weet je zeker dat het nieuwe systeem geadopteerd wordt door jouw team.

Goede planning en eerlijke verwachting

Goede planning en eerlijke verwachtingen zijn essentieel voor een succesvol project. De fouten die in deze blog zijn beschreven, kunnen ieder bedrijf overkomen wanneer er haastig wordt gepland of wanneer onrealistische verwachtingen worden gesteld. Wees daarom kritisch, maar realistisch bij het opstellen van het projectplan. Cadran helpt bij ingewikkelde vraagstukken, maar u kent uw eigen team het beste qua kennis, vaardigheden en capaciteit. Neem daarom de tijd om een goed projectplan op te stellen en schets eerlijke verwachtingen met betrekking tot beschikbare tijd en benodigde inspanning.

Klaar voor een nieuw ERP-systeem?

Het is belangrijk dat u een ERP-systeem kiest dat bij uw organisatie past. NetSuite is een bewezen ERP-systeem dat met uw bedrijf mee groeit. Bent u benieuwd hoe dat werkt? Dan plan ik graag een demo met u in.

Boek een demo