Eén systeem voor zes landen: Engels Group kiest NetSuite

Engels is producent en leverancier van alles op het gebied logistieke en afvaloplossingen uit kunststof en metaal: van bezorgboxen en flightcases tot defensiekoffertjes en van maatwerk pallets tot ondergrondse afvalcontainers. Engels is actief in Portugal, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, België en Nederland en ondersteunt klanten naast het leveren van ‘plastic bakken’ met maatwerk oplossingen, service en logistieke automatisering. Cadran implementeerde NetSuite voor Engels, waardoor de logistiek dienstverlener met vertrouwen en een up-to-date ERP-systeem de toekomst tegemoet treedt.

“Jan Engels begon in 1955 zijn eenmanszaak in de spreekwoordelijke garage”, vertelt Nelly Zegveld, HR-manager en MT-lid bij Engels. “Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een bedrijf met ruim 160 medewerkers in zes landen.” Maar die groei bracht ook uitdagingen met zich mee. Twintig jaar lang draaide Engels op Agresso Wholesale, een on-premise groothandelspakket dat niet echt was ontworpen voor een internationaal opererend bedrijf. In het Verenigd Koninkrijk werd daarnaast een apart lokaal systeem gebruikt: Winman ERP. Twee verschillende ERP-systemen voor zes landen. Dat betekende dubbel onderhoud, geen centraal financieel overzicht en processen die per vestiging anders liepen.

Twee systemen, zes landen, nul overzicht

In de dagelijkse praktijk liep het bedrijf hier voortdurend tegenaan. Productieplanning gebeurde in Excel. Kredietchecks werden handmatig uitgevoerd via KvK-gegevens. Orders van duizenden euro’s gingen de deur uit zonder goedkeuringsflow. Shipments werden niet automatisch aangemeld bij transporteurs, en klantcommunicatie, waaronder debiteurenbeheer, verliep via losse tools in plaats van vanuit één centraal systeem. De intercompany-handel tussen de zes landen was een administratieve puzzel die met elk nieuw land complexer werd.

Op finance-vlak knelde het nog het meest. Het verouderde pakket sloot niet aan op de internationale activiteiten van het bedrijf. Er was geen mogelijkheid om de volledige Engels Group financieel te consolideren in één systeem, intercompany-verrekeningen verliepen moeizaam, zeker waar euro’s en ponden door elkaar liepen, en er was geen volledige lokalisatie per land. In de praktijk betekende dit, dat financiële processen handmatig moesten worden bijgestuurd.

Daarbij kwam dat Engels voortdurend nieuwe artikelen in het ERP nodig had, op maat gemaakte oplossingen zijn de kern van hun business. Maar het snel aanmaken van nieuwe artikelen was in het oude systeem een moeizaam proces. Toen een eerste poging met SAP ook strandde was de conclusie helder: het moest fundamenteel anders. “Na 20 jaar met een on-premise pakket gewerkt te hebben, was het tijd voor een modern systeem,” zegt Nelly. “We zijn erg blij dat we voor NetSuite hebben gekozen, met Cadran als implementatiepartner.”

De eerste indruk van Cadran was al meteen positief. “Toen ze langskwamen voor een demo waren we eigenlijk al meteen enthousiast”, vertelt Nelly. Engels had van tevoren de wensen en problemen goed in kaart gebracht en aan de tekentafel al oplossingen bedacht. De start was voorzichtig, maar al snel rolden ze van het ene in het andere.

Spannend, maar vooral leuk

De go-live was een moment waar Engels lang naar had uitgekeken. “Spannend, maar vooral leuk,” zegt Nelly. “Ik heb er geen nacht wakker van gelegen. Ongeveer 70 procent van onze processen is standaard, dus ik wist dat we gewoon konden blijven leveren.” Kort na Nederland gingen ook de andere landen live, waaronder Portugal en Frankrijk, waar het systeem op afstand werd uitgerold. “Daar werken maar een paar mensen mee, dus dat kon goed remote,” aldus Nelly. De trainingen zijn deels online verzorgd, wat de internationale uitrol praktisch en efficiënt maakte.

Over het geheel genomen heeft Engels de samenwerking met Cadran als zeer positief ervaren. “Er zitten echt slimme mensen,” zegt Nelly. “En dat is cruciaal: ze denken mee en komen met oplossingen.” Binnen de eigen organisatie ontbreekt het niet aan kennis, maar de specifieke mogelijkheden van het systeem waren minder bekend. Juist daar maakte Cadran het verschil.

Een 8 voor Cadran

Ook op persoonlijk vlak was er een goede klik. Dat hielp, zeker gezien de complexiteit van de organisatie. “We doen veel: productie, handel, service, uitbesteding, huur en verhuur, en dat ook nog eens internationaal en met intercompany-structuren. Dat maakt het gewoon een ingewikkeld geheel.” Volgens Nelly heeft Cadran het traject goed begeleid. “Cadran werd wel wat strenger richting het einde, maar dat was ook nodig. De go-live is gewoon de deadline der deadlines.” In die laatste fase werd er bewust gekozen om alleen nog noodzakelijke aanpassingen door te voeren. Terugkijkend is Nelly duidelijk over het eindresultaat. “Als ik Cadran een cijfer moet geven, ook vergeleken met eerdere ervaringen, dan is dat een 8.”

Finance: volledige lokalisatie

Het project heeft op meerdere vlakken duidelijke verbeteringen opgeleverd. Vooral op finance-vlak is een grote stap gezet. Waar eerder werd gewerkt met een verouderd groothandelspakket dat niet goed aansloot op internationale activiteiten, is er nu per land volledige lokalisatie beschikbaar. “In Duitsland bijvoorbeeld is de belastingcontrole best complex. Dat konden we eerst niet goed ondersteunen,” aldus Nelly.

Meer grip op capaciteit, mensen en middelen

Ook in de operatie is veel geprofessionaliseerd. Productieplanning, die voorheen in Excel gebeurde, is nu volledig geïntegreerd in het systeem. Dat geeft meer grip op capaciteit, mensen en middelen. In het magazijn zijn daarnaast stappen gezet met scanning en automatische voorraadverwerking via een WMS-module, waardoor handmatige handelingen sterk zijn verminderd.

Eenheid in manier van werken

Tot slot is er meer standaardisatie ontstaan binnen de organisatie. Ook internationale vestigingen, waaronder het Verenigd Koninkrijk, werken inmiddels op hetzelfde platform. “Dat geeft veel meer eenheid in de manier van werken,” aldus Nelly. Tegelijkertijd is nog niet alles perfect. “We hebben bijvoorbeeld locaties anders ingericht, wat soms nog voor wat stagnatie zorgt in het magazijn. Theorie en praktijk sluiten nog niet overal naadloos op elkaar aan.” Volgens Nelly is dat ook logisch in deze fase. “Het is eigenlijk nog te vroeg om echt te meten. Mensen moeten nog wennen.”

Na de go-live is het project overgegaan in een volgende fase. De aanpak is nu: eerst een half jaar stabiel draaien, ondertussen wensen verzamelen en prioriteren. “Op basis daarvan willen we dan een volgende slag maken, afhankelijk van wat er nodig is.” Daarbij wordt ook al voorzichtig vooruitgekeken. “Het kan best zijn dat er nog een fase 3 komt.”

Support door Cadran

Ook de support is inmiddels anders ingericht. “We werken nu met vijf key users die calls kunnen indienen via het NetSuite-portal van Cadran,” legt Nelly uit. “Daar log je in en maak je een melding aan.” Deze eerste lijn wordt opgepakt door het supportteam. “Cadran kijkt eerst wat er aan de hand is en probeert het op te lossen. We hebben nu zo’n veertig calls aangemaakt en het grootste deel is alweer opgelost.” Soms wordt een issue doorgeschoven. “Dan zegt Cadran: dit is geen bug, maar iets voor fase 2. Dat helpt ook om focus te houden.”

Voor de komende periode ligt de focus op doorontwikkeling en optimalisatie. We willen heel graag naar het automatisch inlezen van PDF-inkooporders toe, wat de druk op sales verder moet verlagen. “Dat scheelt ons straks veel handmatig werk,” zegt Nelly.

Daarnaast wordt gekeken naar verdere digitalisering van de data- en rapportagekant. Het bedrijf heeft behoefte aan beter inzicht in prestaties en stuurinformatie. “We hebben daar nu nog weinig mee gedaan, maar dat willen we dit jaar echt oppakken,” aldus Nelly. Er wordt nog onderzocht welke oplossing het beste past, waarbij kosten en gebruiksgemak belangrijke factoren zijn.

De komende maanden staan vooral in het teken van stabiliseren en het verder benutten van het systeem in de praktijk. Nelly: “Stap voor stap gaan we het systeem steeds beter gebruiken.”