Bolsius kiest voor Cadran: vlekkeloze upgrade naar JD Edwards Release 24

Bolsius maakt al meer dan 150 jaar kaarsen en geurstokjes om het thuis gezellig te maken. Alles wordt in eigen beheer geproduceerd in de fabriek in Polen. De producten worden wereldwijd geëxporteerd; van Europa tot de Verenigde Staten en daarbuiten. Het hoofdkantoor en de kern van de ICT-afdeling zijn gevestigd in Schijndel, waar een team van tien mensen verantwoordelijk is voor de IT van de hele groep. Toen Bolsius JD Edwards wilde upgraden naar release R24, besloot de organisatie Cadran in te schakelen voor een soepele en foutloze overgang. 

Op naar JD Edwards R24

De aanleiding voor de upgrade naar JD Edwards R24 was duidelijk: Bolsius heeft het ERP-systeem al sinds 2000. Elke vijf jaar voert de kaarsenmaker een upgrade uit, de laatste was in 2020 naar release 9.2. Het doel was het systeem technisch bij te werken, stabiliteit te versterken en de continuïteit van de bedrijfsprocessen te garanderen. Tot nu toe heeft het IT-team van Bolsius de upgrades zelf gedaan met hulp van een of meer consultants, maar omdat het interne team tijdelijk verzwakt was door het vertrek van een ervaren applicatiebeheerder, koos Bolsius voor een mix van interne kennis en ondersteuning van Cadran.  

Marc Jurriens, verantwoordelijk voor ICT bij Bolsius, legt uit hoe de samenwerking tot stand kwam: “Ons team heeft ontzettend veel kennis van JD Edwards, maar mensen blijven niet eeuwig bij ons werken. En je kunt iemand met twintig jaar ervaring niet één-op-één vervangen. Daarom hebben we gekozen voor een partner die niet alleen kennis meebrengt, maar ook een betrouwbaar netwerk en gedegen support kan bieden. Cadran voelde vanaf het eerste moment goed: de klik was er, ze hadden alle expertise, waren bereid echt met ons mee te denken en hun contractuele voorwaarden waren transparant en aantrekkelijk. Dat gaf meteen vertrouwen. Daarnaast wisten we dat ze bij toekomstige upgrades of problemen een vaste partner zouden zijn, wat voor ons cruciaal was.” 

Praktisch en doelgericht advies

Het traject verliep in duidelijke fases. Eerst deed Cadran de analyse en bracht in kaart wat er precies nodig was. Daarna richtte Bolsius de infrastructuur in, met veel aandacht voor veiligheid en verkeersstromen, waarbij Cadran praktisch en doelgericht adviseerde. Vervolgens werd JD Edwards geïnstalleerd en geconfigureerd volgens de processen van Bolsius. Het Cadran-developmentteam verzorgde het retrofitwerk en de fixes, terwijl het functionele beheer grotendeels door Bolsius zelf werd uitgevoerd. Marc Jurriens vertelt: “Twee specialisten van Cadran werkten tijdelijk bij ons op locatie, waardoor we het tekort dat wij hadden goed konden opvangen. Zo leerde Cadran onze organisatie kennen en leerden wij Cadran kennen. Kennis delen, risico’s minimaliseren en efficiënt werken gingen zo hand in hand.” 

Alles op rolletjes

Omdat er weinig maatwerk nodig was, verliep de upgrade relatief eenvoudig en waren de retrofits minimaal. In de testfase namen key users zelfstandig en in gezamenlijke sessies alle processen, van orderinvoer tot facturatie, door. Tijdens de zogenaamde ‘conference room sessies’ zorgde Cadran ervoor dat alle key users met elkaar communiceerden en dat de losse onderdelen niet alleen zelfstandig, maar ook in samenhang goed werkten. “Zo verliep het project soepel en overzichtelijk, en liep alles op rolletjes,” aldus Marc Jurriens.