Kalibra verruilt vijf systemen voor één krachtige oplossing: NetSuite

Wat hebben een drukmeter in een olieraffinaderij, de luchtstroom in een operatiekamer en een weegschaal bij een veevoeder met elkaar gemeen? Al deze apparaten worden door Kalibra gevalideerd en gekalibreerd om zuivere en exacte metingen te garanderen. Exact en zuiver bleken ook wensen te zijn voor de eigen organisatie. Door afscheid te nemen van verouderde systemen en NetSuite door Cadran te laten implementeren, werd de data van een betere kwaliteit, werden de processen efficiënter en de organisatie wendbaarder.

Unanieme keuze voor Cadran

Kalibra zette vervolgens een Request For Information uit voor zes verschillende ERP-pakketten. Cadran kwam met NetSuite als winnaar uit de bus. Richard: “Ze hadden het heel goed voorbereid en hadden zich, in tegenstelling tot anderen, echt verdiept in onze dienstverlening. We kozen eigenlijk unaniem voor Cadran.”  

Leren hoe NetSuite in elkaar steekt

“Omdat ik met de vraag kwam, vond ik dat ik het project, samen met zes anderen, ook moest uitvoeren”, vertelt Richard. Dus begonnen hij en zijn collega’s zonder IT-kennis en -ervaring aan de ERP-implementatie. “En dat begon meteen met een flinke communicatiebarrière”, lacht Richard. “Achteraf gezien was deze periode nodig om elkaar goed te begrijpen en het uiteindelijke systeem zo goed te maken als het nu is, maar we moesten echt leren hoe NetSuite in elkaar steekt en andersom moest Cadran leren hoe wij precies werken.”

Afscheid nemen van vijf systemen

In eerste instantie werden een aantal ‘standaard’ processen aangepakt, zoals tijdschrijven, declaraties, inkoop en een deel van de track and trace. Vervolgens was het kernproces aan de beurt: Vijf verschillende (oude) systemen werden vervangen door NetSuite. Zo was er een zelfgemaakt overzicht voor urenverantwoording en declaraties, de More app (een pdf-generator voor werkbonnen en andere formulieren), een custommade programma voor de planning, Microsoft Dynamics en Excel om de werkvoorraad bij te houden. Met name deze laatste oplossing werd erg decentraal bijgehouden, wat soms tot een flinke zoektocht leidde. “Het afscheid nemen van deze vijf systemen is bijna intensiever dan het implementeren van NetSuite. Mensen zijn ermee vergroeid, dus dit loslaten gaat stap voor stap en vergt veel flexibiliteit”, vertelt Richard.  

Go Live

De samenwerking verliep soepel. Richard: “Het fijne van Cadran is dat ze denken in oplossingen. Zo zijn wij zelf ook, heel pragmatisch. We hebben lekker door geknald met zijn allen, de sfeer was altijd goed.” Ook de Go Live verliep soepel. Er werd veel tijd en aandacht in de voorbereiding gestoken en door de e-learning en trainingen van tevoren, waren de medewerkers voorbereid. “De eerste dag hebben we gelijk vanuit het nieuwe systeem gefactureerd, dus dat was heel mooi. Bij een Go Live van zo’n groot systeem gaat het nooit 100 procent goed, maar iedereen begreep dat wel. Het gaat wel om een systeem voor de lange termijn.” Om ervoor te zorgen dat het systeem ook na de Go Live zo goed mogelijk werkt voor Kalibra en om vragen die tijdens het gebruik opkomen te beantwoorden, krijgt Kalibra Netsuite Support. Of het nu gaat om technische vraagstukken, procesoptimalisaties, informatieaanvragen of aanpassingen aan de document-output, Kalibra kan hiervoor altijd bij Cadran terecht.

Sturen en schedulen

Het nieuwe ERP-systeem geeft veel sturingsinformatie. “Van Cadran hebben we veel geleerd over de verschillende rapportagemogelijkheden. Hierdoor kunnen we beter sturen, beter plannen en zitten we korter op de bal”, vertelt Richard. Acht mensen plannen dagelijks afspraken in voor tachtig buitendienstmedewerkers en 3.000 meetinstrumenten, of onderdelen daarvan. Met de track en trace mogelijkheid is het nu ook mogelijk om te zien waar de apparatuur is. “Ons vorige systeem was heel controlerend. Met het nieuwe systeem geven we de mensen veel meer vrijheid en vertrouwen. We gaan ervan uit dat iedereen de juiste dingen doet en zo niet dan gaan we met elkaar in gesprek”, legt Richard uit.  

Volgende stappen

Maar Richard is nog niet klaar, sterker nog, hij heeft nog een aardige lijst van gewenste functionaliteiten. Zo wil hij dat interfaces tussen de verschillende systemen en NetSuite uitgebreid worden, zodat er meer data heen en weer gestuurd kan worden. Daarnaast wil hij marketing automation aansluiten op de website, zodat offertes en gerichte marketingcampagnes via NetSuite verstuurd kunnen worden. Richard: “Kortom, samen met Cadran hebben we een mooi systeem neergezet waar we flinke stappen mee vooruit hebben gezet én waar we ook nog mooie stappen mee kunnen zetten in de toekomst.”