Succesvolle ERP implementatie bij groothandel ABF Bearings

ABF Bearings verbetert bedrijfsprocessen met geïntegreerd ERP-systeem

ABF Bearings is een internationale groothandel op het gebied van lagers. ABF Bearings heeft producten op voorraad voor uiteenlopende industrieën waaronder de scheepvaart, mijnbouw, agricultuur en de automotive branche. Daarnaast beschikken de medewerkers over gedegen kennis op het gebied van lagers en geven zij advies over de kwaliteit en toepassing ervan. ABF Bearings is gevestigd in Roosendaal, waar ook de wereldwijde inkoop plaatsvindt.

ABF Bearings heeft te maken met diverse trends. Allereerst wordt het steeds belangrijker dat bestellingen van lagers, die via de webshops binnenkomen, snel worden behandeld. Klanten gaan shoppen bij andere leveranciers op het moment dat bepaalde producten niet beschikbaar zijn. Daarnaast is ABF Bearings in korte tijd gegroeid van twaalf naar dertig medewerkers. Het bedrijf beschikte over een FileMaker-systeem dat op maat is gebouwd. Hierdoor werd het steeds ingewikkelder om de maatwerk software aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. Bovendien was ABF Bearings voor het onderhoud van het systeem afhankelijk van een eenmansbedrijf, wat hen erg kwetsbaar maakte. Om het inkoopproces te versnellen en de stroom van aanvragen beter te kunnen behandelen was ABF Bearings op zoek naar een geïntegreerd logistiek en financieel ERP-systeem. Hiervoor startte het bedrijf een selectietraject en heeft het uiteindelijk gekozen voor de applicatie Oracle JD Edwards EnterpriseOne, begeleid door Oracle business partner Cadran.

Resultaten

ABF heeft nu een oplossing waarmee ze met behulp van CRM-software gemakkelijk de aanvragen kunnen verwerken. Ze kunnen in een paar minuten tijd hun eigen offertes maken. In het verleden was dit zeer tijdrovend. Door het gebruik van de EDI-software van Oracle JD Edwards is ABF nu in staat honderden aanvragen per dag te ontvangen en te verwerken. Nadat JD Edwards automatisch de offerte heeft gemaakt, controleert men deze handmatig en wordt de offerte automatisch naar de klant gemaild. De integratie van Oracle JD Edwards Finance en Logistics biedt hen een geïntegreerd, online inzicht in hun financiële status, waar voorheen meerdere bronnen werden geverifieerd en vervolgens alle gegevens handmatig werden samengevoegd.

Waarom Oracle?

Fabrie: “Wij hebben gekozen voor Oracle JD Edwards EnterpriseOne vanwege de flexibiliteit van het systeem en de uitgebreide functionaliteit waarover het beschikt. Daarnaast willen we graag een multiplatform bedrijf zijn, waarbij we dus gebruik kunnen maken van verschillende besturingssystemen, zoals Apple en Windows. Omdat Oracle JD Edwards EnterpriseOne webbased is, kan het systeem via een internetbrowser vanaf elke locatie worden benaderd. Verder kan Oracle JD Edwards EnterpriseOne als pakket ook nog op verschillende databases draaien en is de kennis dermate wijdverspreid dat er overal in de wereld wel een specialist is te vinden.”

“Bij ABF Bearings vinden verschillende ontwikkelingen plaats. Zo hebben wij te maken met de groei van het bedrijf. Anderzijds verandert ook de omgeving en willen klanten graag dat hun aanvragen snel behandeld worden. Dankzij de implementatie van een geïntegreerd ERP-systeem worden werkprocessen versneld. De statistische informatie die uit het systeem voortvloeit gebruiken we om bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken en te verbeteren.”

– Quirijn Fabrie, Managing Director, ABF Bearings

Waarom Cadran?

“De flexibiliteit bij de implementatie van de JD Edwards toepassingen en de ‘can-do’ mentaliteit van de consultants zijn de redenen dat ABF Bearings heeft gekozen voor Cadran ten opzichte van de andere aanbieders op onze shortlist. Daarnaast heeft Cadran alle benodigde kennis en ervaring en is het een gemiddeld groot bedrijf. De match tussen de middelgrote onderneming ABF en Cadran heeft geresulteerd in korte lijnen die het mogelijk maakten het project in een korte tijd af te ronden. Hierbij werd steeds gekozen voor de beste oplossing zodra zich tijdens de uitrol van het project problemen voordeden”, zegt Fabrie.

Implementatieproces

De implementatie van JD Edwards heeft in totaal één jaar in beslag genomen. Fabrie: “Het was een ingewikkeld project vanwege de complexiteit van processen en extra functionaliteit, waarbij koppelingen richting externe websites moesten worden gemaakt. Cadran heeft geprobeerd hierin zoveel mogelijk te standaardiseren. Voordeel van het hele traject is dat we werden gedwongen goed na te denken over processen en zo onze werkwijze verder hebben geprofessionaliseerd. Daarnaast hebben we het CRM-systeem aangepast. Ons inkoopproces lijkt heel erg op ons verkoopproces. Orders gaan van verkoop naar inkoop en andersom. De Oracle JD Edwards embedded CRM-module van het systeem die voor verkoop geschikt was, heeft Cadran eenvoudig omgebouwd en aangepast voor de inkoop.

Daarnaast heeft Cadran analysetools ontwikkeld, waarmee het mogelijk is achterliggende tabellen en datagegevens te bekijken en rapporten uit het systeem te halen. We beschikken nu over enorme hoeveelheden data en kennis van het ERP-systeem en bedrijfsprocessen zijn inzichtelijk gemaakt en verbeterd. Waaronder de resultaten van de ‘outbound calls’ en de daaruit voortvloeiende aanvragen en aantal verkochte producten. Met Oracle JD Edwards One zijn we enorm flexibel en ondersteunt de software toekomstige veranderingen.”