ABF warehouse

ABF gaat voor groei met JD Edwards 9.2

Upgrade van JD Edwards versie 8.12 naar 9.2 in 4 maanden

Klanten van ABF weten altijd het juiste product te vinden in de meertalige webshop. ‘Got it’ is niet voor niets wat het als pay-off communiceert. Met ruim 7,5 miljoen lagers, elektromotoren en aanverwante producten op voorraad, heeft het bedrijf een uitzonderlijk breed assortiment. De aanbieder van lagers en elektromotoren is de afgelopen jaren flink gegroeid. Dit uit zich hier en daar wel in groeipijn: in opslag, in werkplekken, maar ook in IT. Door een upgrade te doen van JD Edwards 8.12 naar 9.2 biedt ABF die uitdaging alvast het hoofd.

Waarom een upgrade?

JD Edwards fungeert als de backbone van alle processen waarmee ABF haar klanten zo goed mogelijk bedient. Webshops, waarvan de voorraad realtime wordt bijgehouden, zijn daar een onderdeel van. Vanwege de groei neemt de complexiteit echter steeds verder toe. Een upgrade van het bestaande JD Edwards systeem was voor verdere groei dus een noodzaak. “Aan het uitvoeren van een upgrade liggen belangrijke argumenten ten grondslag’ vertelt Peter Wijburg, IT-manager bij ABF. “De upgrade van een ERP-systeem is echter een dubbele beslissing; de dienstverlening wordt niet ineens beter en er gaat ook geen andere factuur naar de klant. Wel behoud je goede support als je op een recente versie draait want op een gegeven moment is er geen kennis meer in de markt van een gedateerde versie. Een ander groot voordeel zit in de weg die wordt vrijgemaakt voor nieuwe applicaties en business services. In de toekomst kunnen we onder andere makkelijk applicaties ontsluiten via webservices. Ook is JD Edwards nu anywhere/anytime beschikbaar via mobiele applicaties en daarnaast is de userinterface sterk verbeterd. We hebben nu de mogelijkheden om koppelingen te maken met bijvoorbeeld een productscanning-oplossing voor gebruik in het magazijn. Tenslotte is de verwerkingssnelheid van batchprocessen enorm verbeterd.”

Nieuwe ODA-machine verwerkt sneller

Naast de upgrade naar JD Edwards 9.2 heeft er ook een upgrade van de hardware plaatsgevonden; alle systemen draaien nu op de Rolls Royce onder de datamachines: Oracle ODA (Oracle Database Appliance). Het is een krachtige database server die redundant is uitgevoerd met snelle storage, netwerk en cpu’s met de mogelijkheid om ook gevirtualiseerde servers (VMs) te kunnen hosten. ABF doet iedere dag berekeningen van de voorraden. Met JD Edwards 9.2 en de ODA-machine is de tijd die deze berekeningen in beslag nemen met circa 80 procent teruggebracht.

Projectaanpak

In een hele korte tijd is het Cadran en partners gelukt om zowel de upgrade naar 9.2 te verwezenlijken als de overgang naar Oracle ODA. Hoe? Cadran volgde deze methode:

Stap 1: Maatwerk identificeren

De eerste stap is het identificeren van maatwerk. Er moet gekozen worden welk maatwerk wel en welk maatwerk niet meegaat naar het nieuwe systeem. De maatwerk-objecten die moeten worden meegenomen naar de nieuwe versie moeten daar opnieuw worden ingebouwd (retrofit). Het is altijd het beste als de klant zelf het nieuwe maatwerk test. Zij kennen de processen en de functionaliteiten. Peter Wijburg heeft zelf de testscripts opgezet en is langs alle afdelingen gegaan om af te spreken wat er getest moet worden. Over het retrofit-werk was regelmatig overleg omdat sommige functionaliteiten anders werken in versie 9.2.

Stap 2: Testen

Nadat het retrofit-werk gedaan is en de unit-tests zijn afgerond, volgt de acceptatietest. Deze dient bij voorkeur in een aparte acceptatieomgeving plaats te vinden. Alle processen worden dan van A tot Z getest en de security wordt geactiveerd. Als dit goed gaat kunnen de voorbereidende werkzaamheden voor een “go live” worden gestart.

Stap 3: Cutover plan

De belangrijkste activiteit voor een ‘go live’ is het opstellen en uitvoeren van een ‘cutover plan’. Hierin wordt vastgelegd welke data geconverteerd moet worden en welke applicaties via het nieuwe systeem ontsloten moeten worden. Alle stappen die gezet moeten worden om dit te realiseren worden in het plan meegenomen. Hoe strakker dit plan wordt opgesteld, hoe gemakkelijker de ‘go live’ verloopt. Bij ABF was dit tot in de puntjes verzorgd en zodoende wist iedereen precies wat te doen op welk moment.

Stap 4: ‘Go live’

De ‘go live’ vond 4 maanden na de start van het project plaats en ging probleemloos. Er waren nagenoeg geen issues en de issues die er waren, konden snel worden opgelost.

Binnen tijd en budget

Peter is erg enthousiast over het gehele traject: “Het is een verademing om met een leverancier als Cadran samen te werken. De consultants denken voortdurend oplossingsgericht. We werken ook niet voor niets al tien jaar met elkaar samen. Eigenlijk werk je in zo’n project met elkaar als een Siamese tweeling. De eerlijkheid en transparantie van Cadran is hierbij een grote asset. Een voorbeeld: Toen we op een gegeven moment dreigden af te wijken van de gemaakte afspraken, greep Cadran in. Cadran heeft ons gelukkig bij de les gehouden en is binnen de afgesproken tijd en binnen het budget alle afspraken nagekomen. Dit geeft veel vertrouwen. Bovendien waren er geen escalaties zodat de directie er amper bij betrokken is geweest. De werkwijze van Cadran gaf ons veel rust.”

JD Edwards 9.2 zet deuren open

Bij ABF zijn in de loop der jaren veel investeringen in processen en tools uitgesteld vanwege het verouderde systeem. Met de nieuwe versie kan ABF nieuwe technieken ontsluiten, zoals de JD Edwards Orchestrator, een laag bovenop de Application Interface Services (AIS) Server die ontwikkeld is om ruwe data van externe tools, systemen en apparaten bruikbaar te maken voor JD Edwards. Ook opent JD Edwards 9.2 de weg om projecten als een WMS-implementatie op te starten. Verder is ABF hard gegroeid en zijn ook de groeiambities voor de komende tijd hoog. Daarbij wil ABF nog slimmer gaan werken en intensiever gebruikmaken van tools als BI en voorraadscanning. Met het nieuwe systeem is dit mogelijk. ABF is voor BI al aan de slag gegaan met Tableau. De integratie met andere systemen is eenvoudig; je hoeft hier technisch geen aanpassingen voor te doen. “Daarbij loopt het systeem soepel en is het meer responsive dan JD Edwards 8.12”, vertelt Peter. “En het zijn ook kleine dingen die mensen blij maken. Met zoiets simpels als een kolom kunnen vastzetten zijn een paar van mijn collega’s echt ontzettend geholpen. Dit leverde voorheen zoveel frustratie op. Dit soort kleine dingen hebben een heel groot effect op het gebruikersplezier.”

Laaghangend fruit plukken

Er is flink wat maatwerk aanwezig in de systemen van ABF, daarom gaat het bedrijf de komende tijd bepaalde processen onder de loep nemen. Wat kan anders en wat willen ze handhaven? In eerste instantie plukken ze hierbij het laaghangend fruit; de processen die ze snel kunnen verbeteren worden aangepakt.

Dankzij de upgrade naar JD Edwards 9.2 kunnen de medewerkers van ABF processen verbeteren, efficiënter werken en nieuwe applicaties en oplossingen koppelen aan het systeem. ABF is hiermee klaar voor een toekomst vol groei én de hierbij horende uitdagingen!

Voordelen van de upgrade naar JD Edwards 9.2:

  • Diverse webshops gekoppeld aan JD Edwards
  • Koppeling met productscanning-oplossing
  • Gebruiksvriendelijke userinterface
  • JD Edwards overal toegankelijk via mobiele devices
  • Batchprocessen supersnel door nieuwe ODA-machine
  • JD Edwards Orchestrator maakt koppelingen met andere applicaties en technologieën mogelijk
  • Behoud van up-to-date support

Ook upgraden naar 9.2? Neem contact met ons op!

Cadran - Jan Stalman

Advies op maat over onze oplossingen?

Jan Stalman, Sales Manager bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.