Denso ERP upgrade

DENSO Europe – Upgrades

Efficiency-verhoging voor DENSO Europe door upgrade naar Oracle JD Edwards EnterpriseOne V9.0 

DENSO is een van de grootste bedrijven in de wereld als het gaat om de ontwikkeling, productie en verkoop van autoonderdelen. Met 120.000 werknemers, meer dan 200 vestigingen wereldwijd en een omzet van bijna 30 miljard euro per jaar (boekjaar 2011/2012), produceert het bedrijf hoog-technologische onderdelen voor de auto-industrie. Te denken valt onder meer aan elektrische systemen (zoals motormanagementsystemen voor diesel- en benzinemotoren), klimaatsystemen (zoals air conditioners en radiatoren) en informatie- en veiligheidssystemen (bijvoorbeeld interactieve navigatie- en pre-crash airbagsystemen). Het hoofdkantoor van DENSO is gevestigd in Japan. De centrale sturing voor Europa vindt plaats vanuit DENSO Europe, met het hoofdkantoor in Nederland en nevenvestigingen in landen als België, Duitsland, Italië, Frankrijk, Zweden en Engeland.

Functionaliteit ontbrak

Tot op heden werd binnen DENSO Europe gewerkt met JD Edwards World van Oracle. Echter, voor de afdeling Finance & Accounting (F&A) binnen DENSO Europe, leverde deze software de nodige problemen op. Zo bood JD Edwards World niet voldoende mogelijkheden om te voldoen aan de wet- en regelgeving voor de financiële wereld. Te denken valt hierbij aan SOX en J-SOX. Daarnaast waren SEPA-betalingen, het betalingssysteem voor Europese betalingen, niet mogelijk binnen het pakket. Pim de Groot, directeur F&A vertelt hierover: “Hierdoor waren wij veel geld kwijt aan consultancy om dergelijke functionaliteit toch mogelijk te maken binnen ons systeem.” Een ander aspect waar DENSO tegenaan liep, was dat de nieuwe boekhoudkundige standaard voor jaarrekeningen van bedrijven, IFRS, niet ondersteund werd. De Groot: “Dat was iets wat we voor een nieuw pakket ook zeker als eis hadden. Daarnaast wilden we sneller kunnen werken, efficiënter gebruik kunnen maken van onze software en wilden we over naar een meer gebruiksvriendelijk systeem.” DENSO gebruikte JD Edwards World al sinds ‘94. De Groot: “Dat zegt waarschijnlijk al wel genoeg. Jarenlang hadden we een stevige basis, maar er was inmiddels zoveel programmatuur omheen gebouwd en er miste na verloop van de jaren zoveel functionaliteit, dat de noodzaak om over te gaan hoog was.

Aanschafproces

De Groot vervolgt: “Voor de start van het project hebben we eerst een feasibility study gedaan in samenwerking met de ITafdeling en F&A van zowel DENSO Europe als ons hoofdkantoor in Japan. Aangezien wij wereldwijd als eerste zouden overgaan van JD Edwards World naar Oracle JD Edwards EnterpriseOne V9.0 (JD Edwards E1 V9.0), is er heel nauwkeurig gekeken naar de functionaliteit en zeker ook naar de interfaces met andere DENSO-systemen. Hier is ook input gegeven door Oracle Japan en door Cadran. Begin 2011 hebben we overeenstemming bereikt om van start te gaan. De implementatie heeft in totaal negen maanden geduurd. Begin 2012 zijn alle verkoopkantoren live gegaan, dat wil zeggen Nederland, Duitsland, België, Zweden, Engeland, Italië en Frankrijk.

Samenwerking Cadran

DENSO werkte voor de implementatie samen met Cadran. De Groot: “Die samenwerking met Cadran is voor ons van groot belang geweest, alleen al in de aanloop naar de implementatie. Er was vooral in dat proces veel vakkennis nodig om met DENSO Corporation op een lijn te komen. Cadran heeft daar een heel belangrijke rol in gespeeld. Verder is de samenwerking gedurende de implementatie heel prettig geweest. Het zijn mensen met een hands-on mentaliteit. Ze zijn zeer pragmatisch, flexibel ingesteld en kunnen goed levellen met de mensen die hun klanten zijn. Wij zijn zeer tevreden over de samenwerking.

Efficiencywinst

DENSO Europe heeft veel voordeel kunnen behalen door de implementatie van JD Edwards E1 V9.0. De Groot: “De belangrijkste winst zit hem in het realiseren van een aanzienlijke efficiencyslag, doordat we heel veel handwerk hebben kunnen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan de verwerking van dagafschriften. Deze moesten voorheen handmatig worden verwerkt. Komt er nu een betaling binnen, dan kan het systeem automatisch herkennen welke facturen het betreft, om de betaling vervolgens automatisch af te handelen. Dit heeft ons een efficiencyverbetering van 70-80% opgeleverd. Een ander voorbeeld is het maken van rapportages. Voorheen was dat omslachtig en veel handwerk; nu kunnen we met een druk op de knop bijvoorbeeld een BTW-rapportage maken en deze omzetten naar ieder gewenst formaat. De toegankelijkheid van informatie is daardoor enorm toegenomen.

Uitgebreide functionaliteit

Rick Portenge, Assistant Manager Applicatie F&A Systems: “Daarnaast is een belangrijk voordeel dat we voor heel veel zaken niet langer afhankelijk zijn van externe consultants, omdat JD Edwards E1 V9.0 heel veel functionaliteit standaard in het pakket heeft zitten. Zoals bijvoorbeeld de eerder genoemde ondersteuning van SOX en de SEPA-betalingen. Bovendien kunnen we veel zaken nu ook zelf; het volledige application management wordt nu door F&A gedaan.
Dat scheelt veel tijd en geld. Om een voorbeeld te noemen: de veiligheidsinstellingen. Voorheen kon iedereen overal in, terwijl we het niet zelf konden beheren. Nu zijn de veiligheidsinstellingen heel streng en kunnen we ze bovendien zelf inrichten. We zijn daar overigens ook op geaudit door Deloitte voor wat betreft compliance. Daarnaast is de gebruikersinterface aanzienlijk verbeterd. Met JD Edwards E1 V9.0 werk je in een gewone Windows-omgeving, waardoor het voor iedereen veel gebruiksvriendelijker is.

De Groot: “De implementatie is heel goed gegaan. We zijn binnen budget gebleven en ook binnen de tijd die we ervoor hadden staan. Wel waren er wat problemen toen we live gingen, omdat we bepaalde processen niet afdoende hadden getest. Dan moet je bijstellen en de problemen oplossen, maar dat is uiteindelijk ook goed gegaan. Het leert ons dat je een testfase met gebruikers zo intensief en langdurig mogelijk moet laten zijn. Verder hebben we veel aandacht besteedt aan het trainen van mensen, want een implementatie als deze is uiteraard wel een verandering. En bij verandering moet je zorgen dat je je mensen meekrijgt. Zo zijn er groepstrainingen en 1-op-1 trainingen geweest en hebben we incentives gekoppeld aan het gebruik van JD Edwards E1 V9.0. Zo zorgen we ervoor dat onze mensen zich het nieuwe systeem zo snel mogelijk eigen maken.

Toekomst

DENSO Europe blijft gericht op het verhogen van de efficiency en vooral ook op low cost werken, zeker in de huidige automotive markt. Nieuwe ontwikkelingen staan dan ook direct weer op de planning. De Groot: “Zo zijn we op dit moment bezig met het opstarten van elektronische factuurverwerking, dus het matchen van orders en inkomende facturen, om die vervolgens automatisch af te handelen. Daarnaast gebruiken de fabrieken nu nog JD Edwards World. We willen gaan onderzoeken in hoeverre zij ook over kunnen stappen naar JD Edwards E1 V9.0, om de efficiency verder te vergroten. Met de implementatie die we nu hebben gedaan hebben we min of meer een pilot gedaan. Nu dit succesvol blijkt te zijn, ligt de weg open om verder uit te breiden.

Cadran - Jan Stalman

Advies op maat over onze oplossingen?

Jan Stalman, Sales Manager bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.