Knap staaltje werk: Hoe IKO Metals met JD Edwards een flinke sprong maakt naar de 21e eeuw

Wereldwijd hebben 500.000 gebouwen een dak van het familiebedrijf IKO Metals. De fabrikant heeft de afgelopen jaren flink wat grote overnames gedaan. Mede hierdoor werd het tijd voor een solide systeem: JD Edwards ERP. Cadran deed de implementatie snel en kostenefficiënt en leidde de key users op. Ook ontwikkelde Cadran met Simplified Views een intuïtief grafisch planboard en een overzichtelijke workorder cockpit.

‘We hadden een zelf ontwikkeld systeem, maar als de programmeur zou wegvallen, hadden we een probleem’, vertelt Michel Petitjean. Hij is CEO van de Europese organisatie en werkt al drieëndertig jaar met veel plezier voor de IKO-groep. Een tweede reden voor de overstap naar JD Edwards was dat IKO Metals wereldwijd had besloten dit platform als basis voor alle systemen in te zetten. ‘Vooral voor productieomgevingen is JD Edwards de oplossing voor ons’, vertelt Michel.  

Accelerate template voor minder maatwerk

Na een uitvoerig selectietraject waarbij meerdere Cadran-klanten werden bezocht, koos IKO Metals voor Cadran. ‘Zij hadden meer honger, een sterkere drive om de uitdaging aan te gaan’, vertelt Michel. Om de implementatie te versnellen, werd gebruikgemaakt van een ‘accelerate template’ met bewezen best practices en standaardconfiguraties voor de specifieke sector. Zo was er minder maatwerk nodig en was er minder risico op fouten of vertragingen tijdens het implementatieproces. Michel: ‘Ik ben altijd een groot voorstander van de kortste weg en dat is ook nu weer goed bevallen.’ 

‘Offer je beste mensen op’

Om het project in goede banen te leiden nam IKO Metals een projectmanager aan en werd er een groep van key users vanuit de logistieke, productie- en financiële afdelingen samengesteld. Michel: ‘Je wilt eigenlijk de managers van belangrijke afdelingen niet uit de dagelijkse praktijk halen, maar echt: offer je beste mensen hiervoor op, dat is het waard. Dat bleek maar weer tijdens dit project. De meeste key users hadden wel ervaring met ERP-systemen, maar niet met JD Edwards. Daardoor was het af en toe een ‘bumpy road’, maar met de hulp van Cadran zijn we er steeds goed uitgekomen.’

Overzichtelijk planboard

Als onderdeel van de implementatie hebben IKO Metals en Cadran verschillende werkprocessen vereenvoudigd met Simplified Views. Cadran zet deze tool in om gegevens en functionaliteiten samen te brengen in één intuïtieve interface. Met Simplified Views is voor IKO Metals een intuïtief grafisch planboard gemaakt waarin de planning voor de komende zestien weken is weergegeven. In het normale grid zouden dat schermen zijn met veel tekst en cijfers, nu is in één oogopslag duidelijk wat er staat. Op de achtergrond draait JD Edwards, maar aan de voorkant zien de gebruikers een heel overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en visueel planboard.

Michel: ‘We hebben een vrij complexe planning met verschillende lijnen en artikelen. In het oude systeem hadden we een tailormade oplossing waarmee we vergroeid waren: moeilijk om op te geven dus. Nu kun je natuurlijk buiten het systeem verder werken met een Excelsheet, dat doen veel bedrijven, maar wij wilden zo veel mogelijk in JD Edwards werken. Dat is juist de bedoeling van zo’n systeem. Ik ben heel blij dat we nu goed kunnen plannen met dit overzichtelijke planboard. En er zijn inmiddels meer afdelingen die hier oren naar hebben.’

Workorder Cockpit

Met Simplified Views heeft Cadran ook een Workorder Cockpit gemaakt, waarin een overzicht van alle werkorders en material resource orders staat. Door middel van een workshop werden eerst de wensen van de key users achterhaald. Vervolgens is de ideale route uitgestippeld die een gebruiker aflegt om in het systeem te bereiken wat hij of zij wil. Op deze manier kon het proces sterk vereenvoudigd worden, waardoor er veel minder kliks nodig zijn voor een actie. En dat levert dagelijks een behoorlijke tijdsbesparing op. ‘Cadran kroop als het ware in de huid van onze gebruikers om een heel intuïtief proces vorm te geven’, vertelt Michel.

Soepele Go Live

De Go Live verliep erg soepel: alle fundamentele processen, zoals het ingeven van salesorders en de logistiek, konden gewoon doorgaan. ‘Ik heb bij concurrenten gezien dat de business bij de overstap naar een nieuw systeem drie maanden stillag, dus het was een enorme opluchting dat dit bij ons totaal niet het geval was. Wij zijn geen moment uit de lucht geweest. Natuurlijk waren er wel wat kleine probleempjes, dat hoort erbij, maar de business kon gewoon doorgaan’, vertelt Michel. Daarbij hielp het ook dat de key users zo betrokken waren. De lijnen waren kort. Het was voor de medewerkers een nieuwe manier van werken, maar door de energie van het kernteam en Cadran werden alle medewerkers in de hele beweging meegenomen. Michel: ‘Ook de collega’s die bijna met pensioen gingen stapten moeiteloos over op het nieuwe systeem.’   

Snel en kostenefficiënt live

Er staat nu een JD Edwards ERP-systeem waarin zo veel mogelijk standaard is. Cadran heeft door middel van een strakke governance het maatwerk tot een minimum weten te beperken. Michel: ‘Cadran heeft steeds goed met ons meegedacht over hoe we zo dicht mogelijk bij de standaard konden blijven. In gevallen dat het echt niet anders kon, zijn we uitgeweken naar maatwerk.’ Ondanks wat verloop bij IKO Metals, druk vanuit de business en aanpassingen tijdens het project, heeft Cadran het nieuwe ERP-systeem relatief snel en kostenefficiënt live gebracht. Doordat Cadran de key users in JD Edwards heeft opgeleid, waren er ook na de Go Live weinig issues. 

Korter op de bal

Michel: ‘De key users geven aan dat het systeem dat er nu staat veel beter werkt dan de oude maatwerkoplossing. Er is bovendien veel meer controle op de processen. We hebben beschikking over de juiste data en hebben de gelegenheid gekregen om een aantal processen, tegelijk met de invoer van het systeem, aan te passen. En: de eerste resultaten worden al gemeten in het order pick proces.’ Met de komst van JD Edwards is het systeem van goedkeuring, voor bijvoorbeeld aankopen, geoptimaliseerd. Door de betrouwbare data is het mogelijk financiële analyses te doen en korter op de bal te spelen. Ook op het vlak van kredietcontrole zijn er flinke verbeteringen.

Ineens in de 21^e eeuw

Daarnaast is er een heel mooi neveneffect: de samenwerking tussen de managers vanuit de financiële, logistieke en productieafdelingen is versterkt. Doordat zij als key users intensief moesten samenwerken, ook met het MT, is die hele laag veel hechter geworden. ‘Hierdoor zijn de lijnen korter en weet iedereen elkaar sneller te vinden’, aldus Michel. Verder is het vooral nog een kwestie van het nieuwe systeem leren kennen en de nieuwe manier van werken eigen maken. ‘We zijn nog niet zo lang geleden live gegaan, dus we zijn het systeem nog volop aan het ontdekken. We zijn bij wijze van spreken vanuit de Middeleeuwen in de 21^e eeuw terechtgekomen. Dat is even wennen.’

Cadran en IKO Metals steken elke drie maanden de koppen bij elkaar om te kijken wat er nog gefinetuned kan worden. Michel: ‘De externe wereld verandert zo snel, dat je toch een aantal stabiele factoren moet hebben in de zakelijke omgeving. Voor ons is dat dit systeem.’

Interesse in JD Edwards ERP voor jouw productiebedrijf?

Wil je meer weten over Oracle JD Edwards voor productiebedrijven? Neem contact op met Bart Dix en ontdek de eindeloze mogelijkheden voor jouw bedrijf.

Neem contact op