Referentie case: Interface implementeert JD Edwards Order to Cash

Oracle JD Edwards Order to Cash voor tapijttegelfabrikant Interface

Bij de wereldwijde tapijttegelfabrikant Interface was er grote behoefte aan een moderne ERP-oplossing. Cadran implementeerde het Order to Cash systeem van Oracle JD Edwards, deed parallel een upgrade van het Warehouse Management Systeem (WMS) en realiseerde vele subprojecten. Dit alles zonder de productie een enkel moment stil te hoeven leggen.

De tapijttegel is een uitvinding van de Nederlander Petrus Johannes van Heugten en werd in 1958 voor het eerst op de markt gebracht. In de jaren ‘60 zet Heuga, het bedrijf van Van Heugten, de toon op het gebied van tapijttegels en designvloeren. Inmiddels is het merk onderdeel van het Amerikaanse Interface dat in 40 jaar tijd is uitgegroeid tot ‘s werelds grootste tapijtfabrikant en een van de belangrijkste spelers op het gebied van duurzaamheid. De vestiging in Scherpenzeel, dat aan de basis stond van Heuga, vormt het kloppend hart voor de productie in en levering aan Europa.

Technische erfenis

Interface maakte al 20 jaar wereldwijd gebruik van een zelf gebouwd systeem, dat onderhouden werd door eigen programmeurs. Dit oorspronkelijk in Cobol geprogrammeerde systeem werd steeds lastiger te gebruiken en was sterk verouderd. De applicatie sloot niet meer aan op de nieuwe productieprocessen en belangrijke add-ons pasten niet. Verder verdween de kennis van de software langzaam uit het bedrijf. ‘Het is alsof je een Opel Manta hebt en daar een ingebouwd navigatiesysteem in wil hebben. Is dat wel handig, vraag je je dan af’, vertelt Rob Heeres, Director European Planning & Distribution bij Interface.

Order to cash oplossing van Oracle JD Edwards

Om het risico te beperken, beter aan te kunnen sluiten bij de bedrijfsprocessen en een platform voor de toekomst te hebben besluit Interface voor een nieuw systeem te kiezen. Het kiezen voor een nieuwe oplossing biedt de mogelijkheid om de processen wereldwijd te harmoniseren en de stromen die niet proces gestuurd waren te optimaliseren. Hierdoor kunnen de verschillende afdelingen, waaronder inkoop, verkoop, logistiek en finance, beter samenwerken. Interface vindt in Cadran een succesvolle partner voor de implementatie van het Pan-Europese Order to Cash systeem van Oracle JD Edwards. ‘De mensen van Cadran denken met ons mee en begrijpen onze bedrijfsprocessen. Ze zetten niet alleen het ‘as is’ systeem om in een nieuw systeem, nee, ze hebben uitvoerig met ons gediscussieerd over het inrichten van onze processen. We hadden dat advies echt nodig’, aldus Heeres.

WMS én ERP

Eerst vindt er een upgrade van het WMS plaats, dat gekoppeld is aan een geautomatiseerd magazijn. De nieuwe versie hiervan wordt in januari 2014 live gezet. Vervolgens moet het ERP-systeem daar aan vastgeknoopt worden. ‘Toen liepen we tegen een nieuwe uitdaging aan’, vertelt Heeres. ‘We kunnen nauwelijks stoppen met onze bedrijfsvoering, dus de overgang naar het nieuwe systeem moest redelijk geruisloos gaan. In het weekend hebben we met Cadran alle systemen overgezet, waardoor we maar drie dagen een administratieve stop hebben gehad. Ter vergelijk: in Azië en de Verenigde Staten, waar ze een soortgelijke transitie ondergingen met andere partijen, zijn ze zo’n zes weken uit de lucht geweest. Dus wij waren blij, we hebben echt een prima go live gehad.’

De zeven maanden tussen de upgrade naar het nieuwe WMS en de livegang van het O2C-systeem zijn intensief. Vier consultants van Cadran zitten zo goed als fulltime bij Interface om de transitie in goede banen te leiden. Er worden twaalf interfaces bijgebouwd en er is een flinke serie sub-projecten welke tegelijkertijd tot een goed einde worden gebracht. ‘Het sterke aan Cadran is, dat dezelfde consultants het hele proces zijn gebleven. De mensen zijn heel ervaren. Vaak krijg je een paar senioren en een paar junioren. Door de enorme druk en complexiteit konden wij ons dat niet permitteren. Met Cadran hadden we steeds binnen een uurtje antwoord op onze vragen’, vertelt Heeres.

Training en opleiding

De meeste mensen bij Interface werken er al 15 tot 30 jaar en waren erg gewend aan het oude systeem. Dagelijks werken meer dan 500 medewerkers met het nieuwe systeem. Cadran investeert veel tijd en aandacht aan het begeleiden van mensen. Zo worden er key user trainingen georganiseerd, wordt het testen begeleid en worden er mensen opgeleid. Ter ondersteuning van het opleiden van de gebruikers is er een e-learning pakket met instructies, een toets en certificering (User Productivity Kit) gebruikt. Daarnaast heeft Cadran tijdens het project een sterke “Senior Supplier” rol gespeeld.
Heeres: ‘Het project is een groot succes. Gegeven de schaal en de diepgang van de verandering en het geografische verspreidingsgebied is het erg goed gegaan.’

Resultaten

Medewerkers van customer service, planning én logistiek werken nu met hetzelfde systeem. Er kunnen add-ons toegevoegd worden en nieuwe technologie kan veel sneller en slimmer ingezet worden. Daarnaast is het risico van het oude systeem en de wegvloeiende kennis doordat mensen met pensioen gaan nu weggenomen.

Eén van de eerste resultaten is dat de transparantie van het ordermanagement enorm is toegenomen. In de tapijttegelbranche zijn er veel wijzigingen in orders.Gemiddeld wordt iedere leverdatum nog twee keer herzien, vaak op een heel laat moment.In het oude systeem werd de oude leverdatum overschreven waardoor de geschiedenis niet inzichtelijk was. Nu de hele historie van een salesorder bewaard blijft, kan de customer service afdeling hier beter op inspelen. Door proactief de klanten te bellen met de vraag of de leverdatum nog actueel is, worden kosten bespaard.

Ook het management van de retouren is nu beter onder controle. Daarnaast is het aantal storingen en interrupties in het WMS afgenomen. Op het gebied van credit management zijn er eveneens sterke verbeteringen: Er kan nu veel eerder in het proces gekeken worden of klanten überhaupt in staat zijn om de rekening te betalen.

Het inzicht in transportkosten is ook fors toegenomen. Interface is nu bezig deze transportkosten met dit nieuw verkregen inzicht omlaag te brengen. ‘De analyses en het daardoor verkregen inzicht beginnen hun vruchten af te werpen. We zitten op dit moment vol in de verbeterprocessen en kunnen ook veel beter forecasten.’ Nu de succesvolle implementatie van het Order to Cash systeem is afgerond is het tijd voor de volgende stap. Cadran start in 2016 met de implementatie van het systeem voor Manufacturing bij Interface.