United Biscuits - JDE ERP

Pladis (voorheen United Biscuits) – Voedingsmiddelenindustrie ERP

In 2014 neemt Yildiz Holding United Biscuits (UB) over en in 2016 werd Pladis opgericht toen Yildiz Holding besloot United Biscuits (waar Koninklijke Verkade deel van uitmaakte), Ulker, Godiva Chocolatier en DeMet’s Candy Company te laten samengegaan als één wereldwijde onderneming. Pladis is een wereldwijd koek- en chocoladebedrijf dat actief is in 130 landen in Europa, het Midden-Oosten, Afrika, Azië en Amerika. Het bedrijf combineert drie eeuwen bakkerij- en zoetwarenexpertise door het samenbrengen van de iconische merken Godiva, McVitie’s en Ulker. Pladis maakt producten in de zoete en hartige koekjes, wafels, cake, chocolade, kauwgom- en snoepcategorie.

Cadran realiseert succesvolle implementatie JD Edwards EnterpriseOne bij United Biscuits

Koekjes- en snacksfabrikant gericht op kostenbesparing door efficiency.

UB is één van de grootste Europese produ­centen van biscuits en snacks. Het bedrijf, dat in 1948 is ontstaan, heeft een sterke positie in de Europese markt met bekende merken als Verkade in Nederland en McVitie’s in het Verenigd Koninkrijk. Daarnaast is UB groot in landen als Frankrijk, Spanje, België, Duitsland en Portugal en worden producten geëxporteerd naar Canada, de VS en Azië. Als het gaat om de divisie biscuits is UB marktleider in Engeland en de 2e grootste speler in Frankrijk, Nederland en België. Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in Londen. UB is sterk gericht op het realiseren van efficiency in zijn bedrijfspro­cessen, om zo kosten te kunnen besparen.

Het bedrijf schafte voor zijn Nederlandse organisatie JD Edwards World aan en realiseerde hiermee grote besparingen. Waar de Noord-Europese divisie van het bedrijf de laatste jaren echter tegenaan liep was dat er binnen zijn verschillende vestigingen, Nederland, België en Frankrijk, gebruik werd ge­maakt van verschillende systemen. Zo gebruikte Verkade in Nederland JD Edwards World, maar maakten vestigingen van Delacre in België en BN in Frankrijk gebruik van andere ERP-systemen. Dat zorgde voor de nodige integratieproblemen, waarvoor het bedrijf een oplossing zocht. Uitein­delijk werd gekozen voor JD Edwards Enterprise­One. In samenwerking met Cadran werd dit ERP-pakket geïmplementeerd.

Integratieproblemen

Frank Melis, Information Systems Manager Be­nelux van UB en Project Manager voor de im­plementatie van JD Edwards EnterpriseOne in Noord-Europa vertelt: “Het gebrek aan integratie tussen de verschillende ERP-systemen zorgde voor diverse problemen. Zo konden we bijvoor­beeld niet gemakkelijk zien wat de voorraad was in Noord-Europa. Die informatie moest uit ver­schillende systemen gehaald worden en naast elkaar worden gelegd. Daarnaast moesten we interfaces bouwen tussen de verschillende syste­men voor intercompany shipments. Zo’n interne verscheping van producten gebeurt veelvuldig, omdat we de merken die we voeren in meerdere landen op de markt brengen. Zo wordt bij Ver­kade in Nederland het product gemaakt dat op de Nederlandse markt als Verkade merk wordt verkocht, maar daarnaast in België en Frankrijk onder andere merknamen als Delacre en BN. Je hebt geïntegreerde systemen nodig om zaken als voorraad, pro­ductie en vraag te kunnen managen. Daarnaast moesten onze IT-mensen kennis hebben van drie verschillende systemen en waren we naast tijd, veel geld kwijt aan het onderhouden en up-to-date houden van de systemen. Een situatie waar we een op­lossing voor wilden vinden. We zijn op zoek gegaan naar een leverancier die ons een passende oplossing kon bieden.”

JD Edwards aanzienlijk goedkoper

UB heeft toentertijd een aantal oplossingen be­keken. Melis: “Zo hebben we SAP bekeken, om­dat de Engelse en Spaanse vestigingen van UB met SAP werken. Maar het grote voordeel van de keuze voor JD Edwards was dat we de soft­ware maar voor de helft van de vestigingen nieuw hoefden aan te schaffen. De vestigingen die al gebruikmaakten van JD Edwards World konden volstaan met een upgrade naar JD Edwards En­terpriseOne. Kostentechnisch was dat natuurlijk veel interessanter. Daarnaast hadden we zeer goede ervaringen met JD Edwards en zou het voor de vestigingen die al met JD Edwards werk­ten veel eenvoudiger zijn om over te gaan naar een ander JD Edwards-systeem. We hebben daarom besloten om over te gaan naar JD Ed­wards EnterpriseOne.”

Implementatie in fasen

“We hebben bij de implementatie ervoor geko­zen om een traject in te gaan, waarbij we zoveel mogelijk intern zouden uitvoeren. We hebben dus wat minder gebruik gemaakt van externen, waardoor het traject ook wat langer heeft ge­duurd. Aan de andere kant was de impact van de veranderingen minder groot en hebben we daar­door ook kosten kunnen besparen. We hebben allereerst de businessprocessen voor alle vesti­gingen bekeken om zo de “as-is” situatie in kaart te brengen en hebben een ontwerp gemaakt van de “to-be” situatie. Daarbij hebben we gestreefd naar het gebruik van zoveel mogelijk dezelfde systemen en gelijke processen bin­nen de diverse Noord-Europese vestigingen. De doelstelling die we daarbij hadden was alleen verandering aan te brengen als het daadwerkelijk iets zou opleveren. En dat is wat we hebben gedaan. Na het ontwerp hebben we het systeem ingericht en getest. Deze fase heeft ongeveer negen maanden in beslag ge­nomen. Gebruikers konden daarna in een zogenaamde “sand­pit omgeving” van het systeem vertrouwd raken met het nieuwe systeem. De sandpit testomgeving is een exacte weergave van de toekomstige productieomgeving. Hierin konden gebruikers­functionaliteiten, processen en security-aspecten worden ge­test”, aldus Melis.

Kostenbesparing en efficiency

“De meest belangrijke voordelen van de overgang van JD Edwards Enterprise­One zullen we ervaren als ook België en Frankrijk overgaan. Dan kan de beoogde integratie plaatsvinden tussen de verschil­lende systemen. De transparantie en ef­ficiency van onze bedrijfsprocessen zul­len dan aanzienlijk toenemen. Bovendien kunnen we dan de oude ERP systemen stopzetten, waardoor we grote kostenbe­sparingen kunnen realiseren. Maar ook nu al wordt de veel betere gebruikersvriende­lijkheid van de op Windows georiënteerde grafische user interface door gebruikers als zeer positief ervaren, hetgeen de ac­ceptatie van het nieuwe systeem ten goe­de komt. Naast de integratie voordelen door het werken op een Noord-Europees systeem, dat overigens in het centrale UK datacenter in Liverpool staat, zijn er enor­me efficiëntieverbeteringen gerealiseerd door:

  • een volledig integratie van bar-code scanning (EAN128/ SSCC) in inslag, productie en distributie;
  • een vergaande integratie van EDI (electronisch berichten­verkeer); niet alleen klantenorders en facturen, maar ook de volledige voorraadafstemming met logistieke dienstverle­ners en co-packers;
  • een vergaand geautomatiseerd intercompany verkeer. Een voorbeeld hiervan is dat een intercompany levering aan België of Frankrijk volledig op de werkvloer wordt afgehan­deld. De rit wordt scanning-ondersteund geladen, op basis waarvan uitslag, facturatie, transportdocumenten en de initiële ontvangst op de bestemming automatisch worden afgehandeld. De rit kan in Enterprise One worden gevolgd en bij aankomst wordt – na controle van het aantal pallets – de rit bevestigd. De definitieve ontvangst verloopt vervolgens automatisch. Hiermee is de benodigde tijd voor de administratieve en fysieke afhandeling van 3 uur teruggebracht tot slechts een half uur.

Implementatie succesvol

UB stelde voor de implementatie een in­tern team samen dat voor de verschillen­de landen de implementatie coördineert en uitvoert. Daarnaast werd Cadran inge­schakeld om het bedrijf te ondersteunen. Cadran heeft jarenlange ervaring met het implementeren van JD Edwards-oplos­singen. Melis: “De keuze voor Cadran lag voor de hand. De relatie met hen is ont­staan ten tijde van de implementatie van JD Edwards World. We waren toentertijd zeer tevreden over de knowhow en ser­vice die zij leveren, dus voor ons was de keuze een logische. Zij kennen de busi­ness als geen ander en dat is ook nu in dit traject weer gebleken. Cadran is een partner met zeer veel kennis van JD Edwards-systemen. Maar ze zijn niet alleen technisch goed, ze denken ook vanuit be­drijfsoogpunt mee. De implementatie is goed verlopen. Natuur­lijk hebben we wel wat kleine startperikelen gehad, maar hier is door het UB implementatieteam en Cadran adequaat op gerea­geerd. Wij zijn erg tevreden.”

Cadran - Jan Stalman

Advies op maat over onze oplossingen?

Jan Stalman, Sales Manager bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.