Netsuite User Case | Kalibra kiest voor NetSuite ERP
Usercase NetSuite Kalibra

Kalibra verruilt vijf systemen voor één krachtig NetSuite

kalibra-netsuite-erp

Wat hebben een drukmeter in een olieraffinaderij, de luchtstroom in een operatiekamer en een weegschaal bij een veevoeder met elkaar gemeen? Al deze apparaten worden door Kalibra gevalideerd en gekalibreerd om zuivere en exacte metingen te garanderen. Exact en zuiver bleken ook wensen te zijn voor de eigen organisatie. Door afscheid te nemen van verouderde systemen en NetSuite en Next Service door Cadran te laten implementeren, werd de data van een betere kwaliteit, werden de processen efficiënter en de organisatie wendbaarder.

Wat als we opnieuw konden beginnen?

Kalibra, onderdeel van Equans, heeft 110 medewerkers in dienst en draait in België en Nederland een jaarlijkse omzet van 15 miljoen euro. Tachtig van de 110 medewerkers werken in de buitendienst en zijn dag in dag uit op pad om bij klanten meetapparatuur te valideren en kalibreren.

Door een verleden van samenvoegingen en overnames, waren er aan de achterkant van het bedrijf nog verschillende werkwijzen en systemen in gebruik. Dat ging zoals het ging, totdat Richard Damen, manager bij Kalibra, in een managementoverleg de vraag stelde: “Wat nou als we nu opnieuw zouden kunnen beginnen? Hoe en met welke systemen zouden we dan willen werken? Hoeveel efficiënter zouden we dan zijn? En hoe zou dit onze groei en ontwikkelingen in de toekomst stimuleren?” Toen ging de bal rollen. En hard ook.  

Unanieme keuze voor Cadran

Kalibra zette vervolgens een Request For Information uit voor zes verschillende ERP-pakketten. Cadran kwam met NetSuite als winnaar uit de bus. Richard: “Ze hadden het heel goed voorbereid en hadden zich, in tegenstelling tot anderen, echt verdiept in onze dienstverlening. We kozen eigenlijk unaniem voor Cadran.”  

Leren hoe NetSuite in elkaar steekt

“Omdat ik met de vraag kwam, vond ik dat ik het project, samen met zes anderen, ook moest uitvoeren”, vertelt Richard. Dus begonnen hij en zijn collega’s zonder IT-kennis en -ervaring aan de ERP-implementatie. “En dat begon meteen met een flinke communicatiebarrière”, lacht Richard. “Achteraf gezien was deze periode nodig om elkaar goed te begrijpen en het uiteindelijke systeem zo goed te maken als het nu is, maar we moesten echt leren hoe NetSuite in elkaar steekt en andersom moest Cadran leren hoe wij precies werken.”

Afscheid nemen van vijf systemen

In eerste instantie werden een aantal ‘standaard’ processen aangepakt, zoals tijdschrijven, declaraties, inkoop en een deel van de track and trace. Vervolgens was het kernproces aan de beurt: Vijf verschillende (oude) systemen werden vervangen door NetSuite. Zo was er een zelfgemaakt overzicht voor urenverantwoording en declaraties, de More app (een pdf-generator voor werkbonnen en andere formulieren), een custommade programma voor de planning, Microsoft Dynamics en Excel om de werkvoorraad bij te houden. Met name deze laatste oplossing werd erg decentraal bijgehouden, wat soms tot een flinke zoektocht leidde. “Het afscheid nemen van deze vijf systemen is bijna intensiever dan het implementeren van NetSuite. Mensen zijn ermee vergroeid, dus dit loslaten gaat stap voor stap en vergt veel flexibiliteit”, vertelt Richard.  

Next Service

Om het leven van de medewerkers in het veld makkelijker te maken, implementeerde Cadran ook Next Service: een field servicemanagement suiteapp waarmee Kalibra alle aspecten van de serviceactiviteiten kan beheren. Van taakplanning en klantinformatie tot voorraadbeheer en facturering. Next Service zorgt voor minder fouten, meer efficiëntie, een betere informatievoorziening en sneller factureren. Richard: “Dit maakt voor ons een enorm verschil. Waar we voorheen pas twee weken na een bezoek van de buitendienst konden factureren kan dat nu op dezelfde dag. Inmiddels werkt de gehele buitendienst met de app. Omdat we nog maar net een maand live zijn is het nog even wennen, maar als straks iedereen gewend is, krijgen we enorm veel nuttige informatie. Zoals wat er precies gedaan is en met welke materialen. Dan kunnen we bijna geautomatiseerd factureren.”

Next-Service-NetSuite-Field-Service-ERP

Meer weten over Next Service?

Next Service een field servicemanagement suiteapp binnen NetSuite.

Go Live

De samenwerking verliep soepel. Richard: “Het fijne van Cadran is dat ze denken in oplossingen. Zo zijn wij zelf ook, heel pragmatisch. We hebben lekker door geknald met zijn allen, de sfeer was altijd goed.” Ook de Go Live verliep soepel. Er werd veel tijd en aandacht in de voorbereiding gestoken en door de e-learning en trainingen van tevoren, waren de medewerkers voorbereid. “De eerste dag hebben we gelijk vanuit het nieuwe systeem gefactureerd, dus dat was heel mooi. Bij een Go Live van zo’n groot systeem gaat het nooit 100 procent goed, maar iedereen begreep dat wel. Het gaat wel om een systeem voor de lange termijn.” Om ervoor te zorgen dat het systeem ook na de Go Live zo goed mogelijk werkt voor Kalibra en om vragen die tijdens het gebruik opkomen te beantwoorden, krijgt Kalibra Netsuite Support. Of het nu gaat om technische vraagstukken, procesoptimalisaties, informatieaanvragen of aanpassingen aan de document-output, Kalibra kan hiervoor altijd bij Cadran terecht.

Sturen en schedulen

Het nieuwe ERP-systeem en de bijbehorende mobiele app Next Service geven veel sturingsinformatie. “Van Cadran hebben we veel geleerd over de verschillende rapportagemogelijkheden. Hierdoor kunnen we beter sturen, beter plannen en zitten we korter op de bal”, vertelt Richard. Acht mensen plannen dagelijks afspraken in voor tachtig buitendienstmedewerkers en 3.000 meetinstrumenten, of onderdelen daarvan. Met de track en trace mogelijkheid is het nu ook mogelijk om te zien waar de apparatuur is. “Ons vorige systeem was heel controlerend. Met het nieuwe systeem geven we de mensen veel meer vrijheid en vertrouwen. We gaan ervan uit dat iedereen de juiste dingen doet en zo niet dan gaan we met elkaar in gesprek”, legt Richard uit.  

Volgende stappen

Maar Richard is nog niet klaar, sterker nog, hij heeft nog een aardige lijst van gewenste functionaliteiten. Zo wil hij de scheduler in Next Service verder uitbouwen. Ook moeten de interfaces tussen de verschillende systemen en NetSuite uitgebreid worden, zodat er meer data heen en weer gestuurd kan worden. Daarnaast wil hij marketing automation aansluiten op de website, zodat offertes en gerichte marketingcampagnes via NetSuite verstuurd kunnen worden. Richard: “Kortom, samen met Cadran hebben we een mooi systeem neergezet waar we flinke stappen mee vooruit hebben gezet én waar we ook nog mooie stappen mee kunnen zetten in de toekomst.”


Marcel van Es

Interesse in NetSuite ERP?

Wilt u meer weten over NetSuite ERP? Neem contact op met Marcel van Es en ontdek de eindeloze mogelijkheden voor uw bedrijf.