Wentzel verbetert orderproces met eOne-koppeling tussen NetSuite en Docparser

Wentzel is een importeur en distributeur van de non-ferrometalen zink, koper en bladlood voor bouwtoepassingen. Een groot deel van het werk van de verkoopafdeling zat in het handmatig invoeren van orders. Zonde van de tijd, vond Wentzel. Cadran implementeerde met eOne een koppeling tussen Docparser en NetSuite, zodat orders automatisch in NetSuite ingelezen worden.

Wentzel levert aan technische groothandels die vervolgens weer doorleveren aan loodgieters, dakdekkers of aannemers. Sanne Wentzel is als operationeel manager bij Wentzel verantwoordelijk voor de gehele goederenstroom. Sanne is in haar functie veel bezig met automatisering en de optimalisatie van NetSuite. En dat is een flinke uitdaging, aangezien de materialen- en bouwwereld niet vooroploopt als het gaat om geautomatiseerde orderverwerking. Sanne: “Het grootste deel van orderverwerking ging nog via pdf’s die handmatig in het systeem gezet moeten worden, dat is door eOne gelukkig verleden tijd.”

Een partner waar je op kunt rekenen

Door het handmatig invoeren van orders duurde het orderproces bij Wentzel langer dan gewenst. De handige tool genaamd Docparser vertaalt een document, zoals een pdf, naar data die automatisch ingevoerd kan wordt in een ERP-systeem. Cadran werd ingeschakeld om de bestaande orderflow om te zetten naar eOne, een geavanceerde integratietool als platform tussen Docparser en NetSuite. Met eOne kunnen bedrijven hun systemen naadloos integreren, waardoor processen geautomatiseerd worden en de bedrijfsvoering efficiënter wordt.

Dat was geen makkelijke taak omdat er veel maatwerk in de bestaande flow zat: klanten bestellen bijvoorbeeld in eenheden die afwijken van de standaardinrichting. Toch kreeg Cadran het binnen de gestelde tijd voor elkaar. Sanne: “Cadran heeft ons veel uit handen genomen. Wij hebben deze specialistische kennis niet in huis, dus het is dan extra belangrijk dat je volledig op een partner kunt rekenen. Als ik in het ticketsysteem aangeef dat iets urgent is, wordt het snel opgepakt. Cadran heeft wat dat betreft ook de perfecte bedrijfsgrootte, waardoor ik al onze contactpersonen ken en er altijd iemand voor ons klaarstaat.’ Inmiddels werkt Wentzel nu twee maanden met het platform.

Ontdek eOne voor NetSuite

Of je nu kiest voor de traditionele integratie SmartConnect of de innovatieve virtuele integratieoplossing Popdock, met eOne til je de mogelijkheden in jouw NetSuite systeem naar een hoger niveau.

Ontdek de voordelen van eOne

Orderstroom automatiseren

Orders die in de nieuwe situatie via de mail als pdf binnenkomen, worden automatisch in NetSuite ingelezen. “Dit scheelt ons heel veel overtypwerk. Hierdoor kunnen onze verkopers hun tijd aan andere zaken besteden, zoals klanten helpen en met een goede service bezig zijn. Verder zien we dat de koppeling met eOne het hele proces versnelt. Orders staan sneller in het systeem, waardoor de klant sneller zijn orderbevestiging ontvangt en logistiek eerder met de order aan de slag kan. Daarnaast is ook de kans op fouten kleiner”, vertelt Sanne.

Website

Naast het automatiseren van de orderstroom, wil Wentzel eOne ook inzetten om gegevens automatisch van NetSuite naar de website te synchroniseren. Het gaat met name om de artikeldata. “Als we deze gegevens in NetSuite aanpassen, wil je dit niet nóg een keer handmatig voor de website moeten doen”, legt Sanne uit. “Dubbele handelingen willen we zo veel mogelijk voorkomen. eOne is hier een goede tool voor, ook om de informatie altijd actueel te houden.”

Grote slagen gemaakt

Uiteindelijk kan een combinatie van Docparser, EDI en een webportaal via eOne het handmatig verwerken van orders nagenoeg overbodig maken. “Daar moet het op een gegeven moment wel heen”, zegt ze. “Maar de meeste grote automatiseringsslagen heeft Wentzel inmiddels gemaakt. Er blijven altijd klanten die een email sturen met extra informatie die door onze verkoopafdeling moet worden verwerkt.” Ongeveer 80 procent wordt goed aangeleverd en kan ingelezen worden door Docparser en via eOne naar NetSuite gestuurd worden. Sanne: “Het is een utopie dat je alles kunt automatiseren, maar we zijn hard op weg.”