Van weerstand naar acceptatie: 4 tips voor een succesvol ERP project

Een ERP-project slaagt pas echt wanneer de eindgebruikers op de juiste manier worden betrokken. Gebruikers ervaren vaak druk door het combineren van hun dagelijkse taken met projectwerkzaamheden. Dit kan leiden tot misverstanden en frustraties, vooral wanneer ze weinig ervaring hebben met projecttermen en processen. De sleutel? Een sterke voorbereiding. Dat vormt meer dan de helft van het succes.

1. Stem de projectmethodiek af

Om miscommunicatie te voorkomen, is het essentieel om vooraf overeenstemming te bereiken over de projectmethodiek projectmethodiek (bijvoorbeeld Prince2). Zorg dat iedereen in het project dezelfde basiskennis van deze methode heeft door trainingen te geven. Dit creëert een gemeenschappelijke taal, waardoor iedereen elkaar beter begrijpt. Ook de tools die tijdens het project worden gebruikt, vereisen een basistraining. Zo kan de communicatie soepel verlopen en voorkom je misverstanden.

2. Zorg voor voldoende gebruikerscapaciteit

Om te voorkomen dat gebruikers overweldigd raken, is het belangrijk om vooraf een inschatting te maken van de benodigde kennis en vaardigheden en deze af te stemmen op de beschikbaarheid. Als bepaalde expertise niet voldoende beschikbaar is, overweeg dan om tijdelijk extra ondersteuning in te huren. Betrek afdelingsmanagers van gebruikers ook actief bij het project, bijvoorbeeld in de stuurgroep. Dit geeft gebruikers extra zekerheid en creëert een gevoel van steun. Het doel is dat alle gebruikers tijdens het project betrokken blijven, zodat het draagvlak voor de nieuwe oplossing groeit.

3. Manage de verwachtingen van de gebruikers

Helder communiceren over wat wel en niet binnen het project valt, is cruciaal om misverstanden en teleurstellingen te voorkomen. Documenteer van tevoren duidelijk de doelen en beperkingen van het project en communiceer dit met het team. Dit zorgt voor realistische verwachtingen en borgt dat de beloofde kwaliteit wordt behaald.

4. Projectmanagement

Een succesvol project start met een goed samengesteld team, heldere communicatiestructuren en een duidelijke scope. Door deze basis op orde te hebben, voorkom je dat gebruikers worden overspoeld met werk, dat verwachtingen ontsporen of dat kwaliteit in het gedrang komt. Dit alles verhoogt de kans op een soepel en succesvol project.

Zelfs als je maar één ding uit deze tips onthoudt: een ERP-project is een gezamenlijke onderneming. Benader het met dit uitgangspunt en werk samen aan succes!n?