Bedrijfsovername: wat betekent dit voor je ERP-systeem? Deel 2 – Aankoop

Bedrijfsovernames zijn tegenwoordig veelvoorkomend, en dat brengt vaak uitdagingen voor IT-systemen met zich mee, in het bijzonder het ERP-systeem. Een overname draait niet alleen om het samenvoegen van systemen, maar kan ook gaan om het opsplitsen ervan. Soms bepaalt de verkoopdeal dat een bedrijf tijdelijk op het bestaande ERP-systeem blijft draaien. Maar hoe maak je binnen die tijd de juiste keuzes: integreer je de processen volledig of laat je tijdelijk twee ERP-systemen naast elkaar bestaan?

Bij Cadran Consultancy merken we dat veel bedrijven met deze vragen rondlopen. Waar moet je aan denken, welke uitdagingen kom je tegen en hoe pak je het aan? In mijn eerste blog belichtte ik de Verkoop van een bedrijf en in deze blog de situatie bij een aankoop.

Aankoop van een bedrijf

Bij een bedrijfsaankoop is vaak de eerste vraag of het overgenomen bedrijf op het bestaande ERP-systeem van de koper kan worden aangesloten, of dat beide ERP-systemen blijven draaien. Voor onze klanten betekent dit vaak dat het nieuwe bedrijf en zijn processen worden toegevoegd aan het bestaande JD Edwards-model. De aanpak hangt af van de situatie:

Situatie 1: Het overgenomen bedrijf gebruikt geen JD Edwards ERP en verlaat het oude ERP-systeem

Als het aangekochte bedrijf geen JD Edwards gebruikt, gaat het om een standaard JD Edwards-implementatie, aangepast aan de bestaande processen van het moederbedrijf. Een analyse brengt de processen van het overgenomen bedrijf in kaart en vergelijkt deze met de bestaande structuur in JD Edwards. Vaak zijn de processen niet zomaar uitwisselbaar – elke organisatie heeft zijn unieke werkwijzen, soms zelfs land specifieke vereisten.

Verandermanagement speelt hier een cruciale rol. Het doel is integratie van systemen, niet een volledige nieuwe implementatie. Ook de zelfstandigheid en identiteit van het overgenomen bedrijf moeten behouden blijven.

Een belangrijk aspect in dit proces is de dataconversie: het verzamelen, opschonen en importeren van gegevens zoals klant- en artikeldata, openstaande facturen en documenten. Documenten zoals facturen en pakbonnen moeten voldoen aan wettelijke vereisten. Een valkuil hierbij is de gedachte “We doen het al jaren zo,” maar met een frisse blik kijken naar de doelen en het waarom van huidige processen kan veel verbeteren.

Situatie 2: Beide bedrijven gebruiken JD Edwards ERP 

Lijkt eenvoudig, maar er zijn vaak veel details om rekening mee te houden. Hoewel de tabelstructuren overeenkomen, kan de set-up – zoals het gebruik van categoriecodes – volledig verschillen. Ook hier is een zorgvuldige analyse nodig voor de dataconversie, inclusief opschoning van dubbele data.

Een andere overweging: als de ERP-versies verschillen (bijvoorbeeld JD Edwards EnterpriseOne E9.0 en E9.1), moeten strategische keuzes gemaakt worden:

• Upgraden van het ene of downgraden van het andere systeem?
• Welk maatwerk is het meest waardevol, en welke versie ondersteunt dat het beste?
• Of kiezen we voor een gezamenlijke overstap naar de nieuwste versie?

Deze vragen vereisen dezelfde nauwkeurige aanpak als bij de integratie van een ander ERP-systeem. Procesanalyse, documentcontrole, regelgeving, dataconversie en security blijven belangrijke aandachtspunten.

Tot slot

Dit overzicht is slechts het begin. Bij een ERP-integratie of -ontvlechting komen nog veel andere aspecten kijken, zoals de infrastructuur en integratie van hardware en netwerken. Hoewel deze niet altijd direct onder de verantwoordelijkheid van de ERP-consultant vallen, zijn ze onmisbaar voor het succes van het project.

Wil je meer weten over onze aanpak en expertise bij ERP-integraties?