Conversie- en Datamanagement bij een ERP-implementatie

Een ERP-implementatie brengt veel keuzes met zich mee waar je als klant zorgvuldig over mag nadenken. Denk bijvoorbeeld aan het type ERP-systeem, de bijbehorende IT-infrastructuur en het bepalen welke bedrijfsprocessen centraal staan. Van dataconversie tot rapportage: elk onderdeel heeft impact op het succes van het project.

Goede data essentieel bij een ERP-implementatie

Data speelt een sleutelrol in het succes van een ERP-implementatie. Bij het overzetten van data komen veel vragen kijken. Welke data wordt meegenomen? Zijn er vernieuwingen nodig in de manier waarop data wordt opgeslagen en gebruikt? Denk aan zaken zoals voorraadgegevens en open orders, maar ook aan de manier waarop teams de nieuwe informatie gaan gebruiken. Wat betekent dit voor databeheer en wie krijgt toegang?

Het proces bij een ERP-implementatie gaat verder dan techniek. Het raakt de kern van de organisatie: goede data zorgt voor soepele ERP-processen en levert waardevolle informatie op voor het management.

Dataconversie vs Datamanagement

Bij een ERP-implementatie is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen dataconversie en datamanagement. Hoewel deze twee nauw verwant zijn, vervullen ze verschillende rollen in het proces en vereisen ze een eigen aanpak.

Wat is dataconversie?

Dataconversie is een eenmalig proces waarbij gegevens worden overgezet naar een nieuw systeemformaat, volgens vooraf vastgestelde methoden en datasets. Dit proces vindt plaats rond het moment van livegang en is voornamelijk technisch van aard, gericht op het soepel overbrengen van data naar de nieuwe ERP-omgeving.

Wat is datamanagement?

Datamanagement gaat over het beheer en de organisatie van data binnen jouw bedrijf op een duurzame manier. Dit omvat het ontwikkelen van een datastrategie, standaarden en processen, ondersteund door de juiste tools. Het doel is om data consistent, toegankelijk en betrouwbaar te houden. Voor bedrijven betekent dit vaak het (her)inrichten van processen rondom het toevoegen, opvragen, wijzigen en verwijderen van gegevens.

Bij datamanagement gaat het om keuzes: worden gegevens centraal of decentraal beheerd? Heb je een globaal overzicht nodig van bepaalde data? En welke teams hebben training nodig om optimaal met de data te werken?

Datamanagement als bedrijfsproces

Bij een ERP-implementatie gaat veel aandacht uit naar dataconversie, maar datamanagement krijgt vaak niet de centrale plek die het verdient in de projectorganisatie. Terwijl we ons richten op het eenmalige conversieproces, wordt datamanagement regelmatig naar de achtergrond geschoven, met het idee dat het later vanzelf goedkomt.

Wat als datamanagement wel de aandacht krijgt?

Stel je voor dat datamanagement vanaf het begin wordt gezien als een bedrijfsproces. Waarom heeft een key-user inkoop bijvoorbeeld wel een gedetailleerde handleiding voor zijn proces en een testtraject om alle stappen te controleren, terwijl zo’n structuur vaak ontbreekt voor ondersteunende processen zoals artikelbeheer of klantenbeheer? Wanneer die inkoper een nieuw artikel moet bestellen of een nieuwe leverancier toevoegt, vraagt dat om samenwerking en afstemming. Het helpt als alle betrokkenen in het project—van inkoop tot artikelbeheer—elkaar beter begrijpen en samenwerken. Zo wordt de data (masterdata) consistenter en verloopt het primaire bedrijfsproces ook soepeler.

Door datamanagement tijdens het hele project als een kernproces te zien, leg je een stevige basis voor datakwaliteit en continuïteit. In een volgende blog gaan we dieper in op de praktische stappen voor conversiemanagement en datamanagement-activiteiten.

Bart Dix Managing Partner

Bart Dix

Managing Partner