Bedrijfsovername: Wat is de impact op het ERP-systeem? Deel 1 – Verkoop

Tegenwoordig vinden bedrijfsovernames steeds vaker plaats. Maar wat houdt dit nu in voor de IT-systemen en dan in het bijzonder het ERP-systeem?

Een overname betekent niet alleen dat systemen moeten worden samengevoegd; soms moeten ze juist worden afgesplitst. Stel dat bij de verkoop is afgesproken dat het bedrijf een jaar op het bestaande ERP-systeem blijft draaien voordat het zelfstandig verdergaat. Is dat genoeg tijd om alle processen over te zetten? Of is het beter om met twee ERP-systemen naast elkaar te werken?

Dit soort vragen komen we bij Cadran Consultancy steeds vaker tegen. Waar moet je rekening mee houden? Welke uitdagingen kun je verwachten? En hoe pak je dit aan? In deze blog (deel 1) delen we onze visie op de situatie waarin een bedrijf wordt verkocht.

Verkoop van een bedrijf

Deze situatie komt regelmatig voor bij onze klanten. Bedrijf X gebruikt Oracle JD Edwards ERP, waarin meerdere business units zijn geconfigureerd: productie, distributie, service of een combinatie hiervan.

Hoe pakken wij dit aan?
Allereerst hangt het af van de afspraken die bij de verkoop zijn gemaakt. Wordt JD Edwards onder de nieuwe eigenaar nog gebruikt, of stapt het bedrijf over op het ERP-systeem van de koper?

Onze voorkeur gaat vaak uit naar het behouden van JD Edwards en hiermee te koppelen aan het ERP-systeem van de koper. We verdelen dit proces in drie fasen:

1. het splitsen van werkprocessen en beveiliging,
2. het fysiek scheiden van de systemen,
3. het opschonen van data in de afgesplitste systemen.

Fase 1: Splitsen van werkprocessen en beveiliging

We beginnen met een analyse van de gedeelde processen tussen de business units in JD Edwards. Denk aan intercompany leveringen en shared services voor bijvoorbeeld debiteuren en klantenservice.

De eerste stap is het splitsen van de business units in JD Edwards door beveiliging toe te voegen, zodat medewerkers van bedrijf A geen toegang meer hebben tot de data van bedrijf B en andersom. Dit kan uitdagingen opleveren, zoals gedeelde klant- en artikelbestanden die na de beveiligingsscheiding mogelijk niet meer goed functioneren.

Daarom bekijken we eerst de bedrijfsprocessen en het datagebruik en plannen we de scheiding zorgvuldig, inclusief beveiliging voor test- en productieomgevingen. Bij intercompany leveringen tussen de bedrijven zetten we een nieuw proces op waarin bedrijf A en bedrijf B als klant en leverancier voor elkaar fungeren.

Na deze stappen voeren we de scheiding van werkprocessen en beveiliging in de productieomgeving door. Het resultaat is één JD Edwards-omgeving waarin beide bedrijven zelfstandig kunnen werken.

Fase 2: Fysiek splitsen van de systemen

De volgende stap is het fysiek scheiden van de systemen. Vaak betekent dit het aanschaffen van nieuwe hardware om een kopie van de JD Edwards-omgeving te maken. Ook alle gekoppelde applicaties, zoals AP-scanning, documentopmaaksoftware en externe WMS- en productiesystemen, moeten worden gekopieerd. Deze stap vraagt tijd voor testen en voorbereiding. Na de go-live zijn er twee systemen die onafhankelijk van elkaar functioneren.

Fase 3: Opschonen van data

Na de splitsing staat alle oude data nog in beide systemen. Dit wordt meestal opgeruimd in minimaal één van de omgevingen. Data wordt in fasen opgeschoond om ervoor te zorgen dat het systeem correct blijft functioneren en de juiste data in het juiste systeem staat.

• Sector I: Data van bedrijf A van voor de verkoop → eigendom van bedrijf A en moet verwijderd worden uit het systeem van bedrijf B.
• Sector II: Data van bedrijf B van voor de verkoop → eigendom van bedrijf A, blijft aanwezig in beide systemen.
• Sector III: Data van bedrijf A van na de verkoop → eigendom van bedrijf A en moet verwijderd worden uit het systeem van bedrijf B.
• Sector IV: Data van bedrijf B van na de verkoop → eigendom van bedrijf B, mogelijk op te schonen uit het systeem van bedrijf A.

Vaak wordt afgesproken hoe om te gaan met sector IV, aangezien het opschonen hiervan intensief kan zijn en weinig extra waarde toevoegt.

Tot slot

Is dit alles wat je moet regelen? Nee, dit is slechts het begin. In deze blogs bespreken we kort de ERP-ontvlechting en integratie. Daarbij laten we zaken als hardwareconsolidatie en netwerkintegratie buiten beschouwing. Deze aspecten, net als infrastructuur en office-software, spelen een belangrijke rol in deze trajecten en hebben elk hun eigen impact op ERP-projecten.

Meer weten over onze expertise met ontvlechting of integratie van ERP-systemen?