Zo verminder je handwerk een stroomlijn je je e-invoicing proces in JD Edwards

Veel organisaties versturen nog altijd PDF-facturen per mail. Herkenbaar, maar eigenlijk niet meer van deze tijd. Een PDF is in feite een plaatje: mensen kunnen het lezen, maar systemen kunnen er weinig mee. Het gevolg is dat er nog veel wordt overgetypt, gecontroleerd en nagebeld. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het lastig om je facturatie echt goed te automatiseren. 

Tegelijkertijd voeren steeds meer Europese landen verplichte e-invoicing in. Daarbij kiest niet ieder land dezelfde aanpak. België werkt bijvoorbeeld met Peppol, terwijl Frankrijk gebruikmaakt van goedgekeurde factureringsplatformen en aanvullende rapportageverplichtingen.

In plaats van e-invoicing alleen als een nieuwe verplichting te zien, kun je dit moment gebruiken om het volledige factuurproces vanuit JD Edwards slimmer in te richten.

Waarom PDF je tegenhoudt 

Met PDF-facturen voelt het alsof je digitaal werkt, maar onder water blijft het proces behoorlijk handmatig. Facturen worden als bijlage gemaild, iemand moet ze openen, uitlezen, controleren en in het systeem verwerken. Bij afwijkingen moet er handmatig worden gecorrigeerd of teruggekoppeld. 

Daar komt bij dat je weinig grip hebt op de keten. Je ziet niet altijd of een factuur is aangekomen, hoever hij in het proces is en waar het vastloopt. Voor een moderne finance-afdeling is dat eigenlijk niet meer werkbaar. 

Een suboptimale tussenstap: XML en lokale formaten 

Veel organisaties zijn daarom al eens overgestapt van PDF naar XML of UBL. Dat is een stap vooruit, omdat gegevens dan wél gestructureerd zijn. Maar internationaal wordt het snel ingewikkeld. Ieder land heeft eigen standaarden en varianten voor e-facturen, met eigen regels en validaties. Ieder land heeft eigen standaarden en varianten voor e-facturen, met eigen regels en validaties. Onze Peppol-partner Storecove laat in haar e-facturatiegids goed zien hoe versnipperd dat landschap is. Daarin komen formaten voorbij als Factur-X, Finvoice, Svefaktura, ZUGFeRD en FatturaPA, allemaal met eigen eisen en uitzonderingen. 

Als je naar meerdere landen factureert, moet je al die varianten ondersteunen. Gebruik je het verkeerde formaat of ontbreken er velden, dan wordt een factuur afgekeurd of vertraagd. Zonder gespecialiseerde partij om dat te managen, ontstaat er een woud aan uitzonderingen en maatwerk. 

Hoe gestructureerde e-facturatie internationale complexiteit vermindert

Steeds meer landen stappen over op gestructureerde e-facturatie via vaste netwerken en platformen. Daarbij gelden afspraken over hoe elektronische documenten worden uitgewisseld. Peppol is daarvan een bekend voorbeeld, terwijl andere landen kiezen voor eigen factureringsplatformen en aanvullende rapportageverplichtingen.

De kracht van deze manier van werken zit in een paar dingen:

• Iedereen gebruikt dezelfde basisstructuur voor facturen. 
• Documenten gaan via beveiligde toegangspunten in plaats van via losse e-mails. 
• Er wordt automatisch gecontroleerd of een factuur technisch klopt voordat hij verder de keten in gaat. 

Volgens berekeningen uit de e-facturatieguide van onze partner Storecove kan gestructureerde elektronische facturatie via vaste netwerken en platformen de kosten voor het versturen van facturen met circa 59 procent verlagen en de verwerkingskosten aan de ontvangende kant met ongeveer 64 procent.

Van e-invoicing naar een automatische flow in JD Edwards

Als je JD Edwards gebruikt, wordt het echt interessant wanneer je Peppol niet als los kanaal ziet, maar als onderdeel van één doorlopende factuurflow. 

In de praktijk werkt dat zo. JD Edwards genereert de factuur zoals je gewend bent. Via Orchestrator gaat er één gestructureerd bericht naar de e-facturatieoplossing van Cadran. Deze koppelt met Storecove, een gecertificeerd Peppol Access Point. Storecove zet de factuur automatisch om naar het juiste formaat voor het land van je klant en zorgt voor afleveren via het Peppol-netwerk.  

De status komt terug in JD Edwards. Je ziet in je eigen omgeving of een factuur is afgeleverd, geaccepteerd of afgekeurd en wat de reden is als er iets misgaat. Er hoeven geen PDF’s meer te worden gemaild en niemand hoeft nog gegevens over te typen. 

Wat levert dat concreet op? 

Het verschil met werken via PDF voel je vooral in de dagelijkse praktijk. De verwerking van facturen gaat sneller en er zijn minder handmatige handelingen nodig. Omdat er vooraf wordt gevalideerd, is de kans dat een factuur ergens in het proces vastloopt kleiner. Dat scheelt uitzoekwerk en helpt om eerder betaald te krijgen. 

Tel daarbij op dat facturen via gecontroleerde netwerken en platformen worden uitgewisseld en dat elke stap digitaal te volgen is, en je hebt een proces dat niet alleen sneller en goedkoper is, maar ook veiliger en beter uitlegbaar richting auditor of belastingdienst. 

Voor JD Edwards-gebruikers komt daar nog bij dat finance-medewerkers in hun vertrouwde schermen blijven werken. De complexiteit van formaten, landen en netwerken wordt afgevangen door de koppeling met Storecove en de inrichting van Orchestrator. 

Hoe bereid je je JD Edwards-facturatie voor op e-invoicing?

De overgang begint met inzicht. Hoe verstuur je nu facturen, naar welke landen en via welke kanalen? Waar ontstaan fouten of vertragingen en hoeveel handwerk zit er nog in het proces? 

Daarna kijk je of je JD Edwards-omgeving klaar is om gestructureerde facturen via Orchestrator naar buiten te sturen en statusinformatie terug te ontvangen. Op basis daarvan kun je samen met Cadran bepalen hoe de koppeling met Storecove wordt ingericht en met welke landen of klanten je start. Door gefaseerd uit te rollen, wennen teams aan de nieuwe manier van werken en kun je de inrichting stap voor stap aanscherpen. 

De rol van Cadran 

De inrichting begint met een korte analyse van je JD Edwards-omgeving. We brengen in kaart naar welke landen en klanten je factureert, hoe de huidige factuurstroom is ingericht en welke gegevens via Orchestrator beschikbaar zijn.

Op basis daarvan richten we één gestructureerde factuurflow in. JD Edwards stuurt de factuur via Orchestrator naar de e-invoicingoplossing van Cadran. Storecove zet het bericht om naar het juiste formaat en verzorgt de verzending via het netwerk of platform dat voor het betreffende land nodig is. Statusupdates en foutmeldingen komen automatisch terug in JD Edwards. Je kunt starten met de landen of klanten waar de urgentie het grootst is en daarna gefaseerd uitbreiden. Zo sluit de oplossing aan op je bestaande proces, zonder per land een aparte koppeling of maatwerktraject te bouwen.