SAAS of Hybrid ERP: welk type ERP past bij jouw doelstelling?

Veel bedrijven staan voor een belangrijke stap in hun digitale transformatie en zoeken naar een ERP-oplossing die aansluit bij hun behoeften. Steeds vaker valt de keuze op het Software-as-a-Service-model (SaaS), waar bedrijven een maandelijkse licentievergoeding betalen en de leverancier instaat voor upgrades en ondersteuning. Hybrid ERP biedt echter een andere optie. Bedrijven kunnen hierbij hun ERP-licenties aanschaffen en de software draaien op eigen servers of via een Infrastructure-as-a-Service (IAAS)-omgeving, met extra ondersteuning op maat om alles soepel te laten verlopen.

Zowel SaaS als Hybrid ERP kennen hun eigen voordelen en uitdagingen. Afhankelijk van je bedrijfsdoelen kan elk model de juiste keuze zijn.

In dit artikel willen wij een objectief perspectief voor beide modellen, SAAS en Hybrid, schetsen. We behandelen de zes belangrijkste evaluatiepunten die je moet overwegen wanneer je beide opties met elkaar vergelijkt. Dit zal je helpen om een ERP-systeem te kiezen dat helemaal bij jouw bedrijf en doelstellingen past. Welk ERP-model en welke ERP-oplossing het beste bij je bedrijf past, hangt namelijk volledig af van je bedrijfsbehoeften en hoe die zich verhouden tot de mogelijkheden die SAAS en Hybrid ERP bieden.

1. Schaalbaarheid en prestaties van de infrastructuur:

Een Hybrid ERP oplossing kan op verschillende manieren gehost worden:

  • Extern gehost door een IT-provider: In dit model heb je meer controle over de systeemprestaties dan in een SaaS-model, omdat je zelf bepaalt welke IaaS-capaciteit en prestaties je nodig heeft. Zo profiteer je van beveiliging en toegankelijkheid van je IT-provider
  • Installatie op eigen servers: Een interne installatie geeft volledige controle over de prestaties, beveiliging en toegankelijkheid van je systemen. Omdat je jouw technische infrastructuur helemaal zelf beheert, ben je bovendien niet afhankelijk van een internetverbinding. Dit is bij SaaS of IaaS wel het geval.

In een SaaS ERP-model is er beperkte flexibiliteit in de infrastructuur. Sommige leveranciers bieden de optie om de prestaties op te schalen tegen een meerprijs, maar over het algemeen delen klanten dezelfde basisvoorzieningen. Dit model biedt beveiliging en toegang tot gegevens, verzorgd door de leverancier.

2. Schaalbaarheid van het licentiemodel

In een Hybrid ERP-model koop je alleen de licenties die je nodig hebt en kan je uitbreiden door extra licenties aan te schaffen. Afschalen is niet mogelijk, behalve door het onderhoudscontract van de gebruikers die je niet meer nodig hebt op te zeggen.

In een SaaS-model is formeler op- en afschalen mogelijk, afhankelijk van het aantal gebruikers.  Sommige bedrijven kiezen voor langere contracten en korting bij grote licentieaantallen. Dit maakt flexibel afschalen vaak pas mogelijk wanneer het contract afloopt, maar opschalen kan altijd zonder problemen.

3. Ondersteuning

Een SaaS ERP-systeem wordt geleverd met volledige ondersteuning voor de basisapplicatie, zoals regelmatige upgrades en probleemoplossingen via een helpdesk. Aanpassingen en integratie vallen meestal buiten de standaard service en vereisen vaak extra kosten via een partner. Hybrid ERP biedt meer mogelijkheden voor maatwerk en technische ondersteuning, vergelijkbaar met de service van een SaaS-model. Je kan kiezen uit verschillende ondersteuningsniveaus, afhankelijk van je behoeften. Niet elk bedrijf heeft 24/7 ondersteuning nodig. Voor sommige bedrijven moeten tickets binnen vier uur opgelost zijn, terwijl het voor andere bedrijven belangrijk is dat er een 100% uptime gegarandeerd kan worden. In een hybride model kies je zelf een serviceniveau dat bij jouw bedrijfsbehoeften en kostenbegroting past.

4. Controle over je upgrades

Met een Hybrid ERP heb je de volledige controle over systeemupgrades. Bij SaaS ERP-systemen worden updates automatisch doorgevoerd, wat de operaties binnen je bedrijf tijdelijk kan verstoren.

In het Hybrid ERP-model, kan je zelf bepalen wanneer je de updates doorvoert. Dit maakt het updateproces minder verstorend en dit stelt je in staat om aanpassingen te maken op een tijdstip dat voor je bedrijf het beste uitkomt.

5. Aanpassingen

Een Hybrid ERP systeem biedt bedrijven meer controle over de software, wat het gemakkelijker maakt om aanpassingen en integraties uit te voeren. Voor organisaties met een complexe omgeving, waar meerdere applicaties samenwerken, is dit een groot voordeel omdat er vaak maatwerk nodig is.

6. Total Cost of Ownership (TCO) van jouw ERP-software

Het hybride model betekent dat jij je softwarelicenties koopt, wat een flinke investering kan zijn. Veel leveranciers bieden echter opties om de software per maand af te betalen. SaaS is een abonnementsmodel, waarbij je per maand of per kwartaal betaalt. Dit voorkomt grote éénmalige investeringen en maakt de kosten onderdeel van de normale bedrijfskosten.

Over een periode van 5 tot 10 jaar kan de total cost of ownership (TCO) van een Hybrid ERP-model lager uitvallen dan die van SAAS. Dit komt doordat je bij Hybrid ERP eenmalig licentiekosten betaalt en daarna jaarlijks onderhoud. Daarnaast zijn er vaste kosten voor hosting en ondersteuning die je kunt uitsmeren over meerdere jaren.

Het SaaS-model biedt eenvoud: een vaste prijs per gebruiker per maand. Dit bedrag omvat de ERP licenties, de softwarehoud, basis ondersteuning en updates. Aanvullende kosten, zoals voor maatwerk en integraties, worden vaak apart berekend door een implementatie- of supportpartner. Het is zinvol om de totale kosten van beide modellen te berekenen en te vergelijken, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Aangezien de totale SaaS kosten over een langere looptijd (5-10 jaar) over het algemeen hoger zijn in vergelijking met Hybrid ERP, is het zinvol om de Total Cost of Ownership voor beide modellen te berekenen en ze te vergelijken. Je zal verbaasd kunnen zijn over de uitkomst van je berekeningen.

Welk type ERP past bij jouw bedrijf?

De onderstaande grafiek geeft weer welk type ERP het beste past bij jouw bedrijf past. Hierbij is gekeken naar ‘Flexibiliteit & Controle’ en ‘Complexiteit’. Flexibiliteit en controle worden bepaald door de mogelijkheden in de infrastructuur, prestaties en tempo van updates. Complexiteit weerspiegelt de mate aan aanpassingen en de opbouw van het IT-landschap (zoals interfaces met meerdere applicaties).

Marcel van Es accountmanager netsuite

Marcel van Es

Account Manager NetSuite