Ultimate Beneficiary Owner registratie met betrekking tot Commodity Trade

We zien een toenemende druk bij onze klanten en in de markt in het algemeen om te voldoen aan de Anti-Money Laundering (AML) regelgeving. Dit in het licht van terreuraanslagen, drugshandel en andere snode activiteiten, waarbij het witwassen van geld een groeiende zorg is die grensoverschrijdend en maatschappelijk is. Als gevolg hiervan nemen banken en financiële instellingen (FI’s) de naleving van hun Ultimate Beneficial Ownership (UBO) uiterst serieus. Wereldwijd wijzen zaken zoals de Paradise Papers, Unaoil en VimpelCom op de noodzaak van diepgaand, complex en grondig klantenonderzoek.

Hoewel een Commodity Trader (CT) geen financiële instelling is, zien we een toenemende druk van hun banken om hen alle details van hun financiële transacties te verstrekken. Daarnaast moeten ze ook bewijs leveren van het onboardingproces van hun handelspartners (klanten en leveranciers). In dit onboardingproces verwachten de banken dat dezelfde klantenonderzoeken (documentatie, gegevens en identiteitsverificatie) worden uitgevoerd alsof grondstoffenhandelaren FI’s zijn. Dit is het resultaat van aanklagers die deze FI’s onderzoeken, zoals die bij ING en ABM Amro.

Het doel is duidelijk: door deze ontwikkeling moeten CT’s identificeren en verifiëren wie hun klanten zijn en waar hun financiering vandaan komt met als uiteindelijke doel het voorkomen van het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. Om deze doelen te bereiken, moeten CT’s in staat zijn om de uiteindelijke begunstigden van elke klant met rechtspersoon te identificeren. Maar hier houdt het niet op. De FI’s vragen hun klanten om de informatie te verstrekken die nodig is om deze uiteindelijke begunstigden te identificeren. Er is dus een groeiende noodzaak om:

• Geopolitieke risicorangschikking controleren – Risicoblootstelling per land begrijpen.
• Due Diligence uitvoeren – diepgaande achtergrondcontroles uitvoeren op zakelijke relaties.
• Risicoscreening uitvoeren – Voor een strenge en uitgebreide screening.

Wie zijn UBO’s en waarom zijn ze belangrijk?

Een UBO is een persoon die direct of indirect eigenaar is van of zeggenschap heeft over een entiteit. Het verkrijgen van nauwkeurige informatie over de uiteindelijke begunstigde is cruciaal voor:

• Ervoor zorgen dat alle vereiste partijen worden gescreend en een risicoclassificatie krijgen met betrekking tot politiek prominente personen (PEP’s) of negatief nieuws in verband met de UBO’s.
• Ervoor zorgen dat de CT geen zaken doet met gesanctioneerde klanten die geassocieerd worden met de UBO’s.
• Begrijp het potentiële risico dat een UBO vormt voor een FI door zijn relatie met meerdere klanten en verkopers.

Omgaan met UBO’s in uw organisatie

Wanneer een CT een nieuwe handelspartner aanneemt, moet hij een klantenonderzoek (Customer Due Diligence – CDD) uitvoeren en in sommige gevallen met een hoger risico ook een verbeterd due diligence-onderzoek (Enhanced Due Diligence – EDD). Het proces vereist het valideren van bedrijfsgegevens, het identificeren van de uiteindelijke begunstigden en het verifiëren van de UBO’s. Een van de grootste uitdagingen bij CT is het verzamelen van informatie over UBO’s en het vastleggen ervan op een manier die de Fls die deze informatie controleren tevreden kan stellen. Het identificatieproces begint met een eenvoudig onboardingformulier, maar voor de zekerheid kunnen diensten zoals Compliance Alliance worden gebruikt om de CCD uit te voeren.

Voorkomen dat een transactie wordt uitgevoerd voordat dit proces is voltooid, is essentieel om de integriteit te behouden van de Fls die een CT van financiering voorzien. Binnen de oplossing van Arantys bieden we dit proces (in het diagram) aan voor de verschillende rollen in uw organisatie om dit te vergemakkelijken. Het omvat een volledige workflow tussen de betrokken personen om ervoor te zorgen dat de uitvoering van de transactie zo min mogelijk wordt verstoord.

Hoe zit het met GDPR?

Aangezien de inspanningen voor UBO-registratie een intense focus op persoonlijke gegevens vereisen, kunnen de door GDPR geïntroduceerde beperkingen een uitdaging vormen voor uw organisatie. Meer specifiek kan de juridische reikwijdte van GDPR botsen met de manier waarop u tegenpartijen identificeert tijdens uw due diligence-procedures en hoe zij daarna hun risico beheren. Daarom is het de moeite waard om wat dieper op dit onderwerp in te gaan.

Artikel 6 van de GDPR vereist dat verwerkingsverantwoordelijken een rechtsgrondslag vaststellen voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens – met inbegrip van gegevens die nodig zijn voor AML-doeleinden. Voor instellingen met AML-verplichtingen zijn de meest relevante rechtvaardigingen die artikel 6 biedt:

Artikel 6 van de GDPR vereist dat voor de verwerking verantwoordelijken een rechtsgrondslag vaststellen voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens – met inbegrip van gegevens die vereist zijn voor AML-doeleinden. Voor instellingen met AML-verplichtingen zijn de meest relevante rechtvaardigingen in artikel 6 de volgende:

• Artikel 6(c) – dat de verwerking van persoonsgegevens toestaat “om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de voor de verwerking verantwoordelijke is onderworpen” – meestal AML-wetten of sancties.
• Artikel 6(f) – dat gegevensverwerking toestaat voor “legitieme belangen”, te rechtvaardigen per geval.

Een van de belangrijkste aspecten van de GDPR is artikel 17, dat het ‘recht om vergeten te worden’ introduceert. Met dat recht kunnen betrokkenen onder bepaalde omstandigheden verzoeken om verwijdering van hun persoonsgegevens. Deze regel kan in strijd zijn met de AML-wetgeving, die vereist dat gegevens worden bewaard lang nadat een zakelijke relatie is beëindigd.

Krachtens artikel 17, lid 3, onder b), van de GDPR hebben wettelijke vereisten echter voorrang op het recht om te worden vergeten. Vanuit AML-perspectief introduceerde de 4e Anti-witwasrichtlijn van de EU (4AMLD) de vereiste dat zowel due diligence-gegevens van klanten als transactiegegevens gedurende 5 jaar na het einde van de klantrelatie moeten worden bewaard. In deze context is het recht om vergeten te worden pas afdwingbaar na afloop van deze periode.

Wat registreren wij?

Binnen Arantys bieden we je de mogelijkheid om je onderzoek vast te leggen of de UBO een Politically Exposed Person is, en of de persoon op een sanctielijst staat van de OFAC, EU en/of Association Of Financial Mutuals. Daarnaast kun je feiten zoals paspoortinformatie op een gestructureerde manier registreren, zodat je dit regelmatig kunt rapporteren en controleren. Wanneer een Fl vraagt om bewijs van je customer due diligence, is het eenvoudig om dit als resultaat te leveren. Arantys houdt rekening met de wettelijke vereisten en biedt u een manier om dit te beheren binnen de geïntegreerde oplossing die we bieden binnen Oracle JD Edwards EnterpriseOne.