Tapijttegelbestellingen op orde dankzij Oracle JD Edwards Order to Cash

Verouderde software brengt risico’s met zich mee, zeker in productieomgevingen. Als je systeem niet meer aansluit op hoe je nu werkt, uitbreidingen niet compatibel zijn en de kennis over de oude software verdwijnt, is het tijd voor een nieuwe oplossing. Maar hoe zorg je ervoor dat alles soepel blijft draaien tijdens zo’n overgang? En hoe neem je je collega’s mee die al jaren met het oude systeem werken?

Cadran en Interface gingen deze uitdaging aan met de implementatie van het Order to Cash-systeem (O2C) van Oracle JD Edwards. Dit is een proces waarbij alles rondom een klantorder – van de bestelling tot de uiteindelijke betaling – wordt gestroomlijnd.

1. Nieuwe processen bespreken

Bij de overstap naar nieuwe software is het belangrijk om eerst te kijken naar hoe je nu werkt. Samen met alle betrokkenen – van managers tot consultants – moet je kritisch nadenken over wat beter kan. Het oude systeem klakkeloos overnemen is geen optie. Bij Interface werd dit proces grondig aangepakt, met veel gesprekken en verbeteringen. Deze aanpak zorgde voor een stevige basis.

2. Grondige voorbereiding op de overstap

Een goede voorbereiding is cruciaal om stilstand te voorkomen. Eerst werd het bestaande magazijnsysteem (WMS – een systeem dat magazijnprocessen zoals voorraadbeheer automatiseert) vernieuwd. Daarna werd dit gekoppeld aan het nieuwe systeem. Dankzij maandenlange planning kon alles in één weekend worden overgezet. Het resultaat? Slechts drie dagen administratieve pauze. Ter vergelijking: op andere locaties van Interface, waar met andere partners werd gewerkt, lag het proces zes weken stil.

3. Samenwerking is key

De overgang naar het nieuwe systeem was een flinke klus. Er moesten twaalf verbindingen tussen verschillende systemen (interfaces) worden gemaakt, en meerdere deelprojecten liepen tegelijkertijd. Dit vroeg om intensieve samenwerking. Ervaren consultants van Cadran werkten bijna fulltime bij Interface om alle vragen direct te beantwoorden en problemen snel op te lossen. Dankzij deze nauwe samenwerking liep alles volgens planning.

4. Training en begeleiding

Veel medewerkers van Interface werkten al 15 tot 30 jaar met het oude systeem. Voor hen was de overstap een grote verandering. Daarom werd er veel tijd besteed aan training en begeleiding. Key users – collega’s die anderen konden ondersteunen – kregen uitgebreide trainingen. Daarnaast werden meer dan 500 eindgebruikers opgeleid met een speciaal e-learningprogramma. Dit pakket bevatte duidelijke instructies, toetsen en certificering, zodat iedereen goed voorbereid was op het werken met het nieuwe systeem.