Home / Elektronische Factuurverwerking

Elektronische Factuurverwerking

Efficiënte Elektronische factuurverwerking in JD Edwards

Veel organisaties verwerken facturen nog handmatig: inboeken, goedkeuren via e-mail en documenten opslaan in losse mappen. Zelfs terwijl JD Edwards het financiële hart van de organisatie is. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het lastig om verder te automatiseren. Met elektronische factuurverwerking zet je dit om naar één digitale flow, volledig gekoppeld aan je JD Edwards-omgeving.

Op deze pagina lees je hoe moderne factuurverwerking in JD Edwards eruitziet en welke twee routes je met Cadran kunt kiezen: AP Connect van Redfaire of ISPnext AP Automation. Zo bepaal je gericht welke oplossing past bij jouw organisatie en factuurvolume.

boek een demo

Wat Elektronische Factuurvewerking jou kan bieden:

Eén kanaal waar facturen kunnen worden aangeboden. Dit vervangt post, pdf en mailboxen.
Automatische herkenning en registratie van relevante gegevens
Goedkeuringsproces wat budgethouders elektronisch akkoord vraagt.

Verwerkingstijd van order of factuur tot betaling wordt verminderd.
Integratie van en ondersteuning van eisen aan het verwerken van facturen via Peppol

Hoe verloopt dit proces in JD Edwards

Elektronische factuurverwerking betekent dat je de volledige factuurstroom digitaliseert en standaardiseert, van binnenkomst tot betaling, met een directe koppeling naar JD Edwards. In grote lijnen ziet die flow er zo uit:

Inkomende facturen: post, pdf en e-facturen

Facturen komen binnen via verschillende kanalen: per post, als pdf in een mailbox of als e-factuur in een standaard formaat (bijvoorbeeld via Peppol). De oplossing haalt al deze facturen op en zet ze bij elkaar in één digitaal overzicht. Papieren facturen worden gescand, pdf’s worden automatisch uit aangewezen mailboxen gelezen en e-facturen worden direct ingelezen.

Automatisch uitlezen van factuurgegevens

De software leest automatisch de belangrijkste gegevens van de factuur, zoals leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en eventuele ordernummers. Deze gegevens worden gekoppeld aan de juiste leverancier en orders in JD Edwards. Zo werk je vanaf het begin met complete en herkenbare informatie, zonder alles handmatig over te typen.

Koppelen aan orders en boeken van kosten

Bij inkoopfacturen koppelt het systeem de factuur aan de bijbehorende inkooporder en de geregistreerde goederenontvangst in JD Edwards. Klopt er iets niet, dan valt dat snel op. Gaat het om een kostenfactuur (bijvoorbeeld huur, marketing of diensten), dan wijs je de factuur toe aan het juiste grootboek, de juiste kostenplaats of het juiste project. Veel terugkerende facturen kunnen grotendeels automatisch worden ingevuld op basis van vaste regels.

Controle en goedkeuring

Facturen volgen een vast digitaal stappenplan. Op basis van bijvoorbeeld het soort factuur, het bedrag of de kostenplaats worden automatisch de juiste mensen betrokken. Zij kunnen de factuur goedkeuren, een vraag stellen of afkeuren via een duidelijke web- of mobiele omgeving. Afspraken over wie welke bedragen mag goedkeuren worden in de oplossing vastgelegd, zodat je altijd binnen de interne regels blijft.

Boeking en betaling in JD Edwards

Zodra een factuur inhoudelijk is gecontroleerd en goedgekeurd, wordt deze geboekt in JD Edwards. De crediteurenadministratie behoudt het overzicht in het bekende ERP-systeem, inclusief betalingsvoorstellen en standaardrapportages. De factuuroplossing en JD Edwards wisselen gegevens met elkaar uit, zodat informatie overal klopt en actueel is.

Inzicht in status en historie van facturen

Van elke factuur is terug te zien wie welke stap heeft gezet en wanneer dat is gebeurd. Overzichten laten zien welke facturen nog openstaan, waar facturen wachten op goedkeuring en wat de gemiddelde doorlooptijden zijn. Ook zie je welke facturen inhoudelijk al akkoord zijn, maar nog moeten worden verwerkt in de periode-afsluiting. Dat maakt rapportages en controles een stuk eenvoudiger.

Schaalbare en gecentraliseerde factuurverwerking

ISPnext AP Automation is onderdeel van een breder Business Spend Management-platform, en richt zich op organisaties die hun volledige factuurverwerking willen moderniseren en klaar willen maken voor e-facturatie en verdere Source-to-Pay-automatisering. De oplossing ondersteunt digitale factuurontvangst (pdf en XML), uitgebreide matching, autorisatie, rapportages en digitaal archief, met een sterke koppeling naar JD Edwards. Met ISPnext verwerk je facturen centraal, koppel je automatisch met JD Edwards-stamdata en -boekingen, en heb je uitgebreide mogelijkheden voor rapportage, compliance en multi-entity scenario’s. Denk aan internationale omgevingen, verschillende btw-regimes en complexe procuratiestructuren.

Typisch past ISPnext bij organisaties die:

factuurverwerking willen koppelen aan een bredere Source-to-Pay-strategie.
een hoog factuurvolume hebben, vaak verdeeld over meerdere landen en entiteiten
behoefte hebben aan een volwassen, toekomstgerichte AP Automation-oplossing met e-facturatie, Peppol en digitaal archief

lees meer over ISPnext

JD Edwards-native factuurautomatisering

AP Connect is een oplossing die volledig is ontwikkeld met native JD Edwards-tools, zoals Orchestrator en CafeOne. Het is een uitbreiding op JD Edwards, waarmee je facturen kunt herkennen, valideren en goedkeuren, terwijl je zoveel mogelijk binnen de vertrouwde JD Edwards-omgeving blijft werken.

De oplossing gebruikt onder andere ABBYY-technologie voor herkenning van pdf-facturen en ondersteunt verschillende scenario’s, zoals inkoop- en niet-inkoopfacturen, verschillende valuta en creditnota’s. Dashboards geven inzicht in bottlenecks en doorlooptijden, zodat AP-managers en controllers het proces continu kunnen verbeteren. Daarnaast is AP Connect geïntegreerd met het Peppol-netwerk, zodat u elektronische facturen kunt ontvangen van leveranciers die reeds op dit systeem zijn overgestapt.

Typisch past AP Connect bij organisaties die:

vooral hun bestaande proces willen versnellen en digitaliseren, zonder direct een breder Business Spend Management-platform nodig te hebben.
al stevig leunen op JD Edwards als primair systeem
een laag tot middelgroot factuurvolume hebben, of een relatief overzichtelijke structuur

lees meer over AP Connect

Ed Pieters

Managing Partner

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over wat Elektronische Factuurverwerking voor jouw organisatie kan betekenen of welke oplossing het beste werkt voor jouw bedrijf? Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek de voordelen voor jouw bedrijf!

ik wil een demo

Cadran Consultancy en Hight.io werken samen om AI-gestuurde SaaS-oplossingen te leveren

blog

JD Edwards

NetSuite

Branches

BI & Analytics

Cases

Kenniscentrum

Over Cadran