Data champions maken het verschil bij Interfood

Met een jaarlijkse distributie van ruim 1.100.000 MT (megaton) aan zuivelproducten is Interfood een van de leidende mondiale zuivelleveranciers. Al vanaf 1970 levert de organisatie zuivelproducten en -diensten aan de zuivel- en voedingsmiddelenindustrie voor toepassingen als verse melkproducten, dranken, yoghurt, desserts, kaas, chocolade en zoetwaren. Om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen, trends te voorspellen en meer inzicht in de performance van de organisatie te krijgen, is Interfood een aantal jaren geleden begonnen met de transformatie naar een data-gedreven organisatie. Naast een modern data- en integratieplatform en een dedicated en skilled datateam, is er een community van data champions in de hele organisatie opgezet. Een model dat duidelijk haar vruchten afwerpt. Naast ERP-systeem JD Edwards, speelt Tableau, de interactieve data visualisatie software voor business intelligence, een belangrijke rol.

Van Oracle BI naar Tableau

Het kantoor in Nederland stapte in 2020 over van Oracle BI naar Tableau. Data Analist Iris Wijers hielp, samen met Cadran, mee met de implementatie. Tableau Server werd opgezet en enkel de relevante dashboards die in Oracle BI stonden (alsnog bijna honderd) werden gemigreerd naar Tableau. “Hierdoor maakten we de overgang naar Tableau voor medewerkers laagdrempelig: ze konden met hun bestaande en bekende dashboards blijven werken. Door het overzetten van de dashboards hebben we ook heel veel data gecontroleerd. De datakwaliteit is veel beter geworden”, vertelt Iris. Door de nieuwe mogelijkheden is het merendeel van deze dashboards inmiddels vervangen door verbeterde versies.

Remote lancering

Vanwege Covid-19 is de lancering remote gegaan. “Dit was best spannend”, vertelt Iris. “De combinatie van een onepager met informatie, launchsessies en Q&A-sessies werkte goed. Daarnaast is Tableau erg intuïtief. Dat helpt bij het begrijpen hoe rapportages werken.” Dit was meteen het moment dat Iris de nieuwe rol van de data champion introduceerde: experts vanuit de business die gewapend met de juiste businesskennis dashboards maken en bijstellen. Bij de keuze voor Tableau speelde het een belangrijke rol dat iedereen die maar wil, zelf dashboards kan bouwen. De data champions zijn de spil tussen het datateam en de business. Zij zijn de eerste linie die veel voorkomende vragen van de afdeling opvangt, en helpen Iris ook wanneer zij de wensen voor nieuwe rapportages in kaart wil brengen. Deze data champions werden meteen in de sessies meegenomen.

Tableau: gebruiksvriendelijkheid ten top

Iris en andere leden van het data team hebben veel van de dashboards van nu gebouwd, maar een deel is ook door de data champions zelf gemaakt. Iris support alle nieuwe data champions met een onboardings- en trainingsprogramma. Daarnaast geeft ze online ‘Bite-sized Workshop Sessions’ en is er een e-learning van Tableau. Bij de actieve community van Tableau kunnen gebruikers ook terecht voor vragen en antwoorden. Recentelijk heeft Iris sinds twee jaar eindelijk weer eens een training op locatie gegeven in Uruguay. “Zo fijn! Dat kon alsmaar niet door corona”, verzucht ze. De meeste mensen hebben geen achtergrond in data, dus ze worden echt van begin af aan opgeleid. Het zijn vaak collega’s van de finance afdeling, supply chain, logistiek, trade of quality afdeling, dus ze zijn wel gewend om met Excel te werken. Alleen meedenken is al genoeg, de data champions hoeven het niet zelf te bouwen, maar velen vinden het geweldig om zelf een mooi dashboard te bouwen. “Tableau is leuk om mee te werken en dat vinden zij ook”, zegt Iris.

Waar voorheen de data-analisten de dashboards maakten en de business deze vervolgens gebruikte, is de business nu veel meer betrokken bij het inrichten van de dashboards. “Tableau is heel gebruiksvriendelijk. We kunnen nu veel meer zelf doen en zijn niet afhankelijk van een externe partij”, vertelt Iris. Hierdoor is de kloof tussen business en IT er niet meer.

Youtube

Supply Chain Lead Herman Woestenberg is een van de data champions binnen Interfood. Hij heeft inmiddels meer dan tien dashboards voor zijn afdeling gebouwd. Herman: “Ik heb bijvoorbeeld een dashboard gemaakt over kaaslevering. Hiermee kunnen we van een bepaalde week zien wat de leeftijd van de kazen van verschillende leveranciers is. We kunnen gemiddelden zien en kwartalen met elkaar vergelijken.” Hij heeft ook KPI-dashboards voor de eigen afdeling gemaakt: “Hiermee kunnen we de workload meten, of de volumes, reserveringen en allocaties (red. het koppelen van een leverancier aan een klant) in ons boek. Zo kunnen we bijvoorbeeld zien dat we wat poeders betreft op schema zitten, terwijl de kaas achterloopt.” Herman heeft in zijn opleiding nooit iets geleerd over data-analyse, maar heeft er veel affiniteit mee: “Ik heb wat filmpjes gekeken op Youtube en toen is het gewoon goed gegaan. Ik ben misschien niet de snelste en de beste, maar ik sta midden in de business en hierdoor is het makkelijk om een dashboard te maken dat precies aansluit op wat we willen weten.”

Tableau Prep

Een groot deel van de data wordt vanuit het ERP-systeem JD Edwards, via Tableau Prep, in Tableau geladen. In Tableau Prep worden databasetabellen gecombineerd, worden data opgeschoond, en worden de nodige berekeningen uitgevoerd. Het resultaat van elk datamodel is een tabel die alle benodigde data bevat op een bepaald onderwerpsgebied, zodat in Tableau eenvoudig analyses uitgevoerd kunnen worden. Uit JD Edwards, dat overigens ook door Cadran geïmplementeerd werd, wordt met name operationele, financiële en logistieke data gehaald. Naast de JD Edwards databron heeft Interfood diverse andere databronnen die zij ontsluiten in Tableau. Van ‘non conformities’ tot prijs- en marktinformatie.

Altijd te bereiken

Bij Interfood werken 350 medewerkers vanuit 14 internationale vestigingen. Nederland, Dubai, Singapore, Polen, Australië en Uruguay hebben inmiddels zowel JD Edwards als Tableau in gebruik. Iris: “De samenwerking met Cadran Analytics is goed. Ze zijn altijd goed te bereiken en reageren snel. Ook toen ik er op een zondagavond achter kwam dat Tableau Server niet werkte. Fijn, zulke service! Ook de implementatie is goed verlopen. Er waren wel wat struikelblokken, maar dat is te verwachten en die hebben we gezamenlijk goed aangepakt. Nog steeds kan ik bij ze terecht met vragen, bijvoorbeeld recent over Tableau Mobile.”

Going to Miami

Iris besluit: “Tableau wordt een paar keer per jaar geüpdatet. Ik hou de updates goed bij, want er komen steeds weer leuke functies bij om mee te spelen. Verder zijn we Tableau Mobile aan het implementeren en rollen we Tableau steeds verder uit naar de andere kantoren. Miami staat van de zomer als eerstvolgende op de planning.”