superior-diesel-account-inventory-reconciliation

Voorraad en grootboek eindelijk weer in lijn bij Superior Diesel

Onder het motto ‘Any Engine. Any Purpose. Endless Possibilities.’ levert Superior Diesel dieselmotoren van John Deere en aandrijflijncomponenten van Funk aan bedrijven in het noordoosten van de Verenigde Staten. Onderdeel van de succesformule van de in 1977 opgerichte organisatie zijn de flexibele doorlooptijden en het slimme voorraadbeheer. Toch kwam het bedrijf voor een flinke uitdaging te staan, toen het te maken kreeg met een gecompliceerde Oracle JD Edwards implementatie. Het financiële team was dagelijks brandjes aan het blussen en kwam niet meer aan de eigen werkzaamheden toe. Cadran werd ingevlogen om de boel op orde te brengen en implementeerde de module Account & Inventory Reconciliation (AIR), waarmee de voorraadadministratie en de financiële administratie eindelijk weer in balans kwamen.

Twee uitdagingen

Omdat het bedrijf met verouderde software werkte, besloot het over te stappen op Oracle JD Edwards. Dit werd in 2021, overigens niet door Cadran, geïmplementeerd voor zowel Superior Diesel in Rhinelander, Wisconsin en in Seville, Ohio, als voor dochteronderneming Bell Power Systems in Essex, Connecticut. Melissa Sisel, Chief Financial Officer bij Superior Diesel vertelt: “Van tevoren dachten we dat het allemaal duidelijk was en dat JD Edwards hetzelfde zou werken als ons oude systeem. Niets was minder waar. Na de go live was elke dag een uitdaging. De voorraad was het grootste probleem. Die was niet in balans met het grootboek en terwijl we probeerden het op te lossen, escaleerde het steeds verder.” Kortom, Superior Diesel had te maken met twee enorme uitdagingen: het op orde brengen en leren kennen van het nieuwe Oracle JD Edwards systeem en het beter op elkaar af laten stemmen van voorraad en grootboek.

Via Google

Joe Spakowicz, Director of IT bij Superior Diesel, vult aan: “We hadden veel issues met de kostprijswaardering van de voorraad, maar daarnaast waren er veel kleine dingen, zoals het leren van hoe locaties werken en wat er gebeurt als je voorraden verplaatst of als je handmatige correcties uitvoert op voorraden.” Na verschillende slechte ervaringen met consultancybedrijven, gloorde er toch hoop aan de horizon toen Joe via Google op Redfaire International stuitte en zo bij Cadran en de Account & Inventory Reconciliation oplossing (AIR) uitkwam. Joe: “Het mooie is dat AIR is ingebed in JD Edwards. We waren ook aan het kijken naar een andere oplossing maar daarvoor moesten we een Microsoft SQL database aanschaffen. Vanuit een technisch architectuurperspectief paste de oplossing van Cadran veel beter. Maar de echt doorslaggevende factor waren de demo’s van Cadran. De consultants van Cadran bleken de beste adviseurs die we ooit in huis hebben gehaald.”

Eerst alles op orde

Jeff Roberts, Director of Operations bij Superior Diesel: “We hadden geen geweldige ervaring met consultants en de tools waar ze mee kwamen. Wat voor mij de doorslag gaf, was de eerlijkheid van Cadran. Zij gaven ons eerlijke terugkoppeling over het feit dat wij niet goed geïnformeerd en getraind waren. Door die inhoudelijke feedback, werd duidelijk dat het bedrijf een rijke geschiedenis heeft met Oracle JD Edwards en AIR en in staat was ons echt te helpen. Cadran hielp mijn team te begrijpen wat er gebeurt in de boekhouding en wat er nodig is aan de voorraadkant.” Melissa beaamt dit en vult aan: “Voordat we AIR konden gebruiken hadden we nog een hele weg te gaan. Cadran hielp ons om al die voorgaande maanden waarin fouten en vergissingen zich hadden opgestapeld, weer recht te trekken. Ik had nooit gedacht dat we zo ver zouden komen. Het was zo’n opluchting!”

Ontdek de kracht van Account & Inventory Reconciliation

AIR is een Oracle JD Edwards add-on waarmee uw bedrijf de maand- en jaarafsluiting kan versnellen en zorgt dat de logistieke voorraad altijd met uw boekhoudkundige voorraad matcht.

Ontdek de oplossing

Aan de slag met AIR

AIR zet de voorraden van het magazijn en de voorraden volgens de financiële administratie naast elkaar, met daarbij de waarde van de producten. Zo is in één oogopslag duidelijk waar discrepanties zitten. Hierdoor verkrijgt Superior Diesel accuratere rapportages, waardoor een beter inzicht van de voorraden, de goederenbeweging en financiële aansluiting ontstaat. En bijkomend voordeel: AIR is naadloos geïntegreerd in JD Edwards. Melissa: “Voor ons was de grote vraag: Hoe kunnen we nauwkeurige informatie verkrijgen waar we op kunnen vertrouwen, zonder dat we daar al onze tijd aan spenderen? We wilden een solide en nauwkeurig voorraadrapport dat in balans is met het GL (General Ledger, oftewel grootboek). Maar het herstellen van alle fouten was natuurlijk cruciaal om dat punt te bereiken. AIR is een krachtig en prachtig hulpmiddel. Het zorgt ervoor dat we nu ons werk kunnen doen in plaats van zoveel tijd te besteden aan het zoeken naar oorzaken van discrepanties.”

Vol vertrouwen rapporteren

Naast de implementatie van AIR, die soepel verliep, heeft Cadran het team van Jeff opgeleid en de juiste achtergrondkennis bijgebracht. Nu maken ze op dagelijkse basis rapporten en als er afwijkingen zijn, weten ze precies wat ze moeten doen. Jeff: “In de periode dat we zo aan het worstelen waren, gebeurden er dingen met de voorraad die onverklaarbaar waren. De ene dag hadden we 50.000 dollar meer, de volgende dag 25.000 dollar minder. En we eindigden de maand met een verschil van 250.000 dollar en het hulpeloze gevoel dat we niet wisten waarom. We geloofden bijna niet meer dat we ooit terug zouden gaan naar de situatie dat we een maand zouden afsluiten en dat alles goed was. Maar nu kan ik zeggen dat we daar zijn. Dat betekent echt enorm veel voor ons en onze nachtrust.” Ook Melissa ervaart dat de rapportages nu weer kloppen en aansluiten met de balans. Melissa: “Voordat we AIR hadden, wisten we dat er een afwijking was, maar konden we onze accountants niet uitleggen waarom die afwijking er was en we konden het al helemaal niet corrigeren. Nu zijn er geen onbekende afwijkingen meer en kunnen we vol vertrouwen rapporteren.”

Meer tijd voor andere werkzaamheden

AIR wordt inmiddels volop gebruikt en er worden steeds meer grootboek-accounts aan de module toegevoegd. Melissa: “Het is voor ons breder dan alleen de voorraad. Nu we begrijpen hoe het werkt, kunnen we het voor meer accounts gebruiken.” Doordat de medewerkers er nu veel minder tijd aan besteden dan voorheen, kunnen ze hun tijd aan andere zaken besteden. Dit leidt intern tot een kostenbesparing. Voor de toekomst zijn er geen grootse plannen voor vernieuwing aan de ERP-kant. “Het werkt goed, dus laten we daar vooral niet aan toornen. Wat we nu hebben, gaan we vol benutten. Daarbij blijft Cadran betrokken als onze adviespartner. Het enige dat we nog willen veranderen, is het verhuizen van Cadran naar onze tijdzone”, besluit Jeff lachend.