netsuite-erp-imbema-oracle-implementatie

Technische groothandel Imbema zet de klant centraal met NetSuite en Tableau

In 2022 is het feest bij Imbema. De van oorsprong Haarlemse groothandel en dienstverlener, actief in verschillende sectoren, bestaat dan namelijk 75 jaar! Met behoud van het karakter van een familiebedrijf, zoals sociale betrokkenheid en lange termijnvisie, is er de afgelopen jaren een transformatie in gang gezet. Met als doel klanten ook in de toekomst optimaal te kunnen bedienen. De ambitie? Eén sterk Imbema, met één onderliggend systeem voor alle bedrijfsonderdelen en een uniforme manier van werken. De keuze viel op NetSuite. Tableau biedt daarbovenop inzichten in processen en maakt verbeteren en voorspellen mogelijk. Cadran zorgde voor een succesvolle implementatie.

Een gezamenlijke visie en uniformiteit

“Het plaatsen van gasmeters is iets totaal anders dan het verkopen van tien dozen schuurpapier. We leveren verschillende producten, verzorgen diensten op uiteenlopende gebieden en doen ook nog research & development”, vertelt Richard Groenendal, CFO bij Imbema. “De twintig verschillende administraties werkten allemaal met hetzelfde systeem, maar op een totaal eigen manier. Ons doel? Eén groep met een gezamenlijke visie en uniformiteit in onze manier van werken. Daar heeft de klant ook veel baat bij.”

NetSuite dwingt processen af

De keuze voor NetSuite ERP is na een weloverwogen traject gevallen. De diversiteit in de processen en werkwijzen waren niet meer wenselijk. “NetSuite dwingt processen af, dat hadden we nodig”, legt Richard uit. Cadran werd geselecteerd als implementatiepartner. “Naast de inhoudelijke capaciteiten van een partner, moet het ook gewoon klikken en dat doet het met Cadran. De jonge mensen en de energieke mentaliteit spraken ons direct aan.”

Succesvolle implementatie

Alle administraties zijn nu samengebracht in NetSuite. En dat in coronatijd waarin veel medewerkers thuiswerken. “We hadden geluk dat we tijdens de go-live bij elkaar konden komen. We hadden de eerste verdieping van het Van der Valk in Haarlem afgehuurd en zaten daar samen met het MT en de mensen van Cadran om het systeem live te brengen. Ik heb aardig wat implementaties gezien in mijn carrière en dit was een van de succesvolste; vanaf dag één bleven we doordraaien. Een hele prestatie”, vertelt Richard.

Zelf databronnen koppelen met Tableau

Vlak voor de go-live werd BI- en analytics platform Tableau geïntroduceerd. Door diverse databronnen, zoals NetSuite-data, en in de toekomst websitedata en externe databronnen in Tableau samen te brengen, kan Imbema op tactisch en strategisch niveau sturen. Richard: “Tableau is onderscheidend in de wijze waarop je data uit je datawarehouse ontsluit naar datamodellen. Hoewel we Cadran hier en daar nog nodig hebben, zijn we met Tableau steeds meer in staat om zelf databronnen aan elkaar te koppelen. Ja, er is begrip van data voor nodig, maar programmeerkennis is niet vereist.” Tableau kwam ook van pas tijdens de go-live. Cadran maakte met de software een stuk van het oude systeem inzichtelijk, om te kijken of alles uit het oude systeem ook in het nieuwe systeem stond. “Dit was echt de slimmigheid van de consultants van Cadran, die zo de voordelen van Tableau optimaal hebben benut”, stelt Richard.

De stap naar een data-gedreven organisatie

De business analist van Imbema, Philip van Vugt, bouwt datamodellen in Tableau Prep. Iedereen kan vervolgens met deze modellen de data verder ‘slicen en dicen’ om de juiste inzichten te verkrijgen. Richard: “Dit doen we wel gecontroleerd. De dashboards die onze business analist maakt krijgen straks een kwaliteitsstempel, ook gaan we data dictionairies opstellen, zodat iedereen weet wat we onder omzet verstaan bijvoorbeeld. Waar voorheen alleen de managementlagen bepaalde getallen te zien kregen, is de data straks van iedereen, zodat we een data-gedreven organisatie kunnen worden.”

Kansen voor cross sell

Doordat Imbema voorheen twintig verschillende administraties onderhield, stonden dezelfde klanten in meerdere administraties, met andere klantnummers en vaak net anders geregistreerd. Door NetSuite en Tableau komt daar nu ook inzicht in. Door dit inzicht kunnen afdelingen veel beter gezamenlijk optrekken en met elkaar vragen beantwoorden als: welk type klant is geschikt voor een andere sector? Waar liggen kansen voor cross selling? Welke producten hebben we daarvoor nodig?

Nu al meer inzicht

Imbema staat aan het begin van de weg naar een klantgerichte, data-gedreven organisatie en leert elke dag bij over het werken met grote hoeveelheden data. Aan het eind van het jaar wil het aan de slag met advanced analytics. Beslissingen die voorheen werden genomen op basis van onderbuikgevoelens, worden nu fact based. “Op basis van data kunnen we straks kijken hoe klanten zich bewegen door de customer journey en kunnen we verbeteringen doorvoeren. Denk ook aan klantsegmentatie en duidelijkere productproposities”, aldus Richard.

Het verhaal achter de cijfers

“Als CFO wil ik het verhaal achter de cijfers vertellen, maar ik heb tools nodig om dat vertaal te kunnen maken. Die had ik niet. Wat gebeurt er met welke klanten? Welke risico’s zijn er? In die zin had ik Tableau eigenlijk al willen hebben aan het begin van de coronatijd. Maar mochten er nu nog meer coronagolven aankomen, dan zijn we nog beter voorbereid. Wanneer we over een tot twee jaar genoeg data hebben, kunnen we ook voorspellen. Daar kijk ik erg naar uit”, vertelt Richard.

Klaar voor innovaties op IoT-gebied

De samenwerking met Cadran is goed bevallen. Richard: “Het is een jonge club en dat maakt schakelen makkelijk en leuk. De mensen willen een stapje extra zetten en zijn geneigd om zaken tot op de bodem uit te zoeken.” Internet of Things (IoT) zit verweven in een deel van de business van Imbema, waar ze werken met andere platformen. Tableau kan helpen om ook deze data samen te brengen met andere data. Richard: “NetSuite en Tableau vormen samen het fundament om verder te bouwen aan één klantgericht Imbema.”