Pieken met Netsuite: Hoe HBX Natural Living vlak voor de piekperiode startte met Netsuite

Het Nederlandse familiebedrijf HBX Natural Living, onderdeel van de Floral Trade Group, importeert uit zo’n twintig verschillende landen de mooiste woon- en lifestyle artikelen. Het bedrijf heeft showrooms in Noordwijk, Brühl (Duitsland) en Bergamo (Italië) en presenteert op gemiddeld zeven beurzen per jaar haar decoratieartikelen die voldoen aan de nieuwste trends. Door over te stappen op Netsuite, geïmplementeerd door Cadran, heeft de organisatie veel meer inzicht in de keten gekregen, worden er minder fouten gemaakt, wordt er veel tijd bespaard en is er een betere traceerbaarheid van data.

“HBX Natural Living heeft in een hele korte tijd een explosieve groei doorgemaakt; van een jaaromzet van 8 miljoen zijn we gegroeid naar 25 miljoen euro”, vertelt Chantal Tanis-de Mooij, operationeel manager bij HBX en dochter van oprichter Cees de Mooij. De combinatie van de snelle groei en het ‘oude’ ERP-systeem, dat eigenlijk specifiek ontworpen is voor de sierteelt en niet voor decoratieartikelen, deden HBX besluiten op zoek te gaan naar een toekomstvast alternatief. “Er ontstonden zoveel fouten in het systeem en hoe harder we groeiden, des te meer het er werden. “We gaan staken als jullie er niks aan doen”, riepen medewerkers op een gegeven moment zelfs grappend.” Van juli tot en met oktober is het uitleverseizoen voor HBX, dus alles moest op alles gezet worden om voor die tijd een nieuw systeem draaiend te hebben.

Keuze voor Netsuite

HBX nam Skopos, een onafhankelijke adviespartner, in de arm om het familiebedrijf te begeleiden in het kiezen van een nieuw ERP-systeem. Hoewel Microsoft Dynamics ook nog een tijd in de race was, heeft Netsuite het gewonnen op de hoeveelheid mogelijkheden die het voor HBX biedt. Na een demo van Cadran was HBX meteen overtuigd. “Dat past bij onze ondernemersmentaliteit: snel besluiten nemen en doorpakken”, vertelt Chantal.

Aan de slag

De implementatie ging snel. Chantal: “In het begin hebben we volgens het Scrum-principe nog briefjes geplakt, maar daar zijn we snel vanaf gestapt. Daar gingen we gewoon te snel voor. Het klikte meteen met Cadran, het zijn mensen die ook in de praktijk staan. De besluitvorming was heel direct en het hele project liep op een natuurlijke manier. We zijn snel van start gegaan en die motor is nooit meer uitgegaan.”

Na implementatie de piekperiode

Om de snelheid erin te houden is er in eerste instantie gefocust op key users van de afdelingen inkoop, magazijn, binnendienst, finance, sales en category management. Zij hebben opgeschreven hoe dingen lopen in het systeem. “Omdat de livegang van ons vorige systeem niet goed liep, waren de gebruikers best zenuwachtig. Wij hadden er wel vertrouwen in met de manuals en de key users die waren voorbereid. En gelukkig ging het ook erg soepel! Het grote voordeel was dat we na de implementatie de drukste periode van het jaar ingingen; het uitleverseizoen. Op die manier leer je het snelst met een nieuw systeem werken. Net als bij een toets op school: pas als het er echt toe doet, ga je hard werken.”

Luisterend oor

Het meedenken van Cadran in bepaalde processen beviel goed. “Wij kwamen uit een situatie met hele beperkte mogelijkheden en daardoor dachten we ook met Netsuite in beperkingen. Het was heel fijn dat Cadran ons aan de hand nam en liet zien wat er allemaal mogelijk was. Ze hadden een luisterend oor en ik vind het knap hoe snel ze, ook doordat ze zich zo goed hebben ingelezen, doorhadden hoe HBX in elkaar steekt. We hebben vier maanden heel intensief samengewerkt en dat was niet alleen heel succesvol maar ook echt leuk.”

Fouten eenvoudig traceren

Inmiddels leidt het gebruik van Netsuite al tot een flinke tijdsbesparing. Chantal: “Alleen al het verwerken van orders gaat een stuk sneller. Voorheen was de backoffice gemiddeld een kwartier bezig om een order goed in het systeem te krijgen, nu kost dat maar vijf minuten! Omdat het oude systeem was gericht op de sierteelt en daarmee op daghandel en wij in januari al verkopen voor kerst 2024 hadden we veel workarounds nodig. Dit maakte de data onbetrouwbaar. Nu met Netsuite hebben we een veel beter inzicht, kunnen we fouten eenvoudig traceren en hebben we beter overzicht.”

Financiële pakket in Netsuite

Chantal vervolgt: “Voorheen stond ons financiële pakket los van het ERP-systeem, nu zit het in Netsuite. We kunnen alle losse Excelbestanden en rapportages sluiten, want in Netsuite klik je op ‘reports’ en dan krijg je wat je nodig hebt. Dit zijn misschien basis ERP-functionaliteiten, maar wij waren dit niet gewend. Dus we zijn op heel veel vlakken echt stappen vooruitgegaan.”

Slimmer inkopen

Cadran heeft bij HBX een module geïmplementeerd die het mogelijk maakt om slimmer in te kopen. Chantal: “Het grote voordeel van deze module is dat we het kunnen gebruiken om te onderzoeken wat we moeten inkopen. Het helpt ons bij het bepalen welke producten het meest cruciaal zijn voor het financiële succes van HBX. We hebben 9.000 verschillende artikelen en met deze module wordt de waarde van deze artikelen bepaald op basis van hun belang voor het bedrijf. Dit geeft ons veel inzichten en maakt het maken van inkoopkeuzes eenvoudiger. Hoewel de module gemaakt is voor zeer regelmatig inkopen en wij gemiddeld 3 keer per jaar inkopen, werkt het toch erg goed voor ons. Nu kijken we nog kritisch mee, maar na volgend jaar willen we er volop mee gaan werken.”

Herstructureren om straks weer te vlammen

Het zijn stormachtige jaren geweest voor HBX. Het bedrijf is extreem hard gegroeid en heeft veel geïnvesteerd. Chantal: “Het komende jaar willen we herstructureren en terug naar normaal; even een pas op de plaats en ervoor zorgen dat alles goed staat. Daarna willen we kijken naar wat we nog meer met Netsuite kunnen en welke interessante modules we nog in kunnen zetten. Als we even een stapje terug doen, kunnen we straks weer volop vlammen!”