Voorkom de vier veelvoorkomende fouten bij een ERP-implementatie

en hoe u het beste kunt samenwerken met uw ERP-implementatiepartner

ERP-implementaties zijn altijd complex: er zijn nieuwe processen om rekening mee te houden, leveranciers, klanten, tijdlijnen, budgetten, trainingen en nog veel meer. Na veel NetSuite-implementaties, heb ik een aantal veelgemaakte fouten opgemerkt die organisaties moeten proberen te voorkomen. Vertrouw op het advies van uw ERP-implementatiepartner, maar houd ook rekening met een aantal punten die tot grote problemen kunnen leiden als deze niet goed worden gemanaged.

Fout #1: het “all-in”-budget ontbreekt

Iedereen heeft een budget voor een technologieproject, maar deze is vaak onvolledig en bevat niet alles wat nodig is voor een succesvolle implementatie. Veel organisaties hebben de “Get it done NOW!” -mentaliteit waardoor er overhaast te werk wordt gegaan en zijn er vaak onrealistische verwachtingen.
Kijk naar de totale impact van uw project en houdt rekening met kosten en tijd die iedereen er in zou moeten steken. Wees zo eerlijk mogelijk over hoeveel tijd u aan resources kunt besteden. Als verwacht dat uw team 50% van hun tijd beschikbaar is, maar u krijgt slechts 25%, levert dit behoorlijke vertragingen op.
Om dit te voorkomen, moet u op de hoogte zijn van en eerlijk zijn over de ervaring van uw bedrijf. Een goede implementatiepartner stelt aan het begin van het project grondige vragen, zodat u weet welke middelen, kennis & vaardigheden en budget u beschikbaar heeft. Ze kunnen u helpen bij het uitbouwen van een “all-in” -budget dat elk stuk bestrijkt dat tijdens de implementatie moet gebeuren, evenals wat realistisch is voor het gebruik en onderhoud van de technologie na de go-live.

Fout #2: veranderingen vermijden

Het vermijden van veranderingen kan zich op verschillende manieren uiten, maatwerk is een veelvoorkomende. Ik heb gezien dat bedrijven veranderingen zoveel mogelijk proberen te minimaliseren en dat ze veel aanpassingen van het nieuwe product vereisen. Vaak hebben bedrijven zichzelf in de loop van de tijd aangepast aan de beperkingen van hun oude systemen en kent het nieuwe ERP-systeem veel meer mogelijkheden. Verandering is onvermijdelijk. Begeleid en informeer uw team zodat zij zich kunnen aanpassen en zoveel mogelijk gebruik leren te maken van de nieuwe technologie.
Wijzig ook niet te laat: verandering wordt duurder naarmate u verder in het project bent. Als er een verandering in uw project moet komen, vermijd dit dan niet. Breng het zo snel mogelijk naar uw implementatiepartner; er kunnen nog steeds kosten aan verbonden zijn, maar de kosten zullen lager zijn dan wanneer u langer wacht.

Fout #3: alles migreren en integreren

Wees heel eerlijk over welke data u echt nodig heeft. Uw eerste idee zou kunnen zijn om alle data over te zetten, maar de realiteit is wellicht maar een fractie daarvan. Organisaties gebruiken de meeste data zelden nadat ze zijn verplaatst. Eerlijk zijn over wat echt nodig is bespaart veel tijd en u start met schone en betrouwbare data.

Als het gaat om integraties, wees bewust van wat u nu nodig heeft en wat in de nabije toekomst. Besteed geen tijd en geld aan het integreren van een tool die snel vervangen wordt. Kijk goed naar uw roadmap en voorkom wegwerpwerk. Bedenk dat toegang behouden tot deze oudere tools soms al voldoende is en een integratie overbodig.

Fout #4: minimaliseren hoe belangrijk mensen zijn

Dit geldt voor de mensen in uw eigen team maar ook voor de mensen in het team van uw implementatiepartner. Kijk voor de partnerkant goed naar hun diepe technische vaardigheden, maar bagatelliseer de cultuur niet. Als er cultuurverschillen zijn, kunnen die meer conflicten veroorzaken dan u misschien beseft. Bovendien moeten de sales- en consultants van de partner op één lijn zitten; als de verkopers heel anders klinken dan de consultants is dat een rode vlag. Maar als de partner zich met één doel presenteert en goed lijkt samen te werken, zal de samenwerking met uw team waarschijnlijk net zo verlopen.
Voor wat betreft uw eigen team, wacht niet tot het laatste moment om de eindgebruikers er bij te betrekken. Ook de rol van een buitendienst en het winkelpersoneel is van groot belang bij een ERP-implementatie. Op deze manier krijgen de teams beter inzicht in alle processen en veranderingen en waarom er bepaalde keuzes worden gemaakt, al dan niet gezamenlijk bepaald. Op deze manier wordt voorkomen dat er iets wordt opgeleverd dat niet blijkt te werken, of waar de gebruikers de toegevoegde waarde niet van inzien. Wanneer u verwacht dat de eindgebruikers een maand na de go-live op zichzelf staan is het een gevaar voor het hele project om hen pas de laatste 30 dagen er bij te betrekken (zelfs met de beste implementatie).

NetSuite en hun implementatiepartners bieden eersteklas training. Ze hebben de juiste aanpak om mensen op te leiden voordat het project start en ze zorgen voor de juiste benodigde licenties; NetSuite kent twee ingebouwde releases per jaar, dus er zijn geen verrassende stijgingen in de licentiekosten.

Goede planning en eerlijke verwachtingen

De fouten die in deze blog zijn geschetst kunnen elke organisatie overkomen. Ze zullen eerder voorkomen wanneer de planning snel wordt uitgevoerd of wanneer onrealistische verwachtingen worden gesteld. Wees kritisch, maar realistisch voordat het project begint! Een goede implementatiepartner helpt u met de ingewikkelde vraagstukken, maar u kent de kennis, vaardigheden en de capaciteit van het eigen team het beste. Neem de tijd voor een goed projectplan en schets eerlijke verwachtingen met betrekking tot beschikbare tijd en de benodigde inspanning.

Bron: Gepost door Matt Posey, NetSuite Practice Director, BTM Global