Roll-outs

De juiste JD Edwards-partner selecteren voor een internationale roll-out (2 van 2)

Deel 2: Hoe maak ik een shortlist van partners?

In de eerste blog zijn we in gegaan op de vraag of je een JD Edwards implementatie op een buitenlandse site zelf moet doen of beter kan uitbesteden. Als je besluit een partner in de arm te nemen, kun je gaan beginnen aan de partnerselectie. Om de juiste partner te kunnen vinden moet je duidelijk voor ogen hebben wat er van de partner verwacht wordt. Vervolgens kun je een longlist opstellen, waarbij het goed is een aantal punten in de gaten te houden.

1. Wat wordt er van de partner verwacht?

Het is zaak te definiëren wat je nodig hebt en wat je van je partner verwacht. Zoek je een partner met een internationaal of een lokaal team? Moeten ze ervaring hebben met de lokale taal en cultuur? En ook met lokalisaties – lokaal vereiste financiële rapporten ten behoeve van onder andere belastingafdracht? Welke modules wil je gaan uitrollen en wat betekent dit voor de skills die consultants in huis moeten hebben? Wat is de verwachte opbrengst, en daarmee het beschikbare budget voor de implementatie? Dit soort vragen leidt tot een lijst van criteria op basis waarvan de partner straks beoordeeld wordt. Eventueel kun je je benodigdheden vastleggen in een Request for Information (RFI) welke je naar de partners kunt sturen.

2. Welke kanalen gebruik ik voor mijn longlist?

Met een lijst van criteria kun je een longlist gaan vormen. Dat kan natuurlijk door te Googelen. Je kunt daarnaast ook te rade gaan bij je huidige JD Edwards partner of contact opnemen met het JD Edwards team van Oracle in Denver. Zij kennen het partnernetwerk vanbinnen en van buiten. Ook zijn er JD Edwards user groups waar je je licht op kunt steken. Een daarvan is de OBUG, de community van Oraclegebruikers in Nederland, België en Luxemburg. Zodra je de longlist met partners en contactpersonen hebt opgesteld kun je telefonisch interviews afnemen of je RFI versturen.

3. Wat zijn de aandachtspunten bij evaluatie van de longlist?

Verschillende mensen interpreteren vragen op verschillende manieren. Om een eerlijke vergelijking te kunnen waarborgen is het van belang de volgende zaken in de gaten te houden bij de evaluatie.

1. Vraag om specifieke referenties in de landen waar je gaat uitrollen.

Het wil nog weleens voorkomen dat bedrijven vertellen over hun ervaringen in diverse landen, maar niet specifiek in gaan op hun ervaring in het land waarin jij de implementatie wil doen. Er zijn bijvoorbeeld maar weinig bedrijven die een JD Edwards implementatie in Kazachstan hebben gedaan. Denk ook aan referenties voor de juiste modules en de juiste JD Edwards versie. Een rollout van de financiële modules van World is een ander project dan een rollout van de manufacturing modules van EnterpriseOne 9.2. Inzicht in de juiste referenties vormen een belangrijk onderdeel van het selectietraject.

2. Het dagtarief is niet de enige kostenpost waar je rekening mee moet houden.

Denk ook aan de reis- en verblijfskosten die doorberekend kunnen worden. In West-Europa is dat minder aan de orde, de dichtheid van JDE-consultants is groter en daarmee de reisafstand vaak kleiner. Daarbuiten is het echter verstandig om van tevoren op te vragen of reis- en verblijfskosten doorberekend worden. Een consultant die elke week heen en weer vliegt en 3 nachten in een hotel verblijft maakt gemakkelijk 1.000 euro extra kosten per week. In veel landen staat dat gelijk aan ongeveer 1 dag consultancy.

3. Beschikbaarheid.

Afhankelijk van hoe duidelijk het is wanneer het project gaat plaatsvinden, raad ik aan om bij het aanvragen van cv’s de partners te vragen direct rekening te houden met beschikbaarheid. Als je in oktober al weet dat je project plaatsvindt tussen maart en september het jaar daarop, vraag de partner dan, voor zover mogelijk, cv’s door te sturen voor die periode. Dat voorkomt verassingen achteraf.

4. Methodologie. 

Het slagen of falen van een rollout hangt voor een groot deel samen met de gekozen methodologie en tools. Wanneer je een partner geselecteerd hebt, is het daarom zaak te bepalen welke methodologie en tools er gebruikt gaan worden. Voor een goede implementatie is het van belang dat de betrokken partijen werken met hetzelfde Document Management Systeem (DMS), Issue Management Systeem (IMS) of Ticket Registratie Systeem (TRS). In het geval van lokale partners is het het eenvoudigst als zij zich aanpassen aan de methodologie van de klant. In elk land met een andere technologie werken is niet werkbaar en zorgt voor miscommunicatie en inefficiëntie. Bij samenwerking met een internationale partner is het een interessante discussie.

Een voorbeeld: Bedrijf X heeft 10 rollouts gedaan in de Verenigde Staten. Dit hebben ze met hun eigen Amerikaanse team gedaan, onder hun eigen methodologie. Nu halen ze een partner aan boord om te gaan uitrollen in Frankrijk, Turkije, Duitsland en Portugal. Dit zijn vier verschillende projecten, die ieder zes tot acht maanden duren. Er zullen hiervoor vier verschillende teams ingezet worden. De vraag is: moet dit bedrijf vasthouden aan de eigen methodologie of zich schikken aan de methodologie van de partner?

methodology International JDE partner vs own

Het is dus belangrijk om met de potentiele implementatiepartner af te stemmen welke tools en methodes gebruikt zullen worden en wie zich nog tools en methodes eigen moet maken.

Tot slot

Wij hopen dat de inzichten die wij in de 2 blogs hebben gedeeld je helpen bij het maken van verschillende keuzes en hoe je een shortlist kunt opstellen van geschikte organisaties. Als je nog steeds moeite hebt om te bepalen welk type partner het meest geschikt is voor je internationale JD Edwards implementaties, neem dan gerust contact op met ons team, wij helpen graag!

Mail ons!

Auteur: Bart Dix, Key Account Director Redfaire International

 

Cadran - Bart Dix

Advies op maat over onze oplossingen?

Bart Dix, Key Account Director bij Cadran, praat u graag bij over de mogelijkheden voor uw organisatie.