De juiste JD Edwards-partner selecteren voor een internationale roll-out (2 van 2)
Deel 2: Hoe maak ik een shortlist van partners?
In de eerste blog hebben we besproken of je een JD Edwards-implementatie in het buitenland zelf wilt doen of liever wilt uitbesteden. Kies je voor een partner, dan begint de selectieprocedure. Om de juiste partner te vinden, moet je duidelijk in kaart hebben wat je van hen verwacht. Daarna kun je een longlist opstellen, waarbij je een aantal belangrijke punten in gedachten houdt.
1. Wat verwacht je van de partner?
Bepaal eerst welke ondersteuning je nodig hebt en welke eisen je stelt aan de partner. Zoek je een partner met een internationaal team of juist een lokale speler? Is ervaring met de lokale taal, cultuur en specifieke wetgeving (zoals belastingrapportages) vereist? Welke JD Edwards-modules wil je uitrollen, en welke vaardigheden moeten de consultants hebben om dit goed te ondersteunen? Wat is het budget voor de implementatie? Het beantwoorden van deze vragen helpt je om criteria op te stellen waarmee je partners kunt beoordelen. Je kunt je wensen eventueel vastleggen in een Request for Information (RFI), een document dat je naar potentiële partners kunt sturen.
2. Hoe stel je een longlist op?
Met je criteria kun je een longlist samenstellen. Dit kun je doen door te zoeken op internet, maar vraag ook advies aan je huidige JD Edwards-partner of neem contact op met het JD Edwards-team van Oracle. Zij kennen het partnernetwerk goed en kunnen nuttige suggesties doen. Ook kun je bij JD Edwards-gebruikersgroepen terecht, zoals de Oracle Benelux User Group (OBUG) in Nederland, België en Luxemburg. Zodra je een longlist van partners en contactpersonen hebt, kun je telefonisch interviews afnemen of je RFI versturen.
3. Belangrijke aandachtspunten bij het beoordelen van de longlist
Het is belangrijk om alle partners eerlijk en consistent te beoordelen. Let op de volgende punten:
1. Specifieke referenties aanvragen
Vraag de partner om voorbeelden van eerdere projecten in de landen waar jij actief wilt zijn. Soms hebben partners ervaring in meerdere landen, maar niet specifiek in de landen waar jouw implementatie moet plaatsvinden. Zo zijn er bijvoorbeeld weinig bedrijven die ervaring hebben met een JD Edwards-implementatie in Kazachstan. Vraag ook naar referenties met dezelfde JD Edwards-modules en versies die je gaat gebruiken; een financiële roll-out is anders dan een productie-roll-out. Deze referenties geven waardevolle inzichten voor je selectietraject.
2. Kostenberekening
Het dagtarief is niet de enige kostenpost; denk ook aan reis- en verblijfskosten. In West-Europa zijn deze vaak beperkt door de relatief korte reisafstanden, maar daarbuiten kunnen deze kosten snel oplopen. Vraag vooraf of reis- en verblijfskosten doorberekend worden, want een consultant die wekelijks reist en overnacht kan gemakkelijk €1000 extra per week kosten.
3. Beschikbaarheid.
Als het project gepland is, vraag partners dan om cv’s van consultants die beschikbaar zijn in die periode. Als je bijvoorbeeld al weet dat het project van maart tot september plaatsvindt, vraag de partner dan cv’s aan te leveren voor die specifieke periode om verrassingen achteraf te voorkomen.
4. Werkwijze en tools
De aanpak en tools die gebruikt worden, zoals een Document Management Systeem (DMS) of een systeem voor issue- en ticketregistratie, zijn bepalend voor het succes van de roll-out. Idealiter werken alle betrokken partijen met dezelfde tools en aanpak om miscommunicatie en inefficiëntie te voorkomen. Bij een lokale partner is het vaak eenvoudiger om hun werkwijze aan te passen aan die van jouw bedrijf. Met een internationale partner kan het nodig zijn om af te stemmen welke werkwijze wordt gevolgd, zeker als de partner de roll-out in meerdere landen zal begeleiden.
Bijvoorbeeld: Bedrijf X heeft 10 implementaties in de Verenigde Staten gedaan met hun eigen team en aanpak. Nu schakelen ze een partner in voor implementaties in Frankrijk, Turkije, Duitsland en Portugal. Moet het bedrijf vasthouden aan zijn eigen werkwijze, of is het beter zich aan te passen aan de methode van de partner?
Het is dus belangrijk om met je potentiële implementatiepartner af te stemmen welke tools en methodes worden gebruikt, en wie zich eventueel moet aanpassen aan een nieuwe werkwijze.
Tot slot
We hopen dat de inzichten uit deze twee blogs je helpen om keuzes te maken en een shortlist op te stellen van geschikte partners. Heb je nog steeds moeite om te bepalen welk type partner het meest geschikt is voor jouw internationale JD Edwards-implementatie? Neem gerust contact op met ons team; we helpen je graag verder!
Auteur: Bart Dix, Key Account Director Redfaire International
